Google Workspace bevat enkele van de beste productiviteits-apps ter wereld. Misschien heb je al wat tijdbesparende tips geleerd om je te helpen meer waarde uit deze kantoorsoftware te halen. Wat de meeste gebruikers zich echter niet realiseren, is dat Google Spreadsheets, Documenten, Gmail en Formulieren een vrijwel onbeperkte workflowautomatisering ondersteunen. Dit kan met name waardevol zijn voor kleine en middelgrote bedrijven, die veel tijd besteden aan het uitvoeren van routinetaken zoals het routeren van bestellingen en het evalueren van aanvraagformulieren.
In deze handleiding leggen we uit hoe workflowautomatisering werkt in Google Workspace en lichten we enkele add-ons toe die u kunt gebruiken om de kracht van deze kantoorsuite voor uw bedrijf te vergroten.
Wat zijn workflows in Google Workspace?
Het kost tijd om onbewerkte gegevens om te zetten in een vorm die uw bedrijf kan gebruiken. Als u een contactverzending ontvangt via een formulier, moet deze mogelijk worden geconverteerd naar een indeling die kan worden gelezen door uw CRM-software. Als u een bestelverzoek ontvangt, moet dat verzoek mogelijk worden opgesplitst en moeten verschillende gegevens naar verschillende mensen in uw organisatie worden gestuurd.
Gelukkig maakt Google Workspace het mogelijk om deze transformaties te automatiseren met documentworkflows. Met deze workflows kunt u de reeks stappen specificeren die de gegevens moeten doorlopen en vervolgens dat proces voor u uitvoeren. Over het algemeen zijn documentworkflows in hoge mate aanpasbaar, zodat u het automatiseringsproces eenvoudig kunt afstemmen op uw zakelijke behoeften.
U kunt geautomatiseerde documentworkflows maken in de meeste Google Workspace-apps, waaronder Google Documenten, Spreadsheets, Gmail en Formulieren.
Hoe de documentworkflow te automatiseren: Apps Script vs. add-ons
Afhankelijk van hoe complex de geautomatiseerde workflow die u moet maken, zijn er twee verschillende routes die u kunt volgen.
De eenvoudigste manier om workflows te genereren, is door een add-on te gebruiken die voor dit doel is gebouwd. Er zijn honderden add-ons voor automatisering beschikbaar in de Google-webwinkel. Sommige hiervan zijn gratis, maar voor vele is een eenmalige betaling of een maandelijks abonnement vereist. Als u kiest voor een betaald product, controleer dan of het bedrijf dat het maakt, klantenondersteuning biedt voor het geval u problemen ondervindt.
Als u gratis volledig aangepaste automatiseringen wilt maken, kunt u Apps Script gebruiken. Dit is een ontwikkelaarsomgeving die door Google is gebouwd om iedereen in staat te stellen add-ons te maken voor Google Workspace-apps. In feite zijn bijna alle betaalde add-ons voor automatisering die u in de Google-webwinkel aantreft, gebouwd met Apps Script. Hoewel er tal van bronnen zijn om u te helpen aan de slag te gaan met coderen in Apps Script, kan het instellen van zelfs een eenvoudige automatisering door middel van code tijdrovend zijn.
Toegang krijgen tot add-ons voor automatisering
Als u door add-ons voor Google Spreadsheets, Documenten, Gmail of Formulieren wilt bladeren, kunt u deze vinden in de Google-webwinkel. De eenvoudigste manier om toegang te krijgen tot de webwinkel is door het menu Add-ons in een van deze apps te vinden en vervolgens op Add-ons downloaden te klikken. Hierdoor wordt een venster geopend dat al is gefilterd, zodat u alleen add-ons kunt zien die werken met de Google Workspace-app die u momenteel gebruikt.
U kunt elke add-on van de webwinkel installeren door simpelweg op de knop Installeren te klikken. Houd er rekening mee dat u mogelijk een abonnement moet nemen voor betaalde add-ons voordat u ze kunt gaan gebruiken.
Wat kunt u doen met documentworkflows?
Om u een idee te geven van de soorten taken die u kunt uitvoeren met geautomatiseerde documentworkflows, laten we eens kijken naar enkele voorbeelden. We gebruiken apps uit de Google-webwinkel, maar houd er rekening mee dat u veel van deze workflows gratis kunt maken via Apps Script.
Maar al te vaak worden bedrijfsgegevens verdeeld over meerdere spreadsheets. Misschien heeft u gedetailleerde verkoopgegevens van verschillende afdelingen die in verschillende bladen zijn opgeslagen. Of u kunt klantgegevens van verschillende invoerformulieren hebben opgeslagen in afzonderlijke documenten.
Met workflowautomatisering kunt u eenvoudig gegevens uit meerdere spreadsheets combineren in één hoofdtabel. We gebruiken hiervoor SheetGo (vanaf $ 12 per gebruiker per maand) graag, omdat het het gemakkelijk maakt om meerdere Google Spreadsheets-bestanden met elkaar te verbinden. Sterker nog, SheetGo kan ook Excel- en CSV-bestanden combineren en automatisch gegevens van die documenten in een master-Google Sheets-spreadsheet bezorgen.
