De meeste bedrijven en individuen die online documenten, spreadsheets en presentaties maken en ermee samenwerken, zullen bekend zijn met Microsoft Office, maar veel mensen zijn zich nog steeds niet bewust van de talrijke tijdbesparende functies die in deze krachtige kantoorsuite zijn ingebouwd.
In dit artikel bekijken we 18 tijdbesparende tips waarmee u en uw medewerkers het maximale uit de Microsoft Office-suite kunnen halen, ongeacht of u Microsoft 365 of Microsoft Office 2022-2023 gebruikt. Uw documenten, spreadsheets en presentaties zien er geweldig uit, en je hebt ze in de helft van de tijd gedaan.
Als ze op de juiste manier worden gebruikt, kunnen deze verborgen functies de productiviteit van werknemers aanzienlijk verhogen, waardoor u tijd en geld kunt besparen en hen een aangenamere werkervaring kunt bieden.
Als u op zoek bent naar een goedkopere manier om rijke documenten, krachtige spreadsheets en boeiende presentaties te maken, bekijk dan onze lijst met gratis kantoorsoftware.
Hoe u optimaal kunt profiteren van Microsoft Office: voorbereiding
Er worden voortdurend nieuwe functies aan Microsoft Office toegevoegd, dus zorg ervoor dat u over de meest up-to-date versie van de software beschikt. Als je een Microsoft 365-abonnement hebt, kun je je apps updaten vanuit de Microsoft Autoupdate-app, of ze gewoon automatisch laten updaten. Als u een zelfstandige versie van Microsoft Office heeft gekocht, moet u er rekening mee houden dat u mogelijk een upgrade moet uitvoeren om toegang te krijgen tot enkele van de onderstaande functies.
Tip 1: Wijzigingen automatisch opslaan met OneDrive
OneDrive is de cloudopslagservice van Microsoft Office en is beschikbaar, of u nu een Microsoft 365-abonnement hebt of niet. Met OneDrive hebt u niet alleen overal en altijd toegang tot al uw bestanden, u kunt ook OneDrive verbinden met uw Microsoft Office-software om te profiteren van de functie voor automatisch opslaan.
Indien ingeschakeld, worden wijzigingen in realtime bijgewerkt naar de cloud. Bovendien slaat OneDrive meerdere versies van uw documenten op, zodat u deze gemakkelijk kunt vergelijken en indien nodig kunt teruggaan naar een vorige versie. Iedereen die ooit een uur werk is kwijtgeraakt door een computerstoring of stroomuitval, weet wat een tijdbesparing deze functie is. Om oudere versies in Microsoft 365 te vinden, klikt u op Bestand> Info> Versiegeschiedenis.
Tip 2: leer suitebrede sneltoetsen
Een van de grootste voordelen van Microsoft Office is hoe consistent de gebruikerservaring is tussen de verschillende apps. Dit betekent dat de meeste sneltoetsen in Word, Excel en PowerPoint op dezelfde manier werken. Het leren van deze commando's kan de productiviteit enorm versnellen. Ctrl + S (⌘S) om op te slaan, Ctrl + P (⌘P) om af te drukken, en nog meer obscure opdrachten zoals Ctrl + D (⌘D) voor het dialoogvenster Lettertype werken in de hele suite.
Een goede productiviteitstip is om werknemers een lijst met veelvoorkomende snelkoppelingen te geven, die er zo nodig naar kunnen verwijzen totdat het een tweede natuur wordt.
Tip 3: Gebruik de Tell Me-functie (Word)
De Tell Me (wat je wilt doen) -functie is toegevoegd aan Microsoft Office 2016, maar als je eenmaal leert hoe je het moet gebruiken, is het een uitkomst. Wil je de stijl veranderen? Typ 'Stijl'. Een foto bijsnijden? Typ 'Bijsnijden'. Voeg een tabel in, voeg een opmerking toe, verander de lay-out, update het ontwerp, lees tekst hardop - bijna elke Office-functie is snel en gemakkelijk toegankelijk via dit menu - terwijl slimme suggesties het gemakkelijk maken om te vinden wat je zoekt door te typen slechts een of twee woorden.
