De pandemie van het coronavirus heeft de manier waarop professionals vergaderingen bijwonen en samenwerken drastisch veranderd. Met de sluiting van kantoren en de opkomst van werken op afstand wereldwijd, is videoconferenties voor veel mensen de norm geworden.
Hoewel videovergaderplatforms zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet ervoor hebben gezorgd dat mensen tijdens de coronaviruspandemie met elkaar in contact konden blijven, verlopen videogesprekken niet altijd volgens plan. Er zijn veel problemen die kunnen optreden tijdens een videogesprek, of het nu gaat om een onstabiele internetverbinding, ongewenste achtergrondgeluiden, een afleidende achtergrond, een microfoon van slechte kwaliteit of iets anders.
Maar gelukkig zijn er veel dingen die u kunt doen om uw ervaring met videoconferenties te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een schema maken, uw microfoon uitschakelen wanneer andere mensen aan het woord zijn, een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking gebruiken, een achtergrond instellen, technische controles uitvoeren voordat u belt, ervoor zorgen dat u in een goed verlichte kamer zit, en veel van andere stappen. Blijf lezen om erachter te komen hoe u uw videogesprekken naar een hoger niveau kunt tillen.
- Dit zijn de beste cloud-telefoonsystemen op de markt
Zet je microfoon uit als je niet praat
Wanneer je een videogesprek voert met meerdere mensen, is er niets vervelender dan achtergrondgeluiden horen uit de microfoon van iemand die niet spreekt. Het resultaat is dat sprekers worden afgeleid, terwijl degenen die luisteren niet kunnen horen wat de spreker zegt.
Het is gebruikelijk om uw microfoon uit te schakelen als u niet praat tijdens een videogesprek. Dit zorgt ervoor dat je microfoon niet per ongeluk achtergrondgeluiden oppikt die een videogesprek kunnen verstoren.
Stel een schema op
Ongeorganiseerde videogesprekken zijn een nachtmerrie, vooral wanneer mensen elkaar constant onderbreken, de gastheer blijft wisselen tussen onderwerpen of het gesprek urenlang doorgaat. Daarom is voorbereiding essentieel.
Maar hoe zorg je ervoor dat een videogesprek goed wordt georganiseerd? Een geweldige manier om dit te doen, is door een schema te maken met alle tijdstippen, sprekers, onderwerpen, doelstellingen en andere essentiële componenten van een videovergadering. Nadat u een schema heeft gemaakt, kunt u dit naar alle deelnemers sturen voordat het videogesprek plaatsvindt en het toevoegen aan de beschrijving van het gesprek.
Gebruik een koptelefoon
Veel mensen gebruiken de ingebouwde microfoon en luidsprekers op hun laptop, desktopcomputer, smartphone of tablet om deel te nemen aan videogesprekken. Maar er zijn veel redenen waarom u dit niet zou moeten doen, zoals de microfoon van uw apparaat die achtergrondgeluiden oppikt, de standaardmicrofoon met technische problemen of andere mensen die een videogesprek kunnen horen omdat u zich in een openbare ruimte bevindt. of een druk kantoor.
Is er dus een alternatief voor het gebruik van de microfoon en luidsprekers van uw apparaat voor videogesprekken? Ja, u kunt gewoon een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking aansluiten. Deze blokkeren achtergrondgeluiden, pikken uw stem nauwkeurig op en zorgen ervoor dat niemand uw videogesprekken kan afluisteren. Hier zijn een paar opties om te proberen.
Koop een aparte webcam
Tegenwoordig is de overgrote meerderheid van de aangesloten apparaten uitgerust met camera's aan de voorzijde voor videogesprekken. Maar als uw apparaat er geen heeft of als de kwaliteit van uw ingebouwde webcam niet de beste is, kunt u altijd een afzonderlijke webcam kopen om op uw apparaat aan te sluiten. Mocht je hulp nodig hebben bij het kiezen van een goed model, dan hebben we al de beste webcams op een rijtje gezet.
Stel een achtergrond in
Of je nu in een drukke koffieshop zit, in bed ligt of over straat loopt, er zijn vaak momenten dat je backdrop niet geschikt is voor een professioneel videogesprek. Maar het mooie van moderne videoconferentieplatforms zoals Zoom en Microsoft Teams is dat u hiermee uw achtergrond kunt wijzigen om uw gesprek er professioneler uit te laten zien.
Afhankelijk van de gelegenheid kun je zelfs een leuke achtergrond kiezen. De beste platforms voor videoconferenties bieden bibliotheken met een groot aantal vooraf ontworpen achtergronden en u kunt zelfs uw eigen achtergronden uploaden. Hoe dan ook, u hoeft zich geen zorgen te maken dat uw sokken tegen de achtergrond van een belangrijk videogesprek sluipen.
Controleer van tevoren uw technologie en software
De meeste mensen hebben technische problemen ondervonden tijdens een videogesprek, of uw microfoon nu niet werkt, uw luidsprekers geen geluid afspelen, uw webcam niet wordt ingeschakeld, uw apparaat crasht of een ander probleem dat een virtuele vergadering. Hoewel technische problemen soms niet kunnen worden verholpen, kunnen ze meestal worden vermeden door te controleren of alles actief is voordat er een videogesprek plaatsvindt.
U moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat het videoconferentieplatform op uw apparaat is geïnstalleerd; controleer of uw microfoon, luidsprekers en webcam werken; de link hebben om deel te nemen aan het gesprek; en maak verbinding met de best beschikbare internetverbinding.
Zorg dat er een oplader in de buurt is
Een ander probleem dat vaak optreedt tijdens een videogesprek, is dat uw apparaat plotseling leeg raakt en wordt uitgeschakeld. Hierdoor kunt u grote delen van een belangrijk videogesprek missen. Maar u kunt dit probleem eenvoudig oplossen door een oplader in de buurt te hebben of uw apparaat tijdens een hele videogesprek op een stopcontact aangesloten te houden.
Kijk het stuk
Wat je tijdens een videogesprek gaat dragen, is ook het overwegen waard. Als je een videogesprek organiseert of eraan deelneemt op het werk, is het belangrijk om er professioneel uit te zien. Op kantoor draag je bijvoorbeeld geen pyjama. Hoewel niet iedereen een pak of een zwarte jurk hoeft aan te trekken tijdens een videogesprek, is gepaste kleding toch essentieel. Tegelijkertijd is het de moeite waard om je haar te borstelen als je net uit bed bent gerold en op het punt staat deel te nemen aan een videogesprek.
Controleer de verlichting
Verlichting is een andere belangrijke factor waarmee u rekening moet houden als u de ervaring van videoconferenties wilt verbeteren. Als je in een donkere kamer zit, kunnen de andere deelnemers je niet zien tijdens het videogesprek. Om dit te voorkomen, kunt u proberen bij een raam of kunstlicht te gaan zitten. Zorg ervoor dat de lichtbron niet te overweldigend is. Anders kunnen mensen nog steeds moeite hebben om u tijdens het gesprek duidelijk te zien.
Selecteer een topplatform voor videoconferenties
Tegenwoordig zijn er veel verschillende videoconferentieplatforms op de markt. En het kiezen van een best beoordeelde provider is een snelle en gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat uw ervaring met videogesprekken geweldig is. Maar welke provider moet je kiezen? Onze favoriete platforms voor videoconferenties zijn GoToMeeting, RingCentral Video, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom-vergaderingen en nog veel meer.
- We hebben ook de beste PBX-telefoonsystemen