Smartsheet is niet uw typische projectmanagementplatform. In plaats daarvan is het een Excel-achtige spreadsheetsoftware die ingewikkelde gegevensweergave mogelijk maakt. Hoewel het platform een hoop flexibiliteit voor uw bedrijf kan bieden, is er een manager nodig die echt van spreadsheets houdt om het meeste uit deze software te halen. Smartsheet is niet bijzonder gemakkelijk te gebruiken, en het mist het intuïtieve ontwerp van veel van zijn toegewijde projectmanagementconcurrenten.
Plannen en prijzen
Smartsheet heeft twee planlagen voor kleine bedrijven en twee aangepaste planopties voor middelgrote en grote bedrijven.
Het individuele abonnement kost $ 19 per gebruiker per maand of $ 168 per gebruiker per jaar indien jaarlijks betaald. Dit omvat veel functionaliteit van Smartsheet, maar laat met name de mogelijkheid om de voortgang bij te houden en gebruikers in een team te beheren, overbodig.
Het Business-abonnement kost $ 32 per gebruiker per maand of $ 300 per gebruiker per jaar indien jaarlijks betaald. Dit voegt toe aan de functie Activiteitenlogboek, groepsbeheer, aangepaste dashboards en rapportage. Houd er rekening mee dat u voor het businessplan minimaal drie licenties moet aanschaffen.
Enterprise- en Premier-abonnementen zijn bedoeld voor grotere bedrijven die geavanceerde beheer- en gebruikersbeheerfuncties nodig hebben. Het Premier-abonnement omvat verschillende premium Smartsheet-apps en ondersteuning voor integratie met Salesforce en Microsoft Dynamics. U moet contact opnemen met Smartsheet voor prijsinformatie voor deze plannen.
Kenmerken
Smartsheet vertoont veel meer gelijkenis met Microsoft Excel in zijn functies en interface dan met de meeste speciale projectbeheertools. U kunt met Smartsheet vrijwel alles doen wat u zou doen met een traditionele spreadsheet, inclusief het bijhouden van uitgaven en budgetten en het maken van formulieren. Het belangrijkste verschil is dat Smartsheet sjablonen en een enorme verscheidenheid aan opmaaktools biedt om het platform beter te laten werken voor een zakelijke omgeving.
Met Smartsheet kunt u bijvoorbeeld vervolgkeuzemenu's in cellen maken, zodat u snel toegang hebt tot contacten, agenda-evenementen, teamleden of actieve taken. Door meerdere vervolgkeuzemenu's te gebruiken, kunt u snel en eenvoudig een checklist met taken voor een project maken, teamleden aan elke taak toewijzen en deadlines instellen. Het voordeel van Smartsheet ten opzichte van andere projectbeheerplatforms is dat u in wezen onbeperkte mogelijkheden heeft om aangepaste velden aan elke taak toe te voegen.
Het leuke van Smartsheet voor taakbeheer is dat u taken kunt slepen binnen uw spreadsheets. U kunt dus een hiërarchie van subtaken maken of items naar een "Gereed" -kolom verplaatsen, afhankelijk van hoe u uw workflow het liefst organiseert. Bovendien kunt u met de software eenvoudig voorwaardelijke opmaak definiëren, zodat u bijvoorbeeld taken met een deadline in de komende twee weken kunt markeren.
De andere manier waarop Smartsheet erg nuttig kan zijn, is door het te gebruiken om hybride spreadsheets te maken. Smartsheet heeft sjablonen voor projectbudgettering, uitgaven en tijdregistratie. U kunt op die sjablonen voortbouwen om te zien welke teamleden aan welk project zijn toegewezen binnen een onkostennota. Of integreer een onkostendeclaratie rechtstreeks in een projecttijdlijnspreadsheet.
