GoToMeeting is een van de vele strategische zakelijke tools die allemaal proberen vast te leggen wat de essentiële technologie is geworden voor degenen die apart werken.
Deze tool voor videoconferenties is ontwikkeld door LogMeIn op basis van eerdere oplossingen GoToMyPC en GoToAssist en staat vooral bekend om de hoge mate van codering die het biedt en de mogelijkheid om achter firewalls te functioneren.
Degenen die een proefperiode van 14 dagen willen ervaren, kunnen zich aanmelden op https://www.gotomeeting.com/
In deze functie helpen we u de eerste dag dat u GoToMeeting gebruikt, en geven we aan wat u kunt verwachten. Laten we aan de slag gaan met het gebruik van GoToMeeting en de essentiële informatie verstrekken die u nodig hebt om er het beste uit te halen.
- Lees hier onze volledige recensie van GoToMeeting
1. De hub
Wanneer u zich aanmeldt voor GoToMeeting, komt u eerst bij de webinterface of 'Hub' zoals deze wordt genoemd, en in sommige conferentietoepassingen is dat alles wat u nodig heeft. En u kunt hier veel doen, maar wat u niet meteen kunt doen, is een vergadering organiseren.
We zullen binnenkort bespreken welke extra stap u moet uitvoeren. Maar laten we eerst eens kijken naar de webinterface van de Hub en onze vergaderruimte organiseren.
Als gastheer van een vergadering kunt u de naam bepalen van de ruimte waarin deze wordt gehouden, mensen uitnodigen om met u mee te doen en de afspraak plannen (of indien nodig verzetten).
Maar het opzetten van de kamer is de eerste taak die u moet uitvoeren. Laten we dat nu doen door op de knop met het label ‘Uw kamer instellen’ te klikken.
2. Stel uw kamer in
De eerste vereiste voor elke kamer is dat deze een unieke naam heeft, en het is het beste om iets te kiezen waar de aanwezigen zich gemakkelijk mee kunnen identificeren. We raden aan om een standaardstructuur te hebben voor de naamgevingsruimten en vergaderingen, omdat de kans kleiner is dat mensen vergeten te komen opdagen.
We noemen onze kamer, fantasierijk denken we, Pro.
Je kunt de kamer een specifieke kleur en zelfs een thema geven als je iets onderscheidends wilt.
3. Maak een vergadering
Zodra we een kamer hebben gemaakt, kunnen we die virtuele locatie gebruiken om een vergadering te houden. De Hub heeft een grote blauwe knop om dat te doen, en dat activeert een wizard die veel vragen stelt.
Deze bevatten op de eerste pagina hoe de vergadering zal worden genoemd, wanneer deze zal plaatsvinden en of het een eenmalig evenement is of een gewone locatie.
Er zijn drie extra pagina's van de vergaderingsdefinitie, de tweede geeft aan hoe audio wordt afgehandeld, de derde is bedoeld voor personalisatie en de vierde maakt het mogelijk om een medeorganisator te definiëren en een wachtwoord te creëren dat de toegang regelt.
De mogelijkheid om een medeorganisator te hebben is een bijzonder handige functie. Omdat het een andere persoon toestaat de vergadering te hosten als de maker niet beschikbaar is.
4. Uitnodigingen
Zodra een vergadering is gedefinieerd, wordt deze weergegeven op de Hub en van hieruit kunt u de uitnodiging kopiëren naar iedereen die u wilt bijwonen.
Als u telefoons toestaat om op een nummer in te bellen en puur met audio bijdragen, dan worden hier ook de gelokaliseerde telefoonnummers getoond.
U denkt misschien dat u nu klaar bent om een vergadering te houden, maar er is een extra stap die u moet nemen voordat u klaar bent om te hosten of om deel te nemen. Op elke computer moet u de desktoptoepassing installeren.
