De beste documentbeheersoftware (DMS) maakt het beheer van uw bestanden, zowel online als offline, eenvoudig en efficiënt.
De beste software voor documentbeheerKlik op de onderstaande links om naar de website van de provider te gaan:
1. Templafy
2. M-bestanden
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Documentbeheer wordt steeds belangrijker nu het concept van een papierloos kantoor een dagelijkse realiteit wordt, vooral met de groei van cloudopslagdiensten.
Dit betekent dat in plaats van papier in onhandige archiefkasten te moeten bewaren, documenten nu veilig online kunnen worden opgeslagen. Het gaat echter niet alleen om het archiveren van informatie, maar ook om het vereenvoudigen van het hele proces van documentbeheer, dat alles omvat, van merksjablonen, het verbeteren van workflows, het werken met samenwerkingshulpmiddelen en het kunnen sorteren van soms technische informatie. En dat komt bovenop algemene documentbewerkings- en beheertaken.
Goede documentbeheersoftware (DMS) moet ook kunnen werken met verschillende digitale bestandstypen, niet alleen met kantoorsoftware, maar ook met apps voor het maken van notities, technische plannen, afbeeldingen en ontwerpen, en al het andere waarvan je je kunt voorstellen dat het eerder is afgedrukt papier, ook van verouderde bestandsindelingen. Tegenwoordig kan het ook software voor het ondertekenen van documenten verzorgen.
Veel leveranciers en aannemers zullen echter nog steeds met papier te maken hebben, dus elk DMS heeft een oplossing voor het scannen van documenten nodig, die vaak zelfstandig werkt of als onderdeel van een OCR-scansoftwarepakket, zodat dergelijke papieren facturen, ontvangstbewijzen of andere documenten kunnen worden gescand zodat een digitale kopie kan worden gearchiveerd terwijl de papieren versie wordt gerecycled.
Het papierloze kantoor heeft lang op zich laten wachten, maar het is eindelijk hier voor degenen die het willen omarmen. Hier zijn de beste softwareoplossingen voor documentbeheer.
- We hebben de beste alternatieven voor Microsoft Office genoemd.
1. Templafy
Een alles-in-één oplossing voor documentbeheer
Makkelijk te gebruiken interfaceUitgebreide featuresMobiele appsGeautomatiseerde nalevingscontrolesTemplafy is een van de beste tools voor documentbeheer die er zijn. Het systeem is bedoeld om essentiële kantoorsuites en oplossingen te integreren die dagelijks door bedrijven worden gebruikt.
Als er één ding frustrerend kan zijn, is het dat je merkdocumenten moet maken met andere software. Dit kan tijdrovend en gefragmenteerd worden, maar Templafy kan helpen. Hiermee kunt u een reeks bestanden binnen het systeem maken en deze vanuit één feed beheren.
De software is compatibel met een reeks apparaten en maakt gebruik van de cloud om u toegang te geven tot al uw documenten op computers, tablets en smartphones. Er zijn ook automatische nalevingscontroles en u kunt ook gemakkelijk feedback geven aan werknemers.
Contact is vereist voor een prijsopgave en het is niet verrassend dat de exacte kosten afhankelijk zijn van het aantal gebruikers, functies en add-ons dat is gekozen.
2. M-bestanden
Document software die duplicatie detecteert
Handige integratiesMobiele appsDocumentwaarschuwingenAls het gaat om documentbeheer, streeft M-Files ernaar de interne workflows te verbeteren en ervoor te zorgen dat belangrijke informatie te allen tijde veilig blijft. Tot de klanten behoren veel grote bedrijven zoals Comcast en Yokohama.
Er is één kluis voor een overvloed aan bestanden en u kunt ze gemakkelijk vinden op klant, project, datum, status of andere criteria. De software is bedoeld om duplicatie te voorkomen - het is vrij gebruikelijk om twee exemplaren van hetzelfde rapport te krijgen, of mogelijk meer.
M-Files waarschuwt u als een document twee keer is opgeslagen door namen en projectgegevens te analyseren. U krijgt ook een aantal geweldige integraties, waaronder Microsoft Office en Salesforce CRM.
Er is een gratis proefversie beschikbaar, maar de prijzen staan niet op de site vermeld, dus u moet contact opnemen voor een offerte.
3. DocuWare
Documentorganisatie verhuist naar de cloud
Omvat het volledige scala aan documenttakenCloudgebaseerde opslagMobiele ondersteuningVerborgen prijzenDocuware hanteert een cloudgebaseerde benadering van documentbeheer. Het integreert cloudopslag en kantoorautomatisering om een digitale werkplek te creëren. Deze papierloze benadering van het volledige spectrum van kantoortaken is een ander voorbeeld van de digitale transformatie die tegenwoordig veel processen aandrijft.
Docuware biedt services om een ‘cloudworkflow’ te creëren als het om documenten gaat. Het maakt het mogelijk dat services op kleine schaal worden aangeschaft als dat nodig is, en als use-case scenario's worden gemaakt en de betrouwbaarheid is gegarandeerd, kan de service worden opgeschaald voor een grotere implementatie.
Er worden ook mobiele apps aangeboden die in deze workflow kunnen worden geïntegreerd, waardoor het mogelijk is om onderweg bonnetjes te scannen, facturen goed te keuren voor snelle betaling en formulieren rechtstreeks op het apparaat te ondertekenen.