Wat vooral prettig is aan deze automatiserings-add-on, is dat deze automatisch wordt bijgewerkt. SheetGo controleert de gedistribueerde spreadsheets zo vaak als u wilt op nieuwe gegevens en houdt wijzigingen in het hoofddocument bij met behulp van de bewerkingsgeschiedenisfunctie in Google Spreadsheets.
Goedkeuringen voor verlofaanvragen, rapporten en andere interne processen zijn een integraal onderdeel van de goede werking van de meeste bedrijven. Met add-ons zoals Form Workflow Plus (vanaf $ 300 per jaar), kunt u Google Forms eenvoudig aan Spreadsheets linken om goedkeuringsverzoeken bij te houden en te beheren.
Met deze add-on hoeft een manager gewoon een aanvraagformulier in Google Formulieren te maken. Dat formulier wordt naar de aangewezen goedkeurders gestuurd wanneer het is ingevuld en alle gegevens worden in een spreadsheet ingevoerd. Het blad houdt bij waar het verzoek zich bevindt in het goedkeuringsproces, samen met de beslissingen en opmerkingen van individuele goedkeurders.
Form Workflow Plus ondersteunt ook goedkeuringsrouting in meerdere stappen, dus het kan nuttig zijn voor complexere workflows zoals orderroutering.
Hoewel er tal van e-mailmarketingtools beschikbaar zijn, kun je binnen Gmail verrassend complete e-mailcampagnes maken met een add-on zoals Yet Another Mail Merge (gratis te gebruiken).
Met deze app voer je de e-mailadressen in van iedereen die je wilt e-mailen in een Spreadsheets-spreadsheet. Vervolgens kunt u uw bericht in Gmail schrijven en personalisatie toevoegen met de ingebouwde code van de app.
Wanneer u klaar bent om te verzenden, gaat u terug naar Spreadsheets en Yet Another Mail Merge bezorgt uw e-mail aan iedereen op uw lijst. U kunt e-mailopeningen, klikken en antwoorden rechtstreeks vanuit uw spreadsheet volgen.
Het beste van deze tool is dat u een onbeperkt aantal spreadsheets voor verschillende campagnes kunt maken. En aangezien u Spreadsheets gebruikt, is het gemakkelijk om contactgegevens op te halen om uw marketingcampagne op te bouwen vanuit een CRM, Google Formulieren of bestaande spreadsheets.
Spreadsheets kunnen verrassend effectief zijn voor het indelen van projecttaken en mijlpalen. Door een add-on zoals ProjectSheet te gebruiken, kunt u bovendien het bijhouden van de voortgang binnen uw spreadsheet automatiseren.
Deze handige gratis add-on berekent automatisch het aantal taken per mijlpaal en houdt bij of elke taak is aangemerkt als voltooid, in uitvoering of niet gestart. Op basis daarvan wordt voor elke projectfase een voltooiingspercentage weergegeven.
Daarnaast kan ProjectSheet u helpen identificeren wanneer een project achterloopt op schema. De add-on zal automatisch een voortgangsbalk markeren voor elke mijlpaal groen, geel of rood, afhankelijk van of de subtaken binnen, dichtbij of voorbij de ingestelde deadlines zijn.
Het maken van een smartphone-app voor uw bedrijf is normaal gesproken een tijdrovend en duur proces waarvoor speciale softwareontwikkelaars moeten worden ingehuurd. Maar met workflowautomatisering kunt u rechtstreeks vanuit Google Spreadsheets een eenvoudige mobiele app maken.
Hiervoor gaan we naar de AppSheet-add-on (begint bij $ 5 per gebruiker per maand). Met deze app voeg je eenvoudig gegevens toe aan een Spreadsheets-spreadsheet. De gegevens kunnen van alles zijn, van winkelvoorraad voor het maken van een mobiele online winkel of contactgegevens van medewerkers voor het maken van een intern telefoonboek.
Verbind uw spreadsheet met AppSheet en bewerk vervolgens de eigenschappen van uw gegevenskolommen indien nodig. U kunt gegevens onderverdelen en aangepaste uitdrukkingen toevoegen voor taken zoals voorraadbeheer. Als u klaar bent, kunt u kiezen uit verschillende vooraf gedefinieerde weergavesjablonen om te beslissen hoe uw gegevens in uw nieuwe app worden weergegeven.
Het beste van dit alles is dat het naadloos integreert met uw andere geautomatiseerde workflows van Google Workspace. U kunt AppSheet configureren om automatische e-mails te activeren op basis van in-app-triggers of om gegevens toe te voegen die gebruikers invoeren in een andere Spreadsheets-spreadsheet. Bovendien kan AppSheet geautomatiseerde rapporten verzenden die u eenvoudig in Spreadsheets kunt importeren.
Samenvatting
Het automatiseren van documentworkflows binnen Google Google Workspace kan uw bedrijf tijd en geld besparen en krachtige nieuwe functies ontgrendelen. Hoewel het mogelijk is om uw eigen geautomatiseerde workflows te maken met Apps Script, vindt u in de Google Web Store veel gratis en betaalde add-ons die automatisering ondersteunen. Probeer enkele van deze aanbevolen add-ons vandaag nog om te zien hoe workflowautomatisering elk bedrijfsproces soepeler kan laten verlopen.
- We hebben de beste documentbeheersoftware gebruikt.