Tijd is geld, zoals het adagium luidt, en dat zou het motto op het wapen zijn als Hubstaff er een had.
En volgens de Hubstaff-website heeft dit bedrijf vandaag een terugkerende maandelijkse omzet van $ 499.000 en meer dan 4300 klanten.
In deze sector zijn dat bescheiden aantallen, maar Hubstaff groeit met drie verschillende producten.
Dit zijn;
- Hubstaff Task - een projectmanagementtool
- Hubstaff Talent - voor het vinden van getalenteerde mensen over de hele wereld
- Hubstaff - een tool voor tijdregistratie en bewaking
Het is de tijdregistratietoepassing die we vandaag zullen beoordelen, een oplossing die een radicaal andere benadering heeft om het personeel te monitoren dat voor uw bedrijf zou kunnen werken.
- Wil je Hubstaff proberen? Bekijk hier de website
Kenmerken
De aanpak van Hubstaff is er niet een die veel surveillanceproviders hebben gevolgd, en daarom is het zeer geschikt voor sommige bedrijfsmodellen en minder geschikt voor andere.
Wat Hubstaff biedt, is een eenvoudige trackingoplossing die automatisch koppelt aan de salarisadministratie, waardoor personeel rechtstreeks voor werktijd wordt betaald in plaats van enige andere statistiek.
Volgens Hubstaff is de oplossing bedoeld om stressvrije werkmonitoring te bieden, waarbij beheerders snel een overzicht kunnen krijgen van waar werknemers zich in elk project bevinden via screenshots, applicatiegebruik, bezochte websites en GPS-locatie.
Niet inbegrepen is een keylogger, omdat Hubstaff niet dat type trackingproduct is.
Het zal controleren of het toetsenbord wordt gebruikt en de muis is bewogen, maar dat is de limiet van hoe invasief het wordt.
Tijdbeheer op het systeem kan op twee verschillende manieren worden gedaan, afhankelijk van hoe u tijd wilt registreren voor projecten of taken.
Er kan een eenvoudig handmatig urenformulier worden gemaakt dat de werktijden aangeeft, en vervolgens wijst het personeel de delen ervan aan die ze hebben gewerkt en hoe deze tijd is toegewezen.
Als dit klinkt als een projectmanagementtool, dan is het een beetje, maar je kunt geen toekomstige gebeurtenissen invoeren om dat potentieel te ontsluiten.
Als alternatief heeft Hubstaff een app die kan worden geïnstalleerd op een computer of mobiel apparaat met de naam ‘stopwatch’ die de werknemer kan activeren om aan te geven dat ze aan het werk zijn en vervolgens opnieuw kan klikken om de klok te verlaten.
Afhankelijk van hoe u uw dag doorbrengt, kan dit goed werken of erg vervelend zijn. Omdat als u midden in Project A werkt en de leider van Project B belt, u moet stoppen en vervolgens de stopwatch opnieuw moet starten en dat dan moet herhalen wanneer het gesprek is beëindigd.
Voor een drukbezet persoon die met meerdere projecten werkt en er snel tussen wisselt, kan dit een nachtmerrie worden, waarbij je vergeet op de knop te klikken en de tijd wordt toegewezen aan het verkeerde project, of je werkt gratis.
De situaties waarin deze oplossing het meest van toepassing is, zijn die waarin werknemers ofwel vanuit huis werken of mobiel zijn, zoals verkopers en bezorgers.
Het kan ook geschikt zijn voor thuisgebaseerde telesales en gedistribueerde projecten waarbij pakketwerk voor veel bijdragers nodig is. Accountancy, softwareontwikkeling, leadgeneratie, het zou allemaal geschikt zijn.
Waar dit zich niet voor leent, is juridisch bewijs tegen een werknemer, waarschuwingen dat gevoelige gegevens naar een USB-sleutel zijn gekopieerd of dat de ene werknemer de andere misbruikt door zijn computer te gebruiken.
Een uniek verkoopargument van deze oplossing zijn de integraties met andere applicaties. Waaronder; GitHub, Jira, Zoho Projects, FreshBooks, QuickBooks (Windows en online), Salesforce, Freshdesk, Zendesk en anderen.
Bij sommige van deze integraties is het niet nodig om de werkuren van het accountantspersoneel in het salarissysteem te laten invoeren, aangezien de werkuren automatisch kunnen worden gekoppeld aan de werknemersrecords op bijvoorbeeld FreshBooks of QuickBooks.
Er wordt hier verondersteld dat werknemers Hubstaff goed genoeg begrijpen om hun eigen loon niet te verknoeien, maar het biedt de mogelijkheid om een flexibel werkmodel met rekeningen te stroomlijnen.
Koppel
De Hubstaff-interface gebruikt de beproefde en beproefde benadering van het segmenteren van het scherm om menu's aan de linkerkant te houden en het uitbreidbare inhoudspaneel aan de rechterkant.
