Op dit moment in een virtuele wereld leven hoeft niet zo beperkend te zijn. Hoewel het waar is dat velen van ons zichzelf isoleren en aan het werk gaan met een zakelijke laptop en Zoom-chat, zijn er manieren om een virtueel evenement te houden voor een zakelijke bijeenkomst, videoconferentie, productdemonstratie of zelfs een volwaardige kick-off feest. Als bedrijfsleiders hoeven we ons niet af te vragen of mensen het evenement overslaan of zelfs vermijden omdat er betere opties zijn.
Gelukkig zijn veel van de principes en concepten van een echt persoonlijk evenement nog steeds van toepassing op het houden van een virtueel evenement - tot en met de snacks en de koffie en de kennismakingstijd. Het is een goed idee om een echt evenement zoveel mogelijk na te bootsen om mensen te helpen zich op hun gemak te voelen en deel te nemen, en ook om ervoor te zorgen dat ze bij het evenement blijven en niet plotseling afhaken.
Hoewel er misschien een paar technische hindernissen zijn, is het nog steeds mogelijk om met de massa in contact te komen op een manier die effectief en productief is en tot hetzelfde niveau van succes leidt. Het belangrijkste hiervan is opzettelijk zijn - beseffen dat mensen bezorgd en gestrest zijn over de wereldwijde pandemie en dat er veel dingen om hun aandacht strijden. Als er een gestroomlijnde benadering van het evenement, consistente communicatie en extra voordelen zijn, zul je ontdekken dat mensen net zo geïnteresseerd en geboeid zijn.
1. Communiceer over wat u kunt verwachten
Een van de belangrijkste stappen voor elk evenement is een overdracht uit de echte wereld. Hoe meer u kunt communiceren over wat u kunt verwachten - met behulp van een agenda, een website met meer details, e-mails met updates over het schema en foto's van degenen die aan het woord zijn - hoe beter. Dit sluit aan bij de fundamentele menselijke behoefte om “op de hoogte” te zijn van elke gebeurtenis.
Het helpt deelnemers ook te weten of het evenement zeer gestructureerd en de moeite waard zal zijn, zelfs als het voor hen "vereist" is. (Vermijd de vergissing te denken dat een verplicht evenement automatisch succes garandeert.) Een virtueel evenement wordt al belemmerd door het feit dat een bezoeker misschien een smartphone naast zich heeft of zelfs een thuistelevisie en een videogameconsole. Als ze weten dat er een gedetailleerde discussie en besluitvorming bij komt kijken, leggen ze de telefoon aan de kant.
2. Gebruik Facebook-evenementfuncties
Er is iets bijna magisch aan het gebruik van de evenementfuncties van Facebook. Om te beginnen, in een virtuele omgeving waar iedereen op een laptop zit en Zoom gebruikt om deel te nemen, zijn de evenementfuncties op sociale media puur goud. Ze laten het allemaal meer officieel lijken. De evenementfuncties doen echter ook veel meer dan dat.
Omdat we tegenwoordig allemaal afgeleid zijn, met meerdere opties in termