Sweep is een app voor iOS of Android die tot doel heeft het hele proces van het bijhouden van reis- en onkostenuitgaven te vereenvoudigen. Sweep heeft het extra voordeel dat het wordt aangedreven door Open Banking, wat betekent dat u de app kunt gebruiken om verbinding te maken met uw bankrekeningen en, in theorie, ook gemakkelijk kunt werken om zowel uitgaven als geld dat binnenkomt, te volgen.
- Wil je Sweep proberen? Bekijk hier de website
Op het eerste gezicht hebben de makers van Sweep ernaar gestreefd het reis- en onkostenproces te stroomlijnen door alles samen te voegen tot één pakket. U kunt momenteel echter kiezen tussen twee varianten: Sweep Expenses en Sweep Travel, wat een beetje verwarrend is voor degenen die de app voor het eerst bekijken. Het geautomatiseerde onkostenregistratiesysteem is bedoeld voor alles, van freelancers en start-ups tot kleine en middelgrote ondernemingen.
Sweep wordt ook geleverd met een verzameling rapportagetools voor beter accountbeheer. De Travel-editie biedt meer functies, waaronder het kunnen boeken van accommodatie en andere benodigdheden voor zakenreizen. Andere opties die het bekijken waard zijn, zijn onder meer FreshBooks, Invoice Expert Lite, Paypal Invoicing en NCH Express Invoice.
Prijsstelling
Zoals we hierboven vermeldden, zijn er eigenlijk twee verschillende producten om uit te kiezen: Sweep Expenses en Sweep Travel. Sweep Expenses worden momenteel geprijsd op £ 5 / maand / gebruiker, waarbij de eerste 5 uitgaven van de maand gratis zijn. Dit maakt het een tool die geschikt is voor kleine teams met minimale kosten om te archiveren.
Het andere product, Sweep Travel, kost £ 10 / maand / gebruiker (+ 2,5% boeking) en is inclusief toegang tot Sweep Expenses. Volgens een woordvoerder van het bedrijf heette dit voorheen Sweep Premium. Als u de behoefte heeft om meer uitgaven te verwerken en over het algemeen een pakket met meer functies wilt, dan is Sweep Travel het pakket om voor te gaan.
Simpel gezegd: met Sweep Travel kunt u alle functies van Sweep Expenses gebruiken.
Kenmerken
Er zijn verschillende belangrijke functies die Sweep een waardige optie maken als u zowel reis- als onkostenverplichtingen wilt aanpakken. Er is een selfservice-boekingsplatform voor reisgerelateerde problemen, plus een in-app-ontwerp voor het goedkeuren van reizen en onkosten. Het aanpakken van uitgaven kan worden gedaan met behulp van Sweep's slimme hulpmiddelen voor het categoriseren van betalingen, terwijl er ook realtime transactietracking is.
De app lijkt een beetje een werk in uitvoering te zijn met steeds meer functies. Logboekkosten kunnen worden gedaan in de aloude traditie van het maken van een foto op uw smartphone of het vastleggen ervan als een pdf om online transacties te loggen. Sweep is handig omdat het een groot deel van de velden automatisch vult wanneer u nieuwe uitgaven toevoegt, dus qua functies doet het alles wat u van software van dit type mag verwachten.
Zodra u een selectie van uitgaven heeft, bijvoorbeeld van een maand of een evenement, kunt u een gedetailleerd rapport maken, dat vervolgens kan worden verspreid als CSV-bestand, pdf of per e-mail kan worden verzonden. Hierin staan al uw uitgaven vermeld, die vervolgens kunnen worden goedgekeurd door de betreffende afdeling. Gemakkelijk.
Prestatie
Over het algemeen lijkt Sweep redelijk goed te zijn in het vasthouden van uw hand als het gaat om het bijhouden van uitgaven en werkt het goed via de app. Een functie zoals de dynamische manier waarop het u op de hoogte kan stellen van uitgaven is een kleinigheid, maar het is enorm praktisch. De interface is licht en luchtig, dus er zijn geen echte onhandige irritaties als je je weg vindt.
Makkelijk te gebruiken
Na het downloaden van de app, voor iOS of Android, is het eerste dat u wilt doen, een koppeling naar uw bankrekeningen. De software-interface is mooi ingedeeld, dus het is heel eenvoudig om dit proces voor meer dan één account te doorlopen. Met een simpele tik op het scherm kunt u extra accounts toevoegen wanneer dat nodig is. Dit is echt de sleutel tot hoe Sweep werkt, omdat transacties dynamisch on-the-fly worden bijgewerkt.
Dat betekent dat u altijd up-to-date informatie krijgt over uw financiën en eventuele nieuwe transacties. Met de app kunt u projectgebieden binnen de software maken waarmee u uw verschillende reis- en onkostenverantwoordelijkheden kunt beheren. Het is daarom gemakkelijk om snel een speciale map te maken voor maandelijkse tracking of bijvoorbeeld een speciale projectmap voor een specifiek evenement of zakenreis.
Ondersteuning
Hoewel er niet zoveel lijkt te zijn om in de war te raken als je eenmaal in de Sweep-app bent, is de ondersteunende website niet zo intuïtief als we hadden gehoopt. Er is de mogelijkheid om het Sweep-team berichten te sturen met behulp van een chat-tool in het browservenster, en een gedeelte met veelgestelde vragen beantwoordt veel van uw vragen.
De website van Sweep is zo minimaal, hoewel je het gevoel hebt dat je er een beetje alleen voor staat, wat in het geval van de nieuwe functies die op voortschrijdende basis lijken te worden toegevoegd, als een beetje een tekortkoming voelt.
Eindoordeel
Sweep lijkt goed doelgericht en richt zich voornamelijk op het MKB, dat geen tijd en grote budgetten beschikbaar heeft om te blijven betalen voor het verwerken van reizen en onkosten. Beide varianten van de app (Expenses en Travel) zijn gebaseerd op veilige Open Banking-technologie, wat betekent dat veel van het legwerk volledig geautomatiseerd is.
Er zijn ook tal van solide functies, met veel functionaliteit met één klik om normaal langdradige processen voor onkostendeclaraties te voltooien, samen met directe valutaconversies voor alle transacties. Voeg de krachtige rapportage-opties toe die beschikbaar zijn en Sweep wordt een zeer aantrekkelijke en niet te vergeten betaalbare oplossing voor het bijhouden van onkosten.
Hoewel dit een app is die heel duidelijk nog in ontwikkeling is, is hij best handig zoals hij is.
- Dit zijn de beste apps en software voor het bijhouden van onkosten