Communicatie speelt een fundamentele rol in de dagelijkse bedrijfsvoering van bedrijven in alle bedrijfstakken, zowel intern als extern. En telefoons zijn nog steeds een van de meest gebruikte communicatiemethoden voor veel bedrijven.
Maar de afgelopen jaren hebben zakelijke telefoons grote veranderingen ondergaan. Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven op Voice over Internet Protocol gebaseerde telefoonsystemen. Met dergelijke systemen kunnen bedrijven bellen en berichten verzenden via smartphones, tablets, computers en andere met internet verbonden apparaten.
De aanschaf van een VoIP-systeem voor uw bedrijf biedt veel voordelen in vergelijking met traditionele telefoonoplossingen. Ze bieden grotere schaalbaarheid, kostenbesparingen, ondersteuning voor meerdere apparaten, uitstekende gesprekskwaliteit, verhoogde beveiliging, indrukwekkende gebruikerservaringen en vele andere voordelen.
Wat ook geweldig is aan VoIP-systemen, is dat ze veel verschillende functies hebben, zoals automatische assistenten, oproepdoorschakeling, oproepopname, oproep doorverbinden, oproep in de wacht zetten, oproep parkeren, oproepwachtrijen, kantooruren, analyse, conferenties, wachtmuziek, SMS-berichten en meer.
Als u momenteel op zoek bent naar een VoIP-systeem van bedrijfskwaliteit, heeft u gezien dat er genoeg keuze is. Maar hoe kiest u eigenlijk de juiste keuze voor uw bedrijf? Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat een VoIP-systeem goed bij uw bedrijf past, is door veelvoorkomende fouten te vermijden, of het nu gaat om weinig onderzoek doen voordat u een systeem koopt, onduidelijk zijn over uw vereisten of iets anders.
- Dit zijn de beste cloud-telefoonsystemen op de markt
Kies de eerste provider die u ziet
Er zijn tegenwoordig veel verschillende VoIP-systemen op de markt, en als u er een voor uw bedrijf wilt kopen en het erg druk heeft, kunt u na een snelle Google-zoekopdracht gemakkelijk de eerste provider kiezen die u tegenkomt.
Maar als u een VoIP-provider selecteert zonder vooraf wat onderzoek te doen en andere opties in overweging neemt, zou u uiteindelijk een dienst kunnen kiezen die niet geschikt is voor uw bedrijf en team.
Als het gaat om het vinden van het beste VoIP-systeem, is het essentieel om verschillende providers te vergelijken. Hoewel dit meer tijd kost, hoeft u uw beslissing niet te overhaasten en krijgt u de beste VoIP-oplossing voor uw hele bedrijf. Door rond te shoppen, kunt u geld besparen op premium-abonnementen en toegang krijgen tot nog meer functies.
Uw gebruikersbehoeften en zakelijke vereisten niet begrijpen
Het vergelijken van verschillende providers is niet de enige factor waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van een zakelijk VoIP-systeem. Als u niet begrijpt wat uw bedrijf en personeel nodig hebben van een VoIP-provider, riskeert u geld en tijd te verspillen aan het implementeren van een ineffectief systeem.
Terwijl u de markt afzoekt naar de perfecte zakelijke VoIP-oplossing, moet u een lijst met zakelijke, technische en gebruikersvereisten opschrijven. Dit zal u helpen ervoor te zorgen dat een potentiële provider goed in uw bedrijf past. U kunt bijvoorbeeld noodzakelijke VoIP-functies noteren en controleren of deze worden aangeboden door potentiële VoIP-providers.
Door diepgaande recensies, casestudy's en getuigenissen van klanten te lezen, kunt u er ook achter komen welk systeem het beste bij uw bedrijf past. Wat u niet wilt, is een VoIP-oplossing selecteren en ontdekken dat deze in de toekomst niet geschikt is voor uw bedrijf.
Geen rekening houden met de kosten
Het niet in overweging nemen van de kosten van een VoIP-systeem is iets anders waar u van af moet zien terwijl u op zoek bent naar de beste aanbieder. Veel VoIP-services bieden een reeks betaalde abonnementen en optionele extra's die bij verschillende bedrijven passen. Als u hier niet duidelijk over bent, kunt u zich aanmelden voor het verkeerde abonnement of later extra kosten in rekening brengen.