Workflow-automatisering
Een van de handige functies die Smartsheet biedt, zijn workflows, waarmee u sommige van uw spreadsheets kunt automatiseren. Met werkstromen kunt u met name gegevens gebruiken om extra gebeurtenissen in uw werkbladen te activeren. U kunt dus nieuwe gebruikers automatisch aan een project laten toewijzen wanneer een bepaalde taak als voltooid is gemarkeerd, of e-mailwaarschuwingen activeren wanneer een specifieke mijlpaal of onkostenlimiet wordt bereikt.
App-integratie
Smartsheet heeft een enorme capaciteit om aanvullende software te integreren. Zoals je hoopt, werkt het platform direct met de meeste grote cloudopslagproviders en Google Apps. Er is ook een Smartsheet-app-marktplaats waar u nieuwe spreadsheetsjablonen, integraties met één klik en premium add-ons kunt vinden. Als u geen integratie kunt vinden die u nodig heeft, heeft u toegang tot de Smartsheet-API om nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen.
Interface en in gebruik
Het zou geen verrassing moeten zijn dat Smartsheet niet de gemakkelijkste tool voor projectbeheer ter wereld is, het is tenslotte volledig afhankelijk van spreadsheets. Als je een Excel-expert bent, zijn Smartsheets aanzienlijk gemakkelijker te leren dan wanneer je spreadsheets doorgaans zo veel mogelijk vermijdt. Er zijn echter enkele verschillen in formules en menu-indelingen, dus de software vereist voor bijna iedereen een leercurve.
Met name wanneer u begint, moet u erachter komen welke sjablonen geschikt zijn voor uw bedrijf. De sjablonen van het platform zijn gecategoriseerd volgens bedrijfsgebied (bijv. Projectbeheer, verkoop, marketing, IT, enz.). Maar er zijn ook meer sjablonen om te verkennen in de Smartsheet-app store.
Smartsheet heeft ook enkele tekortkomingen nadat u zich in de software hebt gevestigd. Een belangrijke is dat er voor bijdragers geen gemakkelijke manier is om te zien wie aan welk document werkt. Dus als u in een team werkt, moet u een strategie bedenken om te voorkomen dat u het werk op één taakbeheer-spreadsheet overschrijft.
Hoewel Smartsheet een cloudgebaseerde software is, ontbreekt het bovendien aan een continue automatische opslagfunctie. Het platform slaat uw werk met tussenpozen op, maar als u een wijziging direct wilt overbrengen aan medewerkers op een spreadsheet, moet u daadwerkelijk op een "Opslaan" -knop drukken.
Ondersteuning
Smartsheet heeft een enorme bibliotheek met videozelfstudies om u te helpen de software te oriënteren. Er is ook veel online documentatie om de meest voorkomende problemen op te lossen.
Smartsheet is echter licht op directe klantenondersteuning. U kunt alleen contact opnemen met het bedrijf via een ticketsysteem voor ondersteuning per e-mail, dus het kan een volledige werkdag of langer duren voordat u antwoord op eventuele vragen krijgt.
De competitie
Smartsheet lijkt het meest op AirTable, dat ook geavanceerde spreadsheets gebruikt om projecten en elk ander aspect van uw bedrijf te organiseren. AirTable is iets minder duur en biedt een gebruiksvriendelijkere interface, maar mist de diepgang van functionaliteit die Smartsheet biedt. AirTable heeft met name geen tools voor workflowautomatisering en het is veel moeilijker om hybride spreadsheets te maken.
Eindoordeel
Smartsheet is een zeer geavanceerde spreadsheet-tool, hoewel het verre van de gemakkelijkste software is om te gebruiken als je alleen projectbeheer wilt. Als u over de steile leercurve heen kunt, is Smartsheet veelzijdig genoeg om hybride, gegevensoverschrijdende spreadsheets te maken en geautomatiseerde workflows mogelijk te maken. Het platform mist echter nog enkele basisfuncties voor samenwerking, zoals automatisch updaten in de cloud.
- U kunt zich hier aanmelden voor Smartsheet