Envoy geeft aan dat het "Op een missie is om het kantoor van de toekomst te creëren", door het gebruik van automatisering, zodat u slimmer kunt werken. Het is een in de VS gevestigd bedrijf met kantoren in San Francisco en Kansas City. Het telt onder zijn klanten een aantal opmerkelijke firma's, waaronder het Leger des Heils, Mazda, Pinterest en Hulu.
- Wilt u Envoy proberen? Bekijk hier de website
Kenmerken
Envoy organiseert hun functies in een reeks van drie modules, die bezoekers, leveringen en kamers worden genoemd.
De eerste module, Bezoekers, richt zich op het regelen van de toegang tot het kantoor. In plaats van te wachten tot mensen voor de deur van het kantoor zijn, begint het controleren van de toegang met de uitnodiging voor een bezoeker, met als doel veiligheidsrisico's voorafgaand aan hun aankomst te identificeren via lijsten met geblokkeerde bezoekers. Degenen die een bezoek willen brengen, kunnen vooraf gecontacteerd worden voor veiligheidsvragen voor een beoordeling voorafgaand aan het bezoek, of om hen een juridisch document zoals een NDA te laten ondertekenen. Bezoekers kunnen ook worden gevraagd om voor aankomst hun identiteitsbewijs met foto te tonen.
Rooms is een tool voor het boeken van vergaderruimten, voor een efficiëntere verdeling van de ruimte tussen medewerkers. Via Envoy Rooms kunnen uw medewerkers een ruimte voor een vergadering lokaliseren en kunnen ook gegevens over het ruimtegebruik worden geanalyseerd. Beschikbaarheid van kamers in de buurt kan zelfs worden voorgesteld via Envoy Mobile.
Envoy-leveringen kunnen een efficiëntere virtuele postkamer creëren. Voorbij zijn de dagen dat pakketten en enveloppen zich opstapelden in de postkamer, in afwachting van sortering en interne bezorging. In plaats daarvan wordt dit vervangen door een systeem om pakketten bij aankomst in de faciliteit te volgen en vervolgens de ontvangers op de hoogte te stellen om hun pakketten op te halen wanneer het hen uitkomt. Envoy doet het zware werk door nuttige meldingen en herinneringen te verzenden om pakketten naar de beoogde ontvangers te sturen. Deze benadering van bezorgbeheer kan veel van het handmatige werk voor het bezorgen van post elimineren.
Een vierde module, Protect, is in bèta en richt zich op het veilig en gezond houden van medewerkers.
Hardware vereisten
De hardware die nodig is om Envoy te draaien, is vrij alledaags, hoewel deze op Apple is gebaseerd. Voor bezoekers draait dit op een iPad met iOS 10+, en voor kamers is de vereiste een iPad met iOS 12+. Voor leveringen is de enige vereiste een iPhone om de inkomende leveringen te scannen. Het wordt aanbevolen om de iPad op een bezoekersstandaard te hebben staan en een badgeprinter kan worden gebruikt om bezoekerspassen af te drukken.
Er is geen ondersteuning voor Windows of Android.
Ondersteuning
De ondersteuning voor Envoy is nogal beperkend. Toen ik naar het Envoy Help Center ging, bleek niet veel over de opties.
Er was een zoekoptie, wat een manier was om te zoeken naar onderwerpen die voorafgaan aan een FAQ. De informatie is gegroepeerd op categorie, zoals onder andere "Apparaten en accessoires", "Aan de slag met Envoy" en "Bezoekersbeheer".
De alternatieve optie is om "een gesprek te beginnen" met de chatfunctie aan de rechterkant van het scherm. Helaas was het niet beschikbaar in de avonduren, en bovendien werden de openingstijden niet bekendgemaakt, behalve de algemene verklaring dat "We komen later vandaag weer online".
Er was geen direct telefoonnummer of e-mailadres voor directer contact. We beschouwen dat als een aanzienlijke tekortkoming, omdat dit het moeilijk maakt om specifieke hulp te krijgen in situaties waarin de voorafgaande FAQ het probleem niet behandelt.
Prijsstelling
In een productsegment dat te vaak ondoorzichtige prijzen heeft, vinden we het geweldig dat Envoy de meeste van hun prijzen op zijn website publiceert en veel transparanter is dan de meeste concurrenten. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om een idee te krijgen van de niveaus en de beschikbare kortingen voordat u met verkopers in zee gaat.
Op het laagste niveau is er eigenlijk een gratis niveau, hoewel dit beperkt is. Het kan slechts één locatie en maximaal 50 werknemers ondersteunen, maar het kan nog steeds regels instellen voor het weigeren van toegang en gezondheidsvragenlijsten maken, zodat het een behoorlijke functionaliteit heeft.
Een niveau omhoog gaan is de standaard, die voor elke locatie $ 119 (£ 91) per maand kost, met een korting die deze daalt tot $ 99 (£ 76) per maand per locatie wanneer deze jaarlijks wordt betaald. Dit plan is robuuster omdat het maximaal 5 locaties kan ondersteunen, met maximaal 50 medewerkers op elke locatie. Het biedt niet alleen de functies van het lagere niveau, maar ondersteunt ook het ondertekenen van juridische documenten door bezoekers.
Aangewezen als het meest populaire abonnement is het Premium-abonnement. Dit kost maandelijks $ 359 (£ 275) per locatie, die maandelijks wordt verdisconteerd tot $ 299 (£ 229) voor elke locatie wanneer deze jaarlijks wordt betaald. Dit plan is flexibeler omdat het zowel een onbeperkt aantal locaties als een onbeperkt aantal werknemers kan ondersteunen. Het heeft extra functies, waaronder het beheren van de capaciteit van de werkplek, het traceren van contactpersonen en het aanpassen van de aanmeldingsstroom op basis van het type bezoeker.
Bovenaan staat het Enterprise-plan, ontworpen om te voldoen aan de meer complexe behoeften van grotere faciliteiten met zowel beveiligingsproblemen als compliance. In tegenstelling tot de onderste drie plannen, is op dit niveau bedrijfscontact een vereiste voor een offerte op maat. Het bevat alle kenmerken van de lagere plannen en voegt geavanceerde functies toe zoals geïntegreerde temperatuurcontroles, het maken van interne blokkeerlijsten en de mogelijkheid om ID's te scannen en ID-controles op te nemen.
Eindoordeel
Envoy biedt een Apple-gericht aanbod voor toegangscontrole, en we waarderen de overwegend transparante prijzen, het gratis, zij het beperkte niveau en de nieuwe benadering van het beheer van postkamerbezorging. Tekortkomingen zijn onder meer de beveiligingsmodule, Protect, blijft in bèta, het gebrek aan prijzen op het hoogste niveau en de beperkte ondersteuningsopties. Over het algemeen pleit Envoy voor een kleiner bedrijf voor zichzelf.
- We hebben ook de beste toegangscontrolesystemen uitgelicht