Hoewel Docuware een demo en gratis proefversie biedt, hangt de prijs natuurlijk af van de gekozen services, waardoor de potentiële koper contact moet opnemen voor een offerte op maat.
Gratis proefperiodeUpdate: Docuware biedt nu een gratis proefperiode aan in samenwerking met. Klik hier nu om te claimen. Bekijk deal
4. MasterControl
DMS richtte zich op compliance
Mobiel geoptimaliseerdOndersteund door toezichthoudersWereldwijde standaardenBinnen grote organisaties zijn er vaak processen en voorschriften om ervoor te zorgen dat documenten aan de voorschriften voldoen en de bedrijfsrichtlijnen volgen. Maar als u een heleboel bestanden heeft, kan het moeilijk zijn om dergelijke regels te volgen.
MasterControl Document Control Software, die wordt gebruikt door enkele van 's werelds grootste regelgevende instanties, is documentbeheersoftware die inspeelt op complexe voorschriften en normen over de hele wereld. Het heeft tot doel de nalevingskosten te verlagen en de interne efficiëntie te verhogen.
Het systeem automatiseert de routing, levering, escalatie en goedkeuring van essentiële documenten volledig. Het bevat ook een gecentraliseerd, beveiligd archief waar u zakelijke bestanden kunt opslaan en zoeken.
Er is geen indicatie van een gratis proefperiode en voor de prijs moet u contact opnemen met het bedrijf voor een offerte.
5. XaitPorter
Cloudgebaseerde samenwerking op zijn best
Volledig cloud-geoptimaliseerdSlimme samenwerkingsfunctiesSalesforce-integratieAls u op zoek bent naar een cloudoplossing voor het maken van documenten, dan moet u zeker eens kijken naar XaitPorter.
Het mooie van dit systeem is dat het extreem flexibel is. U kunt met collega's tegelijkertijd samenwerken en aan documenten werken, en u kunt eenvoudig feedback met elkaar delen. Het beheert ook alle aspecten van de workflow, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over opmaak, nummering en lay-out.
XaitPorter heeft ook een aantal handige trucs op het gebied van integraties. De software kan werken met Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText en Dropbox. En het wordt momenteel gebruikt door meer dan 45.000 bedrijven over de hele wereld.
Hoewel er een demo beschikbaar is, is er geen gratis proefperiode en voor de prijs moet u contact opnemen voor een offerte.
Andere DMS-platforms om te overwegen
Hoewel er een aantal speciale kantoor- en documentplatforms zijn die we zouden kunnen noemen, niet in de laatste plaats Office 365, LibreOffice en Adobe Document Cloud, zijn deze meer gericht op het maken en beheren van documenten in plaats van het beheren en opslaan van documenten uit meerdere bronnen en formaten. Daarom zetten we deze lijst voort met enkele van de andere DMS-oplossingen die het overwegen waard zijn:
Samepage verschilt een beetje van standaard documentbeheer, omdat het meer gaat om het creëren van één centraal punt voor alle communicatie, projecten en tools voor het delen van documenten. Het doel is om alles in één app te vereenvoudigen in plaats van meerdere softwareapplicaties voor verschillende taken te hebben. De interface is eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken, waarbij samenwerking centraal staat. In dat opzicht maakt het Samepage tot een potentieel flexibele oplossing om aan meerdere behoeften te voldoen.
Dokmee profileert zichzelf als een enterprise content management-oplossing voor het organiseren, beveiligen en beheren van bestanden. Het ondersteunt een aantal documentformaten en biedt ook document imaging en data capture als onderdeel van zijn service. Alles kan slim worden geïndexeerd met behulp van AI, waarbij bestanden automatisch worden gestempeld voor indexering, evenals op regels gebaseerde routering om opslag en archivering gemakkelijker te maken, wat allemaal wordt gedaan via veilige hosting in de cloud. Zoals verwacht wordt samenwerking ondersteund, met machtigingen en controle-opties beschikbaar voor eenvoudiger bestandsbeheer.
eFileCabinet is een softwareoplossing voor documentbeheer die slimme automatisering gebruikt om bestanden te ordenen, een naam te geven en op te slaan op basis van hun inhoud. Er zijn sjablonen beschikbaar om de mappenboom van documenten in uw hele systeem aan te passen. Machtigingen, het verlopen van bestanden / mappen en meldingen kunnen ook worden ingesteld voor het delen van bestanden en voor het verzenden van bestandsverzoeken, allemaal via een beveiligde URL. Algemene toegankelijkheidsregels kunnen ook worden opgesteld volgens het bedrijfsbeleid.
Abbyy is misschien het meest bekend om hun bestandslezer- en scanservices, maar ze bieden ook een digitale documentarchiveringsservice die de veilige opslag en het gebruik van documenten mogelijk maakt. Toegang kan worden gevolgd en geregistreerd, en bestaande documenten kunnen worden hergebruikt en bewerkt voor heruitgave. Meta-trefwoorden kunnen worden toegepast voor eenvoudig zoeken bovenop normale zoekfuncties, en indien nodig gemakkelijk worden verspreid via het web of e-mail. Een mogelijke beperking is dat Abbyy-services voornamelijk zijn gebouwd om documenten in PDF-indeling op te slaan.
- We hebben ook de beste cloud-documentopslag.