Nu cyberaanvallen over de hele linie toenemen, moeten we allemaal steeds waakzamer zijn over de bescherming van onze gegevens. Als u een belastingkantoor runt, is de verantwoordelijkheid voor het beschermen van de gegevens van de belastingbetaler van klanten ook van het grootste belang. Tijdens het belastingseizoen worden de risico's nog groter naarmate bedrijven en belastingkantoren informatie delen naarmate ze meer tijd besteden aan belastingaangifte.
Dit is natuurlijk van groot belang voor cybercriminelen die graag toegang zouden willen krijgen tot zowel de gegevens van uw belastingkantoor als de informatie over klanten. Als ze erin slagen om in deze belastingbetalergegevens te infiltreren, kunnen ze deze gebruiken om frauduleuze belastingaangiften in te dienen, en kunnen ze uw belastingkantoor en zijn klantendatabase ernstige domino-effecten bezorgen.
Het is daarom cruciaal om ervoor te zorgen dat zowel individuen als belastingkantoren maatregelen hebben getroffen om de dreiging van cybercriminelen te helpen verminderen. Voor individuen is een pakket ter bescherming van identiteitsdiefstal een geweldig idee.
Voor belastingbedrijven zijn er enkele stappen die kunnen worden genomen, waarvan er vele relatief eenvoudig zijn en niets meer dan een ruime hoeveelheid gezond verstand inhouden. Voor een robuustere reeks preventieve maatregelen wilt u echter de hulp inroepen van een completere oplossing, waarvan we de opties hieronder zullen bekijken.
- Bekijk de beste bescherming tegen identiteitsdiefstal
- De beste belastingsoftware die er is
- Bekijk de beste boekhoudsoftware
Hacking-bedreigingen
Iedereen kan het slachtoffer worden van cybercriminaliteit, en dat geldt niet alleen voor mensen die thuis belastingaangiften indienen op hun laptops, computers of smartphones. Het nieuws brengt regelmatig de krantenkoppen over beveiligingsinbreuken bij grote bedrijven, waardoor klantgegevens vaak in gevaar komen. Het kan gewoon een e-mailadres zijn dat verloren gaat, hoewel bij ernstigere inbreuken zaken kunnen worden gedaan als adresgegevens, creditcardnummers en, erger nog, burgerservicenummers die gecompromitteerd worden.
Als u een belastingkantoor runt, is de verantwoordelijkheid daarom aanzienlijk, wat betekent dat u ervoor moet zorgen dat u alle maatregelen neemt om klantgegevens te beschermen. Er is nuttige documentatie verstrekt door de IRS die kan helpen bij het schetsen van de belangrijkste verantwoordelijkheden en voorzorgsmaatregelen die moeten worden getroffen om dit probleem te helpen bestrijden. Getiteld Safeguarding Taxpayer Data.Het is een handige gids die de maatregelen beschrijft die uw belastingkantoor moet nemen.
Als uw bedrijf veel e-filingwerk afhandelt als het gaat om aangiften inkomstenbelasting, dan is dit een goed boek. Het uitwerken van een plan van aanpak en de beste preventieve maatregelen die u kunt nemen, zal uw belastingkantoor zeker helpen om klantgegevens effectiever te beveiligen.
Beveiligingssoftware
Hoe goed beveiligingssoftware ook wordt, er zijn cybercriminelen die het spel een stap voor lijken te blijven. Als u echter een belastingkantoor runt, is het niet echt een goed idee om de dreiging te negeren en u helemaal niet bezig te houden met beveiligingssoftware. Als u investeert in antivirus- en firewallsoftware, bent u zeker op een betere plek dan helemaal niets te hebben.
Op abonnementen gebaseerde beveiligingspakketten worden ook voortdurend bijgewerkt, wat betekent dat nieuwe bedreigingen hopelijk worden gestopt voordat cybercriminelen toegang kunnen krijgen tot uw klantgegevens. Het is van vitaal belang om zoveel mogelijk obstakels te hebben om cybercriminelen te stoppen en te voorkomen dat fraudeurs van identiteitsdiefstal de gegevens van klanten kunnen bemachtigen, waaronder mogelijk hun allerbelangrijkste burgerservicenummer.