Microsoft 365 werkt echter voortdurend de functieset bij, en dit is mogelijk niet aanwezig in de meer recente versies.
Tip 4: Deel documenten snel met de Share-knop
De deelknop bevindt zich in de rechterbovenhoek van de app en kan worden gebruikt om snel een document te delen via OneDrive, e-mail, AirDrop (alleen Mac) en andere services van derden. In plaats van uw e-mailclient te openen, bladert u naar een bestand ("Waar heb ik dit weer opgeslagen?"), Klikt u gewoon op de knop Delen en selecteert u uw ontvangers.
Tip 5: Zoek en vervang
Als u een woord of een groep woorden in een heel document moet wijzigen, kunt u dit snel doen met de functie Zoeken en vervangen. Druk gewoon op Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) en het dialoogvenster Zoeken en vervangen zal verschijnen. Typ de tekst die u wilt wijzigen in het vak Zoeken, de vervanging in het vak Vervangen en klik op de knop Vervangen. Office zal het document doorzoeken en indien nodig wijzigingen aanbrengen.
U kunt ook door niets vervangen (laat het veld Vervangen leeg) om meerdere exemplaren van een woord te verwijderen.
Tip 6: Geavanceerd zoeken en vervangen
Deze krachtige tool heeft meer te bieden dan op het eerste gezicht lijkt. Door op de knop linksonder in het dialoogvenster te klikken, krijgt u toegang tot geavanceerde functies om onmiddellijk de lettertypestijl, alinea-instellingen en meer van elke gewenste tekst te wijzigen.
U kunt bijvoorbeeld alles vinden stoutmoedig tekst en maak het lettertype rood, of selecteer alle tekst in een specifieke taal en maak het cursief. Gebruik dit wanneer u grote wijzigingen in specifieke tekststijlen wilt aanbrengen.
Tip 7: Pas stijlen aan en gebruik ze voor fantastisch uitziende documenten
Het is verrassend hoeveel mensen Microsoft Office dagelijks gebruiken, maar toch geen gebruik maken van Styles om hun documenten te stroomlijnen en het schrijven te versnellen. Stijlen zijn te vinden op het tabblad Home en stellen u in staat om vooraf ontworpen lettertype-instellingen direct toe te passen. U kunt deze stijlen ook aanpassen aan uw behoeften en document. Stijlen worden ook automatisch bijgewerkt wanneer u van thema verandert, waardoor het gemakkelijk wordt om het uiterlijk van een volledig document in een handomdraai te wijzigen.
Tip 8: Kopieer en plak meerdere items met Spike
Met deze handige functie kunt u meerdere items kopiëren en ze allemaal tegelijk plakken. Selecteer gewoon het eerste tekstblok, druk op Ctrl + F3 of ⌘F3 en ga naar het volgende blok. Elke keer dat u op Ctrl of Command + F3 drukt, wordt de tekst opgeslagen, enzovoort. Als je klaar bent om alles te plakken, typ je Ctrl + Shift + F3 of ⌘⇧F3. U kunt ook "spike" (kleine letters) typen en op Enter drukken, en de opgeslagen tekst blijft in het geheugen om een andere keer te worden gebruikt.
Tip 9: Kopieer en plak de opmaak
Stroomlijn opmaak snel tussen tekstblokken door op Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) te drukken om de opmaak te kopiëren (lettertype en alineastijl, kleuren, uitlijning, enz.), En Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) om de opmaak op geselecteerde tekst.
Tip 10: Personaliseer uw Office-linten
Als u merkt dat u vaak op zoek bent naar bepaalde functies in menu's of uitbreidingen, aarzel dan niet om deze vooraan en in het midden van uw lint toe te voegen. U kunt dit doen onder Voorkeur> Lint en werkbalk, of door naar Bestand> Opties> Lint aanpassen te gaan. U zult misschien verbaasd zijn over de enorme reeks functies die u aan uw lint kunt toevoegen voor snelle toegang. U kunt het lint ook verbergen om meer ruimte te hebben door eenmaal op het geopende tabblad te klikken, naar Beeld> Lint te gaan of Ctrl + F1 (⌥⇧R) te typen.
