Werkgevers staan momenteel voor veel uitdagingen. Een daarvan is het managen van thuiswerkende werknemers die nog niet eerder op afstand hebben gewerkt. Nu bedrijven zijn overgestapt op een volledig extern raamwerk voor werknemers, blijven er vragen over hoeveel ze zouden moeten werken en hoeveel flexibiliteit ze hen in deze moeilijke tijden kunnen geven.
Het korte antwoord is: werken op afstand moet worden gereglementeerd en duidelijk worden gedefinieerd, omdat te veel flexibiliteit leidt tot frustratie bij werknemers en ernstige productiviteitsproblemen. Tegelijkertijd zullen werkgevers een aantal aanvullende richtlijnen zorgvuldig moeten afwegen om werknemers te helpen zich los te maken van een strak, draconisch schema - een bal en ketting waarmee ze aan hun bureau worden vergrendeld.
Eén ding is duidelijk: werknemers die aan huis gebonden zijn, begrijpen misschien niet waarom er überhaupt werkgrenzen zijn - zowel fysiek (een thuiskantoor maken) als virtueel (normale werktijden houden). Deze twee factoren zullen voor hen het belangrijkst zijn, aangezien werkgevers richtlijnen opstellen en een duidelijk begrip vormen over hoeveel een werknemer moet werken en wanneer de dag eindigt.
Fysieke grenzen voor het kantoor
Een van de belangrijkste factoren bij werken op afstand en hoeveel flexibiliteit om werknemers te bieden heeft te maken met de fysieke werkruimte. Sommige werknemers weten misschien niet dat de basisregel van al het telewerken is om een ruimte voor uw thuiskantoor te creëren. Als de werknemer zich in die ruimte bevindt, is hij of zij aan het werk - zaak gesloten. Je kunt flexibiliteit bespreken totdat je een blauw gezicht hebt, maar de waarheid is dat een fysieke werkruimte een duidelijk begrip creëert.
Het is belangrijk om werknemers aan te moedigen om niet alleen deze ruimte te creëren, maar ook om een arbeidsethos te handhaven. Als ze 'aan het werk' zijn, betekent dit dat ze in het thuiskantoor zijn. Dat is de enige plek waar ze hun zakelijke laptop of zakelijke smartphone bewaren, dat is de enige plek waar ze papierwerk en een printer hebben. Het klinkt misschien belachelijk, maar die grens zal hen het gevoel geven dat hun baan zich nu op een fysieke locatie afspeelt en dat ze zich uiteindelijk beter zullen voelen over hun baan.
Het lijkt misschien een dramatisch gebaar, maar de fysieke ruimte kan ook de enige zijn waar de werknemer toegang heeft tot zijn zakelijke e-mail of een videovergadering houdt. We weten allemaal dat mobiel computergebruik het mogelijk heeft gemaakt om overal te werken, maar een fysieke grens helpt de werknemers te begrijpen dat ze niet altijd hoeven te werken. Ironisch genoeg zullen ze, door dit zichzelf op te leggen, werk eigenlijk als flexibeler beschouwen. Als ze het thuiskantoor verlaten om voor de hond te zorgen of een maaltijd te bereiden, dan wordt dat niet als werk beschouwd - ze hebben het kantoor verlaten.
Het hebben van die fysieke scheiding helpt ook bij hun werkuren. Het is niet helemaal flexibel in termen van 30 minuten chillen op de bank - dat wordt niet als werk beschouwd. Het kan voor werknemers verleidelijk zijn om aan werken op afstand te denken dat ze dezelfde flexibiliteit hebben als op het hoofdkantoor, waar het misschien prima is om in de kantine rond te hangen en dat 'werk' te beschouwen, omdat het betekent dat je een relatie moet opbouwen met een collega of op een informele manier een project bespreken. Dat telt niet thuis, waar er een HDTV is in de kamer ernaast.
Werkgevers kunnen dit zeggen: “Omdat je op afstand werkt, is hier de nieuwe definitie van flexibiliteit. U bent van harte welkom om flexibele uren te werken en in de vroege ochtenduren tijd op kantoor door te brengen, daarna een lange lunch te nemen of zelfs vroeg te stoppen. Je hebt echter niet de flexibiliteit om je privé- en werkleven te combineren, dus als je werkt, moet dat waar mogelijk op kantoor zijn. "
Virtuele richtlijnen
Naast het fysiek creëren van een ruimte waar de medewerker altijd aan het werk is, en het verlaten van die ruimte betekent dat de medewerker niet aan het werk is, moeten er ook virtuele richtlijnen zijn.
Dit is gedeeltelijk een manier om toe te geven dat het hebben van een fysieke werklocatie geen perfecte oplossing is. (Het is echter een van de belangrijkste stappen.) We weten allemaal dat het te gemakkelijk is om een laptop in de woonkamer te pakken, aan een telefoon te werken vanaf de bank of zelfs zakelijke telefoontjes te beantwoorden als je op pad bent voor een loop terwijl u sociaal afstand neemt van uw buren.
Hier leest u hoe u dat haalbaar kunt maken voor werknemers. Begin eerst met de richtlijn dat al het werk in het fysieke thuiskantoor moet worden gedaan - dat is het doel. Als een medewerker echter ook enkele virtuele richtlijnen oplegt, is dat ook prima. Stel dat een softwareontwikkelaar een pauze nodig heeft van het thuiskantoor. Hij of zij zou iedereen kunnen laten weten - bij voorkeur via een gezamenlijke chat-app zoals Slack - dat hij een tijdje vanaf een veranda moet werken. Hij of zij zou kunnen beslissen: "Ja, in mijn thuiskantoor werk ik de meeste dagen en dat is de vaste regel. De komende twee uur ga ik vanaf de veranda werken om een pauze te nemen vanaf die locatie. "
Dit helpt ook bij de geestelijke gezondheid van uw personeel. Werknemers weten dat ze een vangrail hebben op hun tijd en niet de hele dag hoeven te werken, en toch weten ze ook dat ze vrij zijn om in hun eigen tempo en in hun eigen tijdsbestek te werken. Dit is ook waar flexibiliteit de regels voor werken op afstand kan overtroeven. Er zijn altijd opties voor hen, en het uiteindelijke doel is om hun projecten af te ronden.
Virtuele richtlijnen helpen echter niet zozeer als fysieke grenzen voor het thuiskantoor. Werkgevers moeten erop aandringen dat al het werk in het algemeen aan een bureau moet plaatsvinden. Dat zou de culturele verschuiving moeten zijn, en talloze thuiswerkers zullen hiervan getuigen. Een werkplek hebben is buitengewoon nuttig als een manier om werk en echt leven te scheiden. Het kan het verschil betekenen tussen een werknemer die gelukkig en productief is en iemand die zich meestal ergert aan het feit dat hij op alle uren van de dag moet werken. Uiteindelijk wordt flexibiliteit een verplichting.
- We hebben ook de beste software voor projectbeheer.