Deze lay-out werkt vooral goed bij beeldschermen met een hogere resolutie, aangezien het inhoudspaneel wordt vergroot om per definitie meer weer te geven.
Onze enige kritiek op de interface is dat deze te veel ruimte gebruikt om er aantrekkelijk uit te zien, en dat er meer gegevens zouden kunnen worden weergegeven als de ontwerpers niet overal verliefd waren op witte ruimtes.
Een meer gecomprimeerde presentatie kan echter ontmoedigend zijn voor nieuwe gebruikers, en de huidige lay-out is zeer benaderbaar.
Veiligheid
De beveiliging van Hubstaff wordt verbeterd door het gebruik van Amazon AWS als opslagplaats voor vastgelegde schermafbeeldingen. Deze service wordt als redelijk veilig beschouwd en staat bekend om zijn hoge beschikbaarheid.
De toegang tot het systeem wordt echter alleen bepaald door een e-mailadres en een wachtwoord, en Husbstaff omvat geen tweefactorauthenticatie of enige andere externe verificatiemethode.
Als u bedenkt dat als dit systeem wordt gehackt, dit gevolgen kan hebben voor de lonen van werknemers, de beveiliging van de webinterface niet zo sterk is als we zouden willen.
De enige goedmaker is dat betalingssystemen, zoals Paypal, afzonderlijke authenticaties vereisen om ze te verbinden of om bestaande inloggegevens te behouden.
Plannen en prijzen
Hubstaff heeft vier abonnementen als u de gratis optie voor één gebruiker opneemt. De drie betaalde opties worden Basic, Premium en Enterprise genoemd en kosten $ 7, $ 10 en $ 20 per gebruiker per maand met extra functies die op elk niveau worden toegevoegd.
Deze prijzen zijn gebaseerd op maandelijkse contracten en deze kosten kunnen worden verlaagd tot $ 5, 8 $ en $ 16 voor degenen die bereid zijn jaarlijks te betalen. Hoewel u ook moet weten dat het minimumaantal gebruikers twee is, is de laagste uitgave dus het dubbele van deze bedragen, hoe u ook betaalt.
Wat de bovenste twee niveaus, Premium en Enterprise bieden, is een compleet mechanisme om de activiteit van werknemers te koppelen aan betaling en facturering. En Enterprise gaat nog een stap verder met Fleet Tracking en een conciërge-account.
Waar deze kosten geen rekening mee houden, zijn eventuele glijdende kosten per volume, hoewel we zeker weten dat Hubstaff geïnteresseerd zou zijn in het bespreken van prijzen voor accounts met een hoog volume.
Het maximale aantal gebruikers dat elk plan ondersteunt, is momenteel 350.
Wat betreft het product, het is een merkwaardig vreemde benadering van timemanagement, waarbij de nadruk ligt op het proberen werknemers zichzelf te laten beheren door vast te leggen wat ze doen, zodat ze negatief of positief kunnen worden vergeleken met hun collega's.
Hubstaff probeert te beargumenteren dat dit niet invasief of ondermijnend is voor het vertrouwen van werknemers op hun blog, hoewel het de moeite waard is om op te merken dat niet iedereen die ervoor koos om op die berichten te reageren, het eens was met hun positieve kijk op dit scenario.
Op de Hubstaff-websitebronnen zijn verschillende documenten te vinden die de mogelijke negatieve impact op werknemers en de juridische implicaties van het monitoren van personeel bespreken.
Deze documenten zijn helaas gebaseerd op de VS en houden geen rekening met de wetgeving, naleving en beperkingen die elders worden toegepast.
Ze zeggen wel dat ze een advocaat moeten raadplegen voordat ze een systeem implementeren, en we staan volledig achter die suggestie.
Hubstaff lijkt van plan werknemers te schande te maken om hun werkgevers alleen te factureren voor de tijd dat ze 100% met werk bezig zijn en hen aan te moedigen om alle andere activiteiten persoonlijk te maken die niet op hun urenstaat staan.
Wat deze benadering mist, is een redelijke controle over hoe ver dit kan gaan en hoe onderdrukkend een regime dat zou kunnen veroorzaken. Eentje waarbij je beperkt hoe lang je iets op het scherm leest, omdat de medewerker naast je als productiever wordt ervaren.
Ervaren medewerkers die hun opdrachten snel voltooien, zullen door dit systeem veel minder gestrest raken dan een nieuwe werknemer die hun kennis niet heeft, waardoor een zinken of zwemmen mentaliteit wordt aangemoedigd die uiteindelijk leidt tot een hoger personeelsverloop.
Eindoordeel
Zoals bij veel bewakingstools, moet de verwachting zijn dat Hubstaff de productiviteit van al het personeel verhoogt en diegenen helpt die minder productief zijn.
Het is aan een potentiële klant om te beslissen of de prijs voor het bereiken van die verbeteringen de moeite waard is om te betalen, zowel wat betreft licentiekosten als personeelsmoreel.
- We hebben ook de beste software voor werknemersmonitoring verzameld.