Er is veel moeite gestoken in Microsoft Teams, aangezien het bedrijf het ziet als het cruciale onderdeel van hun groupware-functionaliteit, waardoor gebruikers hun inspanningen creatief kunnen combineren via een veilige centrale communicatiehub.
Om dit doel te bereiken, neemt Teams vier essentiële bedrijfsfuncties en combineert deze tot één uniform platform. Deze omvatten berichtenuitwisseling, coördinatie van vergaderingen, spraak- en / of videogesprekken, en tot slot kan het worden geïntegreerd met Microsoft Office 365 naast andere bedrijfskritische tools die u gebruikt om uw bedrijf te ondersteunen.
Daarom kunt u communiceren met individuen of groepen, vergaderingen en activiteiten coördineren, alle communicatie registreren en samenwerken aan documenten, allemaal binnen de Teams-workflow.
Laten we aan de slag gaan met Teams en bekijken hoe u het precies gebruikt.
- Misschien chat je op een van onze beste laptops van 2022-2023
1. Start Teams
Teams kunnen rechtstreeks vanuit een browser op een computer worden gebruikt, op mobiele apparaten (Android en iOS) of via desktopapplicaties voor pc en Mac.
Maar voor deze tutorial gebruiken we de browserversie. Omdat het dezelfde functionaliteit en lay-out bevat als de installeerbare app.
Om Teams te gebruiken, gaat u naar deze weblocatie https://teams.microsoft.com/start
Hier zal het u uitnodigen om ‘Gratis aanmelden’ te worden, en de enige beperking is dat u al een Microsoft-account moet hebben of op dit moment moet maken.
Als je al de zakelijke versie van Microsoft Office 365 gebruikt, zou je Teams ook moeten zien als een van de standaard apps op de Office-werkruimte.
Nadat u een Microsoft-account en wachtwoord heeft opgegeven, wordt u gevraagd in welke omgeving u Teams gaat gebruiken, met de mogelijke opties op een school, bij vrienden en familie of in een bedrijf. Elke optie past Teams enigszins aan die profielen aan, maar de onderliggende technologie is hetzelfde.
Voor deze oefening hebben we de optie ‘Voor werk’ als onze standaardoptie gekozen.
Met een account op zijn plaats en Teams geconfigureerd voor hoe u het gaat gebruiken, biedt de webversie u een desktop-app als er een beschikbaar is voor het besturingssysteem op uw computer. Het is niet nodig om dit te installeren, maar sommige gebruikers zijn gelukkiger met installeerbare apps die niet browserafhankelijk zijn.
Onze eerste taak is om ons eerste team te creëren. Laten we dat nu doen.
2. Creëer een team
De kernstructuur van Teams is, voorspelbaar, het ‘team’.
Om een team te maken of lid te worden, klikt u op het teamgedeelte van de zijbalk en label dan linksonder in de app, waar het zegt ‘Lid worden of een team maken’. Als er al openbare teams bestaan, ziet u de teams waarop u kunt klikken, of u kunt een code invoeren om lid te worden van een privéteam.
In ons voorbeeld zijn beide nog niet beschikbaar. We krijgen alleen de optie om een team te creëren.
Voor bedrijven die al Office 365-groepen hebben, kunnen deze worden gebruikt als een snelle manier om een team te maken met aangesloten leden, maar we bouwen er een helemaal opnieuw door die optie te selecteren bij de eerste invoer.
U kunt dan beslissen of het team openbaar, privé of organisatiebreed is. Iedereen kan lid worden van een openbaar team, privé is alleen op uitnodiging en in de hele organisatie wordt automatisch iedereen in het bedrijf toegevoegd.
U kunt dan beslissen hoe het team zal worden genoemd, het een beschrijving geven en bevestigen welk type het is. Als je een privéteam hebt waarvan je later besluit dat het openbaar moet zijn, of organisatiebreed, dan kun je dit als de maker van het team later desgewenst wijzigen.
Maar om Teams nuttig te laten zijn, moet het meer bevatten dan alleen uw naam en details, het heeft die van de andere teamleden nodig. Laten we die nu toevoegen.
3. Teamleden toevoegen
Er zijn talloze manieren om mensen aan Teams toe te voegen, maar de eenvoudigste is om ze een e-maillink te sturen waarmee ze worden ingeschreven zodra ze erop klikken. Of u kunt eenvoudig hun e-mailadres rechtstreeks aan Teams toevoegen.
U kunt ook namen en e-mailadressen importeren uit andere toepassingen die deze gegevens bevatten, zoals Outlook, Personen of een andere opslagplaats voor contactpersonen.
Als er eenmaal een team aan een team is gekoppeld, wordt het weergegeven in de teamlijst en kunt u de leden en elke activiteit bekijken.
Standaard heeft het slechts één discussieonderwerp ‘Algemeen’. In Teams worden deze subsecties van een team Kanalen genoemd, en we zullen er nu een toevoegen en een gesprek beginnen.
