Dat bedrijf, aanvankelijk opgericht als WebEx in 1995, werd onderdeel van Cisco Systems in 2007 en heeft een nieuwe corporate branding gekregen en zijn hoofdletter ‘E’ verloren.
Ze maken een reeks tools voor videoconferenties, waaronder Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition en Webex Connect.
Vandaag kijken we naar het kernproduct van Cisco Webex dat videoconferenties biedt via een installeerbare applicatie of via een browser.
Laat ons u voor de eerste keer door Cisco Webex leiden en de kritieke functies beschrijven die u moet begrijpen om er het maximale uit te halen.
- Misschien chat je op een van onze beste laptops van 2022-2023
1. Download Cisco Webex
Een ding dat Webex bijna uniek maakt, is dat u niet gedwongen wordt een clienttoepassing te installeren om deze te gebruiken, zelfs niet om een videoconferentie te hosten.
Er zijn speciale Webex-applicaties beschikbaar voor iOS- (Apple) en Android-apparaten, maar in deze tutorial zullen we het hebben over het gebruik van Cisco Webex vanaf een computer.
Om aan de slag te gaan, ga hier naar: https://www.webex.com/
Op de webpagina kunt u deelnemen aan een bestaande vergadering die door een andere wordt gehost, of u kunt zich aanmelden zodat u er zelf een kunt hosten. Het doen van een van deze dingen heeft geen gevolgen voor de kosten, dus voel je vrij om het te verkennen.
Degenen die geïnteresseerd zijn in de kosten van het gebruik van Cisco Webex voor bedrijven, moeten op de optie ‘Plannen en prijzen’ in het bovenste menu klikken, waar de verschillende opties en de bijbehorende kosten worden beschreven.
De gratis versie kan vergaderingen van maximaal 100 deelnemers aan, maar beperkt de vergadering tot 40 minuten.
Degenen die langere vergaderingen en meer deelnemers willen, hebben een maandelijks abonnement nodig, maar ze kunnen ook de interacties en betere ondersteuning opnemen.
Maar voor dit voorbeeld gaan we de gratis versie gebruiken en klikken om ons aan te melden.
2. Schrijf je in
Het eerste stukje informatie dat Cisco vraagt, is uw e-mailadres, en zoals ik al eerder zei, hoeft u dit niet te doen als iemand anders de vergadering organiseert.
Na een e-mailadres moet u aangeven waar ter wereld u zich bevindt en een naam opgeven, aangezien dit gevolgen heeft voor degenen die mogelijk telefonisch deelnemen aan de vergadering.
En met de verstrekte gegevens, stuurt Cisco u een e-mail om te bevestigen dat uw account van u is.
In die e-mail staan het Cisco Webex-adres voor uw vergaderingen en een link waarmee u een wachtwoord kunt instellen. We raden u aan onmiddellijk een wachtwoord te configureren om te voorkomen dat anderen uw vergaderruimte beheren.
Nadat u alles hebt gedaan, kunt u uw persoonlijke ruimte openen en deze aanpassen.
3. Persoonlijke ruimte
In de persoonlijke ruimte kunt u vergaderingen starten of plannen, en wordt ook de link weergegeven die u nodig hebt om anderen te sturen als u wilt dat ze langskomen.
Onze eerste taak is om aan te passen hoe u voor anderen overkomt door op de cirkel met uw initialen te klikken. Als u klikt, wordt het woord ‘Wijzigen’ weergegeven. En als u daarop klikt, kunt u een afbeelding uploaden die zal worden gebruikt om u te vertegenwoordigen.
De afbeelding kan maximaal 720 x 720 pixels groot zijn. Die schaal is veel kleiner dan een typische foto van een telefoon, dus misschien wil je er een voorbereiden met een tool met een functie voor het wijzigen van de grootte, zoals Microsoft Paint.
Zodra we een geschikte foto hebben geconfigureerd, zijn we klaar om een vergadering te starten.
Het enige dat we moeten beslissen, is of het hosten van de vergadering de webinterface of desktoptoepassing zal gebruiken.
4. Web of desktop
Als u van plan bent om ooit maar één vergadering te houden, werkt de webversie van Webex goed. Maar voor degenen die regelmatig digitale conferenties willen houden, heeft de desktoptoepassing enkele voordelen.
Degenen die de desktop-app niet hebben geïnstalleerd, zullen worden gevraagd om deze te downloaden als ze ‘Desktop-app gebruiken’ kiezen en deze nog niet op de computer staat.
Het uitvoerbare bestand van de installatie is relatief klein en met een goede breedbandverbinding zou het binnen een paar minuten volledig moeten zijn gedownload.
Zodra de applicatie is geïnstalleerd, kunt u doorgaan om uw vergadering te starten.
5. Bereid je voor om te hosten
Bij het starten wordt de Webex Meetings-toepassing weergegeven en als u een actieve camera hebt, wordt die weergave weergegeven.
Dit preview-model biedt een uitstekende gelegenheid om de camera te verplaatsen, je haar te kammen, wat je maar wilt om de juiste indruk te wekken bij je collega's.
Op het paneel bevinden zich twee pictogrammen waarmee u video en audio kunt in- en uitschakelen. In onze afbeelding zijn de pictogrammen zwart, wat aangeeft dat beide actief zijn. Als het pictogram rood is en een X erdoorheen heeft, geeft dat aan dat het is gedempt of uitgeschakeld.
Het is uw keuze, maar het is vaak handig om met beide invaliden te beginnen, en ze vervolgens actief te maken wanneer uw deelnemers arriveren.
Op het onderste deel van het paneel bevinden zich vervolgens menu's waarmee u de geluids-, video- en andere instellingen met betrekking tot hosting kunt configureren. Deze zijn handig als u een andere microfoon wilt gebruiken dan die in de camera, of als u over speciale hardware voor conferenties beschikt.