Als u overweegt een VoIP-systeem voor uw bedrijf aan te schaffen, raden we u ten zeerste aan om vanaf het begin een duidelijk budget vast te stellen en rekening te houden met de financiële factoren van verschillende services. Net als bij elk ander product zijn er zowel goedkope als dure VoIP-oplossingen op de markt. Door duidelijk te maken hoeveel u bereid bent te besteden aan een VoIP-systeem, kunt u een dienst vinden die bij uw budget past.
De meeste providers hebben een duidelijk overzicht van de prijzen op hun websites, wat zeker het lezen waard is. Maar u moet ook uw budget en de kosten van een VoIP-systeem kunnen bespreken door met de klantenservice te praten.
Veiligheidsimplicaties negeren
Omdat VoIP-telefoonoplossingen op internet worden uitgevoerd, bestaat er altijd een risico dat cybercriminelen uw systeem hacken om telefoongesprekken af te luisteren en waardevolle bedrijfsinformatie te stelen. Daarom is het van het grootste belang dat u rekening houdt met de beveiligingsrisico's van VoIP-systemen en ervoor zorgt dat de door u gekozen provider deze bedreigingen vermindert.
Kies bijvoorbeeld een VoIP-systeem dat sterke codering, meervoudige authenticatie, een strikt gebruikersbeleid, een reeks veilige protocollen en andere beveiligingsfuncties biedt. Als u niet zeker weet hoe een provider omgaat met gebruikersbeveiliging en privacy, is het de moeite waard om met hun klantenservice te praten.
Een niet-schaalbaar systeem aanschaffen
Mocht u op zoek zijn naar een VoIP-systeem in een snelgroeiend bedrijf, dan is het laatste dat u wilt een niet-schaalbare oplossing kiezen die in de verre toekomst niet past bij de behoeften van uw bedrijf.
Terwijl uw bedrijf blijft groeien, zult u ongetwijfeld wereldwijd nieuwe lijnen moeten creëren, nieuwe werknemers aan uw telefoonsysteem moeten toevoegen, toegang moeten krijgen tot nieuwe functies en add-ons, en meer. De beste zakelijke VoIP-systemen maken het eenvoudig en snel om deze dingen in de loop van de tijd te doen.
Een niet-gerenommeerde of gratis provider kiezen
Een ander ding dat u moet vermijden bij het kiezen van een VoIP-systeem, is kiezen voor niet-gerenommeerde of gratis providers. Hoewel het selecteren van een gratis provider klinkt als een geweldige manier om geld te besparen op een VoIP-systeem, kunt u te maken krijgen met beveiligingsproblemen, slechte prestaties, geen klantenondersteuning, moeilijk te gebruiken software en andere problemen.
De beste manier om ervoor te zorgen dat u het meeste uit een VoIP-systeem haalt, is door een van de beste systemen op de markt te kiezen. Onze favoriete VoIP-services van 2022-2023 zijn RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP en Phone.com.
Kiezen voor een niet gebruiksvriendelijk VoIP-systeem
Zonder enig onderzoek te doen naar de beste VoIP-systemen voor bedrijven, zou u mogelijk een systeem kunnen krijgen dat moeilijk in te stellen en te gebruiken is. Dit veroorzaakt veel problemen voor uw bedrijf, zoals het personeel moeten trainen in het gebruik van een gecompliceerd VoIP-systeem, werknemers die ervoor kiezen om andere communicatiemethoden te gebruiken als een systeem niet gebruiksvriendelijk is, en uiteindelijk van provider wisselen.
Een goede manier om te controleren of een systeem bruikbaar is, is door recensies en getuigenissen van klanten te lezen. Maar aangezien de overgrote meerderheid van VoIP-systemen gratis proefversies en demo's biedt, kunt u zelfs een systeem uitproberen voordat u een betaald abonnement afsluit. U weet dus of het gemakkelijk te gebruiken is of niet.
- We hebben ook de beste PBX-telefoonsystemen