Als uw organisatie een directiekamer of een vergaderruimte (of meerdere van beide) heeft, kan het een beetje een nachtmerrie zijn om te proberen vergaderingen te coördineren. Teamagenda's zijn een manier om de chaos te beteugelen, maar er zijn vaak momenten waarop u niet achter uw telefoon of bureau zit en een vergaderruimte een paar minuten nodig heeft.
Joan wil dat allemaal ophelderen en biedt een aantal interessante oplossingen die het boeken van kamers echt probleemloos maken. Of je nu je eigen apparaten gebruikt of investeert in een van Joan's, er is een oplossing die voor elke ruimte werkt - met een interessant prijskaartje om op te starten.
Prijs en beschikbaarheid
Joan is rechtstreeks beschikbaar via hun website en de prijs hangt af van de opties die u kiest. Als u Joan bijvoorbeeld op uw eigen beeldschermen wilt gebruiken, moet u een premium abonnement nemen of rechtstreeks met het bedrijf praten voor iets dat beter bij uw behoeften past. Hiermee krijgt u alleen de mogelijkheid om alle lopende en aanstaande vergaderingen te zien - kamerboekingen moeten nog steeds worden gedaan via uw bestaande agenda of apps.
Waar Joan echt nuttig wordt, is met de Joan 6, een touchscreen e-ink-tablet die aanstaande boekingen voor een bepaalde kamer laat zien, en waarmee je ook snel een kamer kunt boeken vanaf het apparaat zelf. Dit alleen kost u echter $ 549 (£ 442,50, AUD $ 803, AED 2.016), wat voor een e-ink-tablet ongelooflijk duur lijkt. Hoewel het Premium-abonnement van 1 maand gratis wordt geleverd, is het nog steeds een hoge vraagprijs.
Dan is er de Joan 13, een niet-interactieve 13-inch tablet die het meest geschikt is voor vergaderruimten of lobby's en de status van maximaal negen verschillende kamers kan weergeven. Het komt op $ 899 (£ 724,73, AUD $ 1.315, AED3.302), wat opnieuw een verbluffend hoge prijs is om te betalen voor een e-ink-tablet, hoe mooi het er ook uitziet.
Hoewel u het Joan 6- of het Joan 13-apparaat direct uit de doos kunt gebruiken, benadrukt het bedrijf dat een abonnement vereist is voor de beste ervaring. Een standaard abonnement kost $ 119 (£ 95,93, AUD $ 174, AED 437,09) per jaar per apparaat, terwijl het Premium-abonnement $ 229 (£ 184,61, AUD $ 335, AED841) per jaar per apparaat kost.
Dit prijsmodel maakt van Joan een substantiële investering als u een klein bedrijf heeft. Je hebt ten minste één Joan 6 nodig om van start te gaan, en het toevoegen van extra apparaten en het abonnementsplan begint allemaal zijn tol te eisen. Let wel, het is niet nodig om een abonnement te nemen om de basisfuncties van Joan te gebruiken, maar het is aan te raden.
Ontwerp
Zowel de Joan 6 als de Joan 13 zijn goed gebouwd en worden geleverd in een slanke verpakking. De Joan 6 heeft een grotendeels plastic behuizing, terwijl de Joan 13 een zwaardere metalen behuizing heeft met een glazen voorkant.
Geen van beide apparaten heeft knoppen, behalve een discrete microUSB-oplaadpoort aan de achterkant. Installatie is een fluitje van een cent - beide apparaten worden geleverd met een stevige magnetische houder met sterke 3M-tape aan de achterkant. Plak hem gewoon op een vlakke ondergrond en het apparaat kan gemakkelijk en zonder gedoe worden bevestigd. Je kunt hem dan snel van de houder halen om hem indien nodig op te laden. Er zijn andere bevestigingsmogelijkheden zoals een bureaustandaard of sterkere muurbevestiging, maar deze zijn puur optioneel (en ook aan de wat duurdere kant).
Het grote verschil tussen de twee - afgezien van de grootte natuurlijk - is dat de Joan 6 zowel aanraakgevoelig als verlicht is. De Joan 13 is puur bedoeld als informatiedisplay, een taak die hij perfect vervult.
Kenmerken
Het instellen van beide apparaten vereist wat geduld, maar is niet al te ingewikkeld. Je hebt een pc of Mac nodig om de installatietool van Joan's website te downloaden en vervolgens je vereiste apparaat aan te sluiten met de meegeleverde microUSB-kabel. Zodra de software het apparaat heeft gedetecteerd, kunt u de wifi-instellingen configureren en vervolgens doorgaan met instellen via de speciale websiteportal van Joan.
Nadat u bent aangemeld bij uw portal, kunt u erin duiken en beginnen met het instellen van elk apparaat voor gebruik binnen uw organisatie. Joan heeft een agenda-URL of een bijbehorend e-mailadres nodig om te communiceren voor boekingen, en dit is vrij eenvoudig in te stellen.