Als alles in orde is, klikt u op de groene knop ‘Vergadering starten’.
6. Ruimtebeheer
Als gastheer kunt u de vergaderruimte op vrijwel dezelfde manier besturen als de voorzitter, door te dicteren wie wanneer kan spreken.
Maar in deze applicatie kunt u veel andere dingen bedienen met de pictogrammenbalk onderaan en de lijst met deelnemers aan de rechterkant. Als deze lijst niet standaard verschijnt, kunt u deze openen door op het vierde pictogram te klikken dat een persoon met een stapel papier rechts van zich laat zien.
De lijst is vooral handig om te zien wie er is aangekomen, hun audio te regelen en hen individueel berichten te sturen.
Pictogrammen onderaan regelen audio, video, delen toestaan, de vergadering opnemen, de deelnemerslijst openen, de chat openen, de instellingen openen en ten slotte de vergadering verlaten.
Sommige pictogrammen zijn schakelaars, zoals die voor het dempen van audio, en andere, zoals instellingen, genereren een menu.
Handige functies van het instellingenmenu zijn om extra mensen uit te nodigen, mocht u zich realiseren dat u een kritisch persoon bent vergeten, en zelfs om een vergadering te vergrendelen zodra deze begint.
Naast deze bedieningselementen hebben vervolgkeuzemenu's bovenaan nog meer functies, waaronder de mogelijkheid om hosting aan een andere gebruiker over te dragen, transcripties te delen, enz. Het is de moeite waard om vertrouwd te raken met deze menu's als je een functie nodig hebt die je kunt ' zie nergens anders.
7. Delen
Het deelmechanisme in Webex biedt verschillende handige opties, en het is de moeite waard om te begrijpen wat het kan doen.
Als u op het pictogram voor het delen van inhoud klikt, derde van links, wordt een groot paneel weergegeven met slechts enkele van de mogelijke keuzes voor delen. Deze omvatten bestanden, browsers, instellingen en alle toepassingen die u momenteel op het hostsysteem hebt uitgevoerd.
U kunt dit menu ook gebruiken om applicaties te starten en de weergave ervan te delen met degenen in de vergadering. Deze functie is vooral handig als u anderen traint om de software te gebruiken, of om meerdere applicaties in combinatie te gebruiken.
Wanneer u het scherm onderweg deelt, wordt de normale Webex-interface vervangen door een interface die zich midden boven in het scherm bevindt. Om terug te keren naar de standaardinterface, moet u op de grote knop aan de linkerkant ‘Delen stoppen’ klikken.
Deze interface voor delen heeft veel van dezelfde pictogrammen als normaal, maar enkele extra waarmee u over de afbeelding kunt annoteren.
8. Nodig mensen uit
Zoals we eerder vermeldden, is in het instellingenmenu de optie om een deelnemer uit te nodigen terwijl de vergadering gaande is.
Als u deze optie selecteert, wordt een eenvoudig paneel weergegeven waarin u de e-mailadressen kunt invoeren van degenen die u wilt bijwonen, en het zal hen een e-mail of herinnering sturen met een link om hen naar de kamer te brengen.
Als je een ander mechanisme wilt gebruiken om dezelfde klik te krijgen op een blauw rond pictogram met een ‘i’ erin, dan staat het pictogram linksboven, net onder de letters van het bestandsmenu.
Dat opent een paneel met de URL van de kamer, een vergaderingsnummer dat kan worden verspreid onder degenen die willen deelnemen en een video-adres. Als u een abonnementsaccount heeft, kan dit ook het lokale telefoonnummer hebben dat kan worden gebruikt om telefonisch deel te nemen aan de vergadering.
U kunt deze informatie naar het klembord kopiëren en vervolgens in alle documenten, berichten of e-mailberichten plakken die u wilt gebruiken om mensen mee te krijgen.
Beëindig uw vergadering
Aan alle goede dingen komt een einde, en uiteindelijk moet u deze bijeenkomst beëindigen.
Het mechanisme om dit te doen is het rode cirkelpictogram met een X in het midden. En als u als gastheer hierop klikt en ‘Vergadering beëindigen’ selecteert, wordt de hosting beëindigd en wordt de verbinding met alle deelnemers verbroken.
Als u wilt dat de vergadering zonder u doorgaat, moet de hostrol worden overgedragen aan een andere, en vervolgens kunt u ‘Vergadering verlaten’ selecteren en doorgaan zonder dat iedereen de verbinding verbreekt.
Plan nog een afspraak
Na een succesvolle of anderszins ontmoeting, is onvermijdelijk een andere vereist.
De beste plaats om dit te organiseren is in de Person Room in het Meetings menu.
Door deze organisator in te vullen, kunt u specificeren wanneer de vergadering zal plaatsvinden, het onderwerp, het wachtwoord (indien nodig), en een volledige lijst van aanwezigen invoeren die u moet informeren.
En als dit een terugkerend evenement is, kunt u dat ook instellen, zodat u dit proces niet steeds hoeft te herhalen.
Als je deze pagina eenmaal onder de knie hebt, heb je toegang tot de geavanceerde opties, waar je de privileges van bezoekers vooraf kunt definiëren, een agenda kunt maken en zelfs een registratieproces kunt definiëren.
Het aantal opties lijkt in eerste instantie misschien overweldigend, maar als u eenmaal een of twee vergaderingen heeft georganiseerd, zijn sommige erg handig om een vergadering op gang te brengen met een minimum aan configuratie van tevoren.
We hopen dat deze rondleiding door de basisfuncties van Cisco Webex nuttig voor u is geweest.
- Beste browsers van 2022-2023: de snelste en veiligste manieren om online te gaan