Tip 11: klik drie keer om een alinea te selecteren
De meeste mensen weten dat u op een woord kunt dubbelklikken om het te selecteren. U kunt ook driemaal op een woord klikken om de hele alinea te selecteren, wat erg handig is om tijdens het bewerken door grote stukken tekst te bladeren.
Tip 12: pas autocorrectie aan uw wensen aan
Het is een veelgehoorde klacht dat Microsoft Office tekst verandert terwijl u typt, zelfs als u zeker weet wat u bedoelt. U kunt deze instellingen aanpassen onder Extra> AutoCorrectie-opties. U kunt alles verwijderen dat u dwars zit, of woorden toevoegen die u vaak verkeerd typt. U kunt zelfs symbolen toevoegen, zoals het vervangen van (c) door ©.
Tip 13: documenten naast elkaar vergelijken (alleen Windows)
Je kunt natuurlijk gewoon afzonderlijke vensters openen en ze naast elkaar plaatsen, maar de Side-by-Side-functie van Microsoft Office gaat nog een stap verder met gesynchroniseerd scrollen, wat een enorme tijdbesparing oplevert bij het vergelijken en bewerken van versies van lange documenten.
Tip 14: Bekijk twee verschillende delen van hetzelfde document met gesplitste weergave
Dit is een fantastisch hulpmiddel wanneer u wijzigingen moet aanbrengen in een deel van een document terwijl u verwijst naar een ander deel (bijvoorbeeld bij het schrijven van een inleiding of conclusie). Ga gewoon naar het lint Weergeven en selecteer Gesplitste weergave. U kunt onafhankelijk naar verschillende secties in elk venster scrollen en in een van beide wijzigingen aanbrengen.
Tip 15: Kopieer en plak als een professional
Vrijwel iedereen weet hoe je een blok tekst moet kopiëren en plakken, maar wist je dat je snel tekst kunt plakken zonder opmaak, of als afbeelding of pdf rechtstreeks in je document? Typ gewoon Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) en u krijgt een dialoogvenster met opties te zien.
In Word kunt u dit dialoogvenster gebruiken om tekst zonder opmaak te plakken, terwijl u in Excel alleen waarden, opmaak of opmerkingen kunt plakken, alles behalve randen, en zelfs sommen toevoegen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.
Tip 16: pas uw snelmenu aan
U kunt functies die u vaak gebruikt, toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang, in het snelmenu van een app helemaal bovenaan het document. Standaard zie je opdrachten als Opslaan, Afdrukken en Ongedaan maken, maar je kunt hier bijna alles toevoegen. Klik gewoon op de pijl aan de rechterkant om commando's toe te voegen als je ze nodig hebt.
Tip 17: Vormen samenvoegen (Powerpoint)
Je kunt verschillende eenvoudige vormen combineren om complexere vormen te maken die er geweldig uitzien in je presentaties, en je hebt geen chique tool zoals Illustrator nodig om dit te doen. Selecteer gewoon de vormen die u wilt samenvoegen en klik op Vormen samenvoegen op het tabblad Opmaak. Deze samengevoegde vormen kunnen worden gekopieerd en geplakt in andere apps, zoals Word.
Tip 18: Gebruik voorwaardelijke opmaak om cellen dynamisch op te maken (Excel)
Met voorwaardelijke opmaak kunt u stijlen op specifieke cellen toepassen op basis van hun waarde of inhoud. U wilt bijvoorbeeld elke positieve waarde groen maken en elke negatieve waarde rood. Selecteer gewoon de cellen die u wilt opmaken en gebruik vervolgens het tabblad Voorwaardelijke opmaak in het Home-lint. Er zijn veel voorinstellingen, of u kunt uw eigen regels en vergelijkingen definiëren.
Samenvatting
Microsoft Office is een van de beste kantoorsuites die beschikbaar zijn, met tal van krachtige opties om het werk van uw medewerkers te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Moedig teamleden aan om de software te verkennen en om actief tips en trucs met elkaar te delen. Het is niet alleen leuk en opwindend om nieuwe functies te ontdekken, maar het maakt samenwerking ook veel gemakkelijker en stelt medewerkers in staat om meer te doen in minder tijd, terwijl ze comfortabeler werken.
- We hebben de beste Microsoft Office-deals uitgelicht.