4. Voeg een kanaal toe
De informatie die nodig is voor een kanaal is als een team. Het heeft een titel, beschrijving en u kunt aangeven of het standaard of privé is. De laatste optie is erg handig als u een privégesprek wilt voeren met een ander teamlid, maar wilt vermijden dat anderen het zien.
Zodra het kanaal is gemaakt, kun je berichten toevoegen, bestanden laden en communiceren met anderen in het team.
We hebben een kanaal gemaakt met de naam ‘Vakantieavonturen’ en vervolgens enkele webpagina's en een korte post over het kanaal toegevoegd. Elk lid met toegang tot dat kanaal kan worden gewaarschuwd als er nieuwe inhoud wordt gepost, en u kunt ook naar mensen in berichten verwijzen door een @ en vervolgens hun namen te plaatsen.
5. Kanaalgesprekken
Chatten in een kanaal is niet hetzelfde als een normale chat waarbij er uitsluitend tussen twee partijen wordt gezegd, het is meer als een luide discussie in een open kantooromgeving.
In ons voorbeeld praat teamlid Zen met Mark, het bericht wordt naar Mark gestuurd, maar alle anderen kunnen het gesprek zien. Hoewel alleen Mark een melding krijgt dat hij de focus van een opmerking is. Met deze aanpak kunnen meerdere mensen worden gewaarschuwd door een bericht en kan iedereen op de hoogte zijn van wat er is gezegd, als ze Teams hebben geopend of als waarschuwingen zijn ingeschakeld.
Interessant is dat zelfs als je niet wordt genoemd, je nog steeds kunt reageren op een bericht op een kanaal, misschien door te zeggen ‘Mark is uit voor vandaag, misschien is hij je ontmoeting vergeten? '.
6. Videochat tijd
Onderaan het rechterdeelvenster staat een rij pictogrammen waarmee gesprekken een rijkere inhoud kunnen hebben dan alleen woorden, en daarnaast het meest cruciale pictogram in Meet.
Het pictogram lijkt op een videocamera en heeft het label ‘Nu vergaderen’, als u de aanwijzer erover beweegt, en het start standaard een vergadering met video.
Nadat je erop hebt geklikt, krijg je de optie om video uit te schakelen, als je dat wilt, en ook om de bijeenkomst een onderwerp te geven. Zodra u die keuzes heeft gemaakt, kunt u op ‘Nu vergaderen’ klikken en de vergadering starten, zelfs als u op dat moment de enige bent die aanwezig is.
Terwijl de vergadering aan de gang is, zou je jezelf moeten kunnen zien, en ook een klein controlepaneel kunnen zien waarmee je het geluid kunt dempen, video kunt uitschakelen, bestanden kunt verspreiden onder de aanwezigen, chat kunt laten zien en ook kunt zien wie er aanwezig is.
U kunt ook uw bureaublad delen of een whiteboard-functie gebruiken om aantekeningen te maken bij een afbeelding of presentatie waarover u wellicht gaat discussiëren.
7. Kanalen beheren
Als je lid wordt van een kanaal en om wat voor reden dan ook besluit dat het niets bevat dat voor jou relevant is, dan kun je het kanaal verwijderen. Maar let op, alle gesprekken, verslagen van vergaderingen en al het andere dat met dat kanaal te maken heeft, worden verwijderd, en u verandert van gedachten en krijgt het terug.
De enige uitzondering om te wissen is dat alle bijgevoegde bestanden op Sharepoint worden bewaard, zelfs nadat het kanaal is verwijderd.
Als je een kanaal verwijdert dat is gemaakt voor een vergadering die niet heeft plaatsgevonden of een project dat nooit is begonnen, is dat natuurlijk prima. Maar wees voorzichtig met het verwijderen van kanalen die u op een bepaald moment nodig heeft, ook al is dit niet onmiddellijk.
8. Meer functionaliteit toevoegen
De versie van Teams die we hebben gepresenteerd, is de kernfunctionaliteit van dit product, maar u kunt allerlei functies en integraties aan Teams toevoegen, afhankelijk van de producten die u op de werkplek gebruikt.
Een goed voorbeeld van deze uitbreidbaarheid is dat veel bedrijven Office 365 zullen gebruiken met een cloudgebaseerde agenda, en degenen die dat wel doen, zien links een extra pictogram ‘Meetings’. Hierdoor kunnen vergaderingen in de toekomst worden gepland en wordt iedereen op de hoogte gehouden als het evenement wordt verplaatst of vervolgens wordt afgelast.
Microsoft Teams biedt ook verbindingen met een breed scala aan zakelijke producten van derden, zoals KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote en nog veel meer. Als u Teams serieus wilt gebruiken, is het de moeite waard om met uw IT-mensen te praten over welke extra functionaliteit u met Microsoft Teams kunt inschakelen.
- Beste browsers van 2022-2023: de snelste en veiligste manieren om online te gaan