Hoewel veel beveiligingssoftware en firewallpakketten dynamisch worden bijgewerkt, is het de moeite waard om in de gaten te houden wat uw abonnement doet. Zorg er ook voor dat u voorkomt dat er iets vervalt, zoals het verlopen van een abonnementsaccount. Terwijl u de instellingen van uw beveiligingssoftware aan het herzien bent, is het ook een verstandige zet om te kijken naar betere coderingssoftware voor schijven, als u die nog niet hebt geïnstalleerd, om andere bases in de netwerkregelingen van uw belastingkantoor te dekken.
Gegevensbescherming
Als u een belastingkantoor runt, heeft u hoogstwaarschijnlijk een aanzienlijke hoeveelheid opgeslagen gegevens binnen het bedrijf nodig. Zoals vaak ook vaak wordt gemeld, komen gevallen waarin opgeslagen gegevens worden gecompromitteerd vrij vaak voor, waarbij veel systemen worden gehackt door externe bronnen. Dat betekent dat u maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat al uw klantgegevens, evenals de informatie van uw interne belastingkantoor, worden versleuteld.
Bedrijven maken steeds meer gebruik van de vele verschillende mogelijkheden die externe servers en cloudgebaseerde back-upsystemen bieden. Veel van deze hebben veel betere beveiligingsmaatregelen getroffen dan misschien een op zichzelf staand bedrijf kan hopen te hebben. Het is de moeite waard om uw opties te bekijken als het gaat om zoiets als een van de beste cloudgebaseerde back-upsystemen, aangezien ze vaak verrassend betaalbaar zijn.
Als u overstapt naar een cloudgebaseerde installatie, zorg er dan voor dat u verstandig bent als het gaat om het buiten bedrijf stellen van oude schijven. Alle hardware die binnen uw belastingkantoor is gebruikt, moet worden gewist; Zorg ervoor dat er van tevoren een back-up is gemaakt van alle gegevens op de schijven. Hoewel een verouderd stuk hardware, zoals een oude schijf, voor niemand interessant lijkt, kunnen cybercriminelen het buitengewoon nuttig vinden. Zorg er dus voor dat u tijd besteedt aan het onleesbaar maken van deze oude eenheden.
Beweging volgen
Het maakt niet uit hoe groot of klein uw belastingkantoor is, er is een constante behoefte om de activiteit binnen uw klantaccounts te volgen. Het is van vitaal belang om alles in de gaten te houden dat er misschien niet goed uitziet of lijkt. Een van de handigste hulpmiddelen om dit te doen, is door gebruik te maken van het Electronic Filing Identification-nummer, of EFIN, dat de IRS uitgeeft aan personen en bedrijven die door de interne belastingdienst zijn goedgekeurd als geautoriseerde aanbieders van e-bestanden.
U moet het aantal belastingaangiften dat binnen uw bedrijf wordt ingediend, zorgvuldig bewaken, wat kan worden gedaan met behulp van de EFIN. Dit zou een veel eenvoudiger monitoring mogelijk moeten maken en u in staat stellen om frauduleuze retouractiviteiten op te sporen, omdat deze moet worden opgenomen in al het elektronische retourmateriaal dat aan de IRS wordt geleverd.
Hoewel het systeem dat de IRS heeft, goed is, kunt u de zaak helpen door ijverig te blijven en ervoor te zorgen dat uw belastingkantoor er alles aan doet om klantgegevens te beschermen. Let op tekenen van frauduleuze activiteiten en bedreigingen van cybercriminelen, zoals geweigerde retourzendingen, kennisgevingen met betrekking tot klantretouren die nog niet zijn ingediend of andere onregelmatigheden die die alarmbellen zouden kunnen en moeten doen rinkelen.
Fraude melden
Als u iets ongewoons tegenkomt, of iets ontdekt dat overduidelijk frauduleus is, dan is de volgende stap om zo snel mogelijk actie te ondernemen. Voor personen als belastinggerelateerde inbreuken wilt u onmiddellijk contact opnemen met de IRS door hen op de hoogte te stellen van de details. Als u de diensten van andere bedrijven gebruikt om uw klantgegevens te beschermen, wilt u hen dat ook laten weten.
Hoewel dit allemaal gaande is, is het ook essentieel om te onthouden dat u uw gevoelige klantinformatie moet beschermen, dus zorg ervoor dat u niets deelt met iemand anders dan de IRS. Zelfs als u de hulp van externe IT- en beveiligingsprofessionals gebruikt, is het toch verstandig om de kring van mensen die bij een onderzoek betrokken zijn, zo klein mogelijk te houden.
- Bekijk onze verzameling van de beste bescherming tegen identiteitsdiefstal