De beste software voor het bewerken en beheren van documenten kan het eenvoudiger en gemakkelijker maken om uw documenten binnen een teamomgeving te beheren.
De beste apps voor het bewerken van documenten1. Microsoft 365
2. Evernote
3. WPS Office
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Software voor het bewerken en beheren van documenten komt steeds vaker voor naarmate bedrijven het werken vanuit huis blijven promoten. Dit betekent dat medewerkers op afstand kunnen werken terwijl ze toch kunnen samenwerken en dezelfde documenten kunnen opslaan waaraan ze werken.
Hoewel er een aantal kantoorsuites en opties voor documentopslag beschikbaar zijn, werken ze niet allemaal goed als het gaat om samenwerking. Het is niet alleen zo dat werknemers bestanden net zo vaak moeten kunnen delen als in realtime aan dezelfde bestanden moeten kunnen werken, zoals spreadsheets en documenten.
Dit betekent dat de beste software voor het bewerken en beheren van documenten hier rekening mee moet kunnen houden, terwijl er toch een goed systeem van archivering en archivering wordt gehandhaafd, terwijl dergelijke bestanden indien nodig beschikbaar moeten blijven voor bewerking door het team. Vaak betekent dit dat er clouddiensten voor documentopslag in de software worden ingebouwd, of op zijn minst als optie beschikbaar zijn.
We zullen daarom hieronder de beste documentbewerkings- en beheersoftware aanbieden, die het niet alleen gemakkelijk maakt voor teams om mee te werken, maar ook zorgt voor een veilige en beveiligde opslag van documenten.
- We hebben de beste cloudopslag uitgelicht.
1. Microsoft 365
De originele en beste kantoorproductiviteitssuite
Redenen om te kopen
+ Marktleider + Essentiële kantoorhulpmiddelen + CloudgebaseerdMicrosoft Office is waarschijnlijk het platform waar de meeste mensen als eerste aan denken als het gaat om kantoorproductiviteitssuites, waarbij het cloudgebaseerde Microsoft 365 (voorheen Office 365 genaamd) de nieuwste versie is.
Wat ervoor zorgde dat Office marktleider werd, is de uitgebreide manier waarop gegevens door verschillende applicaties kunnen worden gedekt en tussen hen kunnen worden verplaatst, waardoor het werken efficiënter en probleemloos verloopt. Met Word, Excel, PowerPoint en Outlook als de kernprogramma's, omvatten deze alles van documenten, spreadsheets, presentaties en e-mails - in feite voorzien in de meest essentiële kantoorbehoeften. Daarnaast biedt OneDrive online opslag en back-ups om uw bestanden veilig te houden.
Hoewel er alternatieven zijn voor Microsoft 365, proberen de meeste rivalen Microsoft in te halen in plaats van innovatieve nieuwe functies te bieden, en Microsoft 365 blijft nog steeds de kantoorsuite met de meest uitgebreide reeks functies. En zelfs als u een van deze alternatieven gebruikt, is de kans groot dat u gaat werken met documentindelingen die speciaal voor MS Office zijn gemaakt en gegevens verwerkt van klanten en leveranciers die het MS Office-platform gebruiken.
Hoewel Microsoft 365 zijn critici heeft, komt het erop neer dat niemand kantoorproductiviteit beter doet dan Microsoft, en de kerntoepassingen in Office moeten nog worden verbeterd.
2. Evernote
Koning van het maken van aantekeningen
Redenen om te kopen
+ Verwerkt handgeschreven notities + Eenvoudige samenwerking + Goed aanbod aan app-integratiesEvernote is, zoals de naam al doet vermoeden, een beetje kleiner geworden en is, zoals de naam al doet vermoeden, gespecialiseerd in het maken, archiveren en delen van notities, en wordt al een aantal jaren op grote schaal toegepast op de werkplek (en door individuen).
Ondanks zijn digitale samenstelling kan het handgeschreven notities, bonnen en audiobestanden verwerken en maakt alles toegankelijk op zowel desktop als mobiele apparaten. Het heeft ook de samenwerkingsfactor, waarbij gebruikers kunnen werken aan gedeelde notebooks die onmiddellijk worden bijgewerkt bij het bewerken.
Evernote is beschikbaar voor bedrijven met basis-, plus- en premiummodellen. Dit breidt de opslagruimte van het gratis aanbod uit en maakt het gemakkelijk om inhoud te delen, belangrijke documenten te digitaliseren, beeldgerichte brainstormsessies vast te leggen en de financiën bij te houden.
U denkt misschien dat Evernote goed zou werken naast uw huidige tekstverwerkings- en productiviteitstools, in plaats van in plaats van. Een dergelijke vraag is opgemerkt - woordspeling bedoeld - en de service kan volledig worden geïntegreerd met Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce en anderen.
3. WPS Office
Een krachtige gratis mobiele kantoorsuite
Redenen om te kopen
+ Krachtige reeks functies + Ondersteunt een breed scala aan bestandstypen + PDF-manager + Gratis te gebruikenWPS Office is een alles-in-één kantoorproductiviteitssuite met een volledige reeks functies voor het bewerken en beheren van documenten.
Hoewel het beschikbaar is om te downloaden naar Windows-pc's, heeft het vooral succes geboekt als een mobiel kantoorpakket voor iOS en Android.