5. Installeer de desktop-app
Als je voor een meeting op de ‘Start’ knop klikt en je hebt de desktop applicatie niet geïnstalleerd, dan kom je direct op een scherm waar je de app kunt downloaden en installeren. Het behoeft geen betoog dat als gewone gebruikers in uw bedrijf niet gemachtigd zijn om apps te installeren, er wellicht enige samenwerking nodig is met die in uw IS- of IT-afdeling om dit mogelijk te maken.
Als de applicatie eenmaal is geïnstalleerd, wordt deze gestart wanneer u op ‘Start’ klikt en u vraagt hoe u wilt deelnemen aan de vergadering.
Met dat uit de weg is de vergadering effectief begonnen, hoewel standaard de video- en audiostreams standaard zijn uitgeschakeld. Dit is geen slechte zaak, want het geeft je de kans om ervoor te zorgen dat je uiterlijk acceptabel is en dat de verlichting voldoende is voor anderen om je te zien, en dat je indien nodig een microfoon hebt aangesloten.
6. Applicatiecontroles
De GoToMeeting-applicatie heeft onderaan enkele eenvoudige bedieningselementen waarmee gebruikers video en geluid kunnen in- en uitschakelen, hun bureaublad kunnen delen en de vergadering kunnen verlaten.
Het enige verschil dat gebruikers van mobiele platforms zullen opmerken, is dat ze niet de mogelijkheid hebben om hun desktop te delen, maar in andere opzichten is het identiek. Als video is ingeschakeld, ziet u een klein paneel dat laat zien hoe uw video eruitziet, zodat u begrijpt wat anderen zien.
Een andere interessante functie is linksboven waar u een ‘REC’ opnameknop kunt zien. Hiermee wordt de vergadering opgenomen voor toekomstig gebruik.
Rechtsboven staan vier pictogrammen die het deelnemerspaneel tonen, toegang krijgen tot de ingebouwde chatfuncties, audio- en video-instellingen en een informatiegedeelte dat ook enkele ondersteuningslinks bevat.
En tot slot is linksonder een voorkeurenpictogram waar u alle standaardinstellingen kunt configureren. Deze omvatten de favoriete luidsprekers en microfoon en applicatie-integraties, en waar alle documenten met betrekking tot de vergadering lokaal worden opgeslagen.
7. Een kamer beheren
Het beheren van een kamer is heel eenvoudig. Als de uitgenodigde mensen arriveren, verschijnen ze in een paneel aan de rechterkant van de applicatie, waar u ze kunt zien.
Technisch gezien kan GoToMeeting tot 251 mensen tegelijk aan dezelfde vergadering hebben, inclusief de host, en het laat zien hoeveel er momenteel deelnemen.
Als gastheer kunt u het geluid van een deelnemer dempen, nieuwe mensen uitnodigen, de vergadering vergrendelen voor iedereen die te laat komt en toetsenbord- en muisbesturing over het hostsysteem aan een andere gebruiker geven.
En als de gastheer moet vertrekken, misschien voor een andere vergadering, kunt u elke deelnemer zelfs de presentator of organisator maken. Veel van deze functies bevinden zich in een vervolgkeuzemenu dat verschijnt als u op de punthaak rechts van het audiopictogram van de deelnemers klikt.
8. Gewoon te veel mensen
Met de mogelijkheid om met zoveel deelnemers om te gaan, kan het moeilijk zijn om bij te houden wie er aan het woord is.
Gelukkig hebben de ontwikkelaars van GoToMeeting die daarvan en kun je filteren wie er op het hoofdpaneel van de applicatie verschijnt.
Standaard heeft de app View Everyone ingesteld, en u kunt dat in het midden van de balk bovenaan zien met twee punthaken ernaast. Als u hierop klikt, wordt een menu weergegeven waarin u kunt overschakelen om alleen die deelnemers weer te geven die actief praten, die met actieve camera's of iedereen verbergen.
In ons voorbeeld waren alle camera's uitgeschakeld, daarom is die optie uitgegrijsd.
Er zijn veel andere trucs en functies voor GoToMeeting, maar hopelijk kunnen enkele van deze tips u op weg helpen.
- Beste browsers van 2022-2023: de snelste en veiligste manieren om online te gaan