Joan ondersteunt een verscheidenheid aan agenda-integraties, waaronder Google, Office365, Exchange en iCal om er maar een paar te noemen. Eenmaal verbonden met een kalender via het portaal, kunt u kamers voor uw organisatie maken, wat tot uiting komt in een aparte kalender voor elke kamer. U kunt bijvoorbeeld een agenda hebben voor boekingen voor de directiekamer en een andere agenda voor een vergaderruimte.
De Joan 6 kan alleen aan een bepaalde kamer worden gekoppeld, zodat hij boekingen kan coördineren, terwijl de Joan 13 tot negen verschillende kamers op zijn display kan weergeven, zodat u direct kunt zien welke kamers beschikbaar zijn om te boeken of welke vergaderingen zijn Binnenkort.
Een kamer boeken met de Joan 6 kan op twee manieren. Er is een ‘Nu vergaderen’ optie op het scherm waarmee u direct een ruimte kunt boeken voor een snelle vergadering (maximaal 60 minuten). Als er een vergadering gepland staat, kunt u de ruimte alleen boeken tot die geplande vergadering, zodat er geen cross-overs plaatsvinden.
De tweede methode is door de functie ‘Later vergaderen’ rechtstreeks op het apparaat zelf te gebruiken. Als u op deze optie tikt, kunt u naar een bepaalde datum en tijd scrollen en een boeking rechtstreeks in uw bijbehorende kalender bevestigen. U krijgt alleen beschikbare tijdvakken te zien - vergaderingen die al zijn bevestigd, worden grijs weergegeven.
Er zijn twee kleine problemen die zich voordoen wanneer u rechtstreeks via de Joan 6 boekt. Ten eerste kan het scrollen naar uw specifieke datum of tijd een hele klus zijn - er is geen andere snelle manier om toegang te krijgen tot een bepaalde datum dan door alle gegevens te scrollen. ver voorbij de beschikbare tijden. Ten tweede is er geen manier om een korte notitie voor de naam van de vergadering toe te voegen - deze wordt gewoon weergegeven als 'Geboekt' in uw gekoppelde agenda, dus u moet hoe dan ook teruggaan naar uw agenda-app om de vergadering de juiste naam te geven en verder te gaan veranderingen.
Of ze nu samen worden gebruikt of niet, zowel de Joan 6 als de Joan 13 werken precies zoals bedoeld. De Joan 6 was geweldig voor het beheren van ons drukke studiorooster, terwijl de Joan 13 een goede momentopname was van de bewegingen van ons team gedurende de week, evenals de beschikbaarheid van de directiekamer. De Joan 6 biedt ook een hot-desking-modus, wat geweldig is als je in een co-working-ruimte werkt. Tik gewoon op het scherm om uw stoel te reserveren en tik er nogmaals op als u klaar bent om deze vrij te geven.
De apparaten hebben een vast interval waarmee ze informatie bijwerken, puur vanwege API-beperkingen en om de levensduur van de batterij te verlengen. Zodra een boeking is gemaakt in een kalender, duurt het iets minder dan vier minuten voordat de wijzigingen worden weergegeven op een Joan-apparaat. Dat is niet veel tijd om op te wachten, maar voor uitzonderlijk drukke ruimtes kan dit een kleine uitdaging zijn.
Er is een optie om ook een aangepaste QR-code weer te geven, evenals aangepaste inhoud, zoals een galerij met afbeeldingen of aangepaste tekst. Anders dan dit, heb je te maken met de standaardlay-outs van Joan voor inhoud, dus het is gewoon een kwestie van door de beschikbare items bladeren om erachter te komen wat het beste voor jou werkt.
De levensduur van de batterij is redelijk op beide modellen - de Joan 6 klokt in ongeveer 3 maanden gebruik voordat hij opnieuw moet worden opgeladen, terwijl de Joan 13 bijna een jaar meegaat met een enkele lading. Het systeem stuurt je ook een e-mail wanneer een apparaat bijna leeg is, wat handig is.
Eindoordeel
Voor bedrijven met meerdere vergaderruimten die constant in gebruik zijn, is Joan een pijnloze manier om ze allemaal te beheren. Of u nu vertrouwt op het koppelen van uw bestaande agenda's of alles via Joan leidt, het is een probleemloze oplossing voor het beheren van kamerboekingen en vergaderingen die zowel grote als kleine bedrijven zullen waarderen.
De enige hindernis is de vraagprijs - er is een aanzienlijke hoeveelheid geld om te investeren in wat in wezen een e-ink-tablet is, hoe geavanceerd deze ook is. Kleine bedrijven of startups moeten om te beginnen worstelen met het aanschaffen van slechts één apparaat met het gratis abonnement, maar als u het zich kunt veroorloven, zullen de mogelijkheden van Joan u behoeden voor het eeuwige gedoe van het jongleren met vergaderruimten.
- Dit zijn de beste conferentietelefoons voor uw volgende VOIP-vergadering