Hoewel de pc-versie een gratis basisversie en een meer geavanceerde betaalde versie heeft, is de mobiele versie van WPS Office gratis en wordt deze ondersteund door niet-opdringerige advertenties, hoewel je een abonnement kunt betalen om ze te verwijderen.
Waar WPS Office het beste tot zijn recht komt, is het enorme aantal soorten verschillende bestanden dat kan worden bewerkt of beheerd, van het brede scala aan documenttypen tot aanvullende bestandsindelingen zoals PDF en XML, evenals een aantal programmeerbestandstypen.
Het is gemakkelijk om Office-bestanden tussen typen te converteren, of het nu gaat om documenten, spreadsheets of presentaties, en er wordt gratis een volledig functionele PDF-editor en -manager meegeleverd.
Bestanden kunnen automatisch in de cloud worden opgeslagen via verschillende services, niet in de laatste plaats Google Drive, DropBox en OneDrive.
- Lees onze volledige WPS Office-recensie.
4. PandaDoc
Documentbeheer om uw bedrijfsresultaten een boost te geven
Redenen om te kopen
+ Speciale functies voor bedrijven en verkoop + Eenvoudig te beheren, organiseren en hergebruiken van activaRedenen om te vermijden
-Geen live samenwerkingsoptie op documentenVerkoopgerichte documentmanager PandaDoc beschrijft zichzelf als ‘de toekomst van documenten’, en het rapporteert statistieken die blijkbaar het verschil laten zien dat het maakt voor de bedrijfsresultaten. Volgens de service melden klanten dankzij PandaDoc 50% minder papierwerk, 30% hogere afsluitingspercentages en 15% hogere waarde per afsluitingstarief.
Je verkoopteam kwijlt, maar wat doet het programma precies? Functies omvatten een documenteditor die wordt geleverd met themasjablonen voor consistente branding, inhoud en afbeeldingsbibliotheken om herbruikbare activa op te slaan, kosten- en margecalculators, documentanalyses om te laten zien hoe lang mensen aan elk item besteden, een configuratie, prijs en offerte (CPQ ) tool en nog veel meer.
Hoewel werkruimten beschikbaar zijn voor samenwerking, kunnen meerdere gebruikers niet tegelijkertijd toegang krijgen tot een document en eraan werken, wat als een nadeel voelt. Desalniettemin zal de zakelijke focus van PandaDoc aantrekkelijk zijn voor diegenen die specifiek de verkoop en financiën willen beheren via hun documentmanager, iets wat de andere services die we hebben besproken niet bieden.
5. Adobe Document Cloud
Voor uitgebreid PDF-beheer
Redenen om te kopen
+ Bewerk en beheer PDF's + e-ondertekeningsoptie + Bestanden samenvoegenRedenen om te vermijden
-Beperkt tot pdf-bestandenDe Adobe Document Cloud werkt met het eigen PDF-bestand, in plaats van met een reeks veelgebruikte bestandstypen, zoals sommige van de hierboven genoemde software. In zakelijke PDF-bestanden zijn echter alomtegenwoordig, dus het is logisch om een speciaal softwarepakket te hebben dat niet alleen hiermee kan werken, maar ook het breedste scala aan bewerkingsfuncties mogelijk maakt.
Hoewel veel mensen bekend zullen zijn met het alleen-lezen PDF-bestand, biedt de Adobe Document Cloud het volledige scala aan maken en bewerken, zelfs met bestaande PDF-bestanden. Er zijn ook extra functies, zoals de mogelijkheid om PDF's samen te voegen, wachtwoordbeveiliging en PDF-documenten te ondertekenen voor het retourneren van overeenkomsten.
Dit maakt de Adobe Document Cloud zowel ongelooflijk veelzijdig als nuttig als platform voor het bewerken en beheren van documenten, waardoor volledige controle over uw bestanden mogelijk is op manieren die gewone documentindelingen niet ondersteunen.
Bovendien, omdat zoveel bedrijven documenten naar PDF-indeling scannen voor hun digitale archieven, maakt dit Adobe Document Cloud een nog belangrijker onderdeel van uw kantoorsoftwareaanbod, zelfs als u ook andere programma's voor verschillende taken gebruikt.
En aangezien documenten vaak naar PDF-indeling kunnen worden geëxporteerd door andere kantoorsoftware, kan dit de Adobe Document Cloud een soort hoofdcontroller maken voor al uw documentbewerking en -opslag.
- Lees onze volledige Adobe Document Cloud-recensie.
Overweeg ook deze documenteditors
Overbelasting van documenten in uw bedrijf? eFileCabinet is hier om u te helpen door bestanden vast te leggen, op te slaan, te beheren en te delen. Het komt ook als een mobiele app, waarmee gebruikers kunnen klikken en afbeeldingen van documenten kunnen uploaden en vervolgens kunnen worden verwerkt en gearchiveerd.
Microsoft wil uw krabbels en kortere teksten en uw langere documenten met Een notitie Evernote aannemen in de wereld van het bewerken en beheren van notities. Degenen die al goed ingebed zijn in het Office-ecosysteem, kiezen wellicht voor de versie van Microsoft.
U denkt misschien dat we inmiddels alles hebben besproken wat u met een document kunt doen, maar nee. Voer de specialist voor e-handtekeningen in DocuSign, waarmee bedrijven en hun klanten snel en eenvoudig een volledige reeks documenten en formulieren online kunnen ondertekenen zonder gedoe met training of extra software om te installeren.