Veel bedrijven maken de meest dramatische verschuiving door in onze manier van werken in decennia - zo niet in de recente menselijke geschiedenis. Sinds de pandemie van 1919 heeft de wereld geen kolossale en plotselinge verschuiving meegemaakt in hoe en waar werknemers werken en hoe ze met elkaar in contact komen.
Er zijn aanwijzingen voor goed nieuws. Op een dag zullen we weer normaal worden en zijn er enkele tekenen dat de pandemie in sommige gebieden aan het afnemen is. Er zijn echter ook tekenen dat de pandemie terrein wint in plaatsen als Frankrijk en Japan. Eén ding is zeker: werknemers zullen in de nabije toekomst thuis werken en het is verstandig om langetermijnplannen te ontwikkelen. Deze tips kunnen u helpen om nu een strategie te ontwikkelen in plaats van te hopen dat het probleem verdwijnt.
1. Ontwikkel een robuuste videocommunicatiestrategie
Prioriteit één, boven alles, is om in te sluiten op een videoconferentietool die iedereen gebruikt. Dit is de eerste stap omdat elk bedrijf moet uitzoeken hoe te communiceren op een manier die persoonlijk contact nabootst. Hiervoor zijn er redenen voor de geestelijke gezondheid van werknemers, bedrijfscontinuïteitsredenen - en financiële redenen in termen van het bedrijf. Zonder een standaardmanier om via video verbinding te maken - of dat nu een-op-een is, in kleinere groepen of als een heel bedrijf - zullen er onmiddellijke problemen zijn. Vreemd genoeg hebben veel bedrijven dit nog niet gedaan en vertrouwen op meerdere videochat-apps zoals Skype, Zoom en zelfs Apple FaceTime.
Het probleem is dat er vaak geen strategie is voor hoe dit werkt: wie heeft er betaalde accounts in de organisatie, of er beveiligingsnormen zijn of dat de videochat-app op ondersteunde apparaten draait. Het is vaak niet gedocumenteerd en er is weinig communicatie, vooral omdat deze massale verschuiving naar werken op afstand zo velen van ons overrompelde. Zelfs als er enkele standaard-apps en goede communicatie zijn, is het niet robuust genoeg om zaken als een vergadering voor alle bedrijven of een methode om urgente informatie te communiceren, aan te pakken.
2. Maak een luchtdicht thuiswerkcontract voor de werknemer
Juridische experts hebben.com verteld dat een telewerkcontract niet langer optioneel is. Het probleem is dat veel bedrijven voorafgaand aan de pandemie niet voor alle werknemers beschikten, of dat het probleem niet volledig werd aangepakt. De meesten hebben hier en daar geëxperimenteerd met werk op afstand, maar niet op deze schaal. Het is belangrijk om een contract te ontwikkelen als onderdeel van uw langetermijnplanning, te beginnen met een sectie over de gezondheid en veiligheid van werknemers. Dit beschermt hen en verduidelijkt de positie van het bedrijf, maar het beschermt ook de werkgever in termen van hoeveel het bedrijf verantwoordelijk is voor het welzijn van de werknemers. (Volgens juridische experts moet een bedrijf er nog steeds voor zorgen dat de werknemer een veilige en gezonde werkomgeving heeft, zelfs vanuit huis.)
Het contract zou naar veel andere gebieden moeten worden uitgebreid. Het moet vragen beantwoorden als: wie is verantwoordelijk voor een zakelijke breedbanddienst en tegen welke prijs? Als een door een werknemer uitgegeven zakelijke laptop is beschadigd, wie moet dan betalen voor de reparatie en hoe snel? Hoeveel uur moet de werknemer werken en hoe flexibel is de afspraak over de tijd gedurende de dag? Hoe meer het contract duidelijk maakt wat thuiswerken betekent, hoe beter. Het is ook belangrijk om deze overeenkomst niet te haasten - voor een langdurig werk-vanuit-huis-scenario waarbij iedereen op afstand is, moet het contract robuust genoeg zijn om de storm gedurende vele maanden of zelfs een jaar werken op afstand te doorstaan.
3. Beperk het aantal apps en tools dat u gebruikt om het werken op afstand te stroomlijnen
Een van de plotselinge realisaties voor veel bedrijven is dat ze afhankelijk waren van veel te veel zakelijke apps en services. Er zijn bedrijven die meerdere cloudopslagservices zoals Dropbox en Microsoft Onedrive toestaan voor verschillende teams naast de cloudopslag die ze aanbieden via hun eigen datacenter of van Amazon. Dit was al een verwarrende situatie vóór de pandemie. Het excuus van het bedrijf was dat het het personeel hielp mobiel te worden en verbonden te blijven.
Niet meer. De overvloed aan apps die door werknemers worden gebruikt (al dan niet gesanctioneerd door het bedrijf) heeft voor nog meer verwarring en chaos gezorgd, vooral voor uw helpdesk en IT-beheer. Het is niet alleen moeilijk om zoveel apps te ondersteunen, de medewerkers zijn ook in de war en minder productief. In de loop van een dag kunnen ze schakelen tussen Microsoft Teams en Slack, een Skype-gesprek starten en vervolgens Zoom op hun iPhone gebruiken voor een andere vergadering. Het creëert een hectische werk-vanuit-huis-omgeving. Het eeuwenoude concept van een "standaard desktop" is ineens veel belangrijker geworden, zelfs voor kleinere bedrijven met een "alles mag" -houding. Het is veel beter om te kiezen voor een meer voorspelbare reeks apps en services.
4. Geestelijke gezondheid
Er is nog een laatste opmerking over de langetermijnimpact van het runnen van een bedrijf met extern personeel. Het is van cruciaal belang dat u nadenkt over geestelijke gezondheid. Een week of twee thuiswerken is niet al te dramatisch, maar als werknemers maandenlang op afstand werken, kan dit spanningen en stress veroorzaken die voorheen niet bestonden. Zelfs degenen die jaren of decennia vanuit huis hebben gewerkt, zullen misschien verbaasd zijn over de geestelijke gezondheidseffecten van thuiswerken wanneer het u niet is toegestaan om mensen te ontmoeten in een coffeeshop of om te gaan winkelen in het winkelcentrum als uitstel.
Elke langetermijnstrategie zou dit probleem moeten aanpakken. Er kunnen manieren zijn om wat lichtzinnigheid in de werkdag te brengen, om extra tijd toe te voegen aan Zoom-vergaderingen om "de wind te schieten" of samen koffie te drinken. U kunt overwegen om extra zorgpakketten naar werknemers te sturen of meer Facebook Live-sessies te houden in plaats van alleen via Skype of Zoom te vergaderen.
Het mag geen kleine toevoeging zijn aan uw bedrijfsstrategie, maar centraal staan: hoe u werknemers betrokken en gefocust houdt, hoe u hen voldoende pauzes en marges geeft, hoe u persoonlijke relaties ontwikkelt en voor hen zorgt zonder constante werkverwachtingen. Werknemers die samen plezier hebben - zelfs op afstand - werken beter samen.
- We hebben de beste productiviteitssoftware gebruikt
- VPN's voor externe toegang - wat zijn dat en welke is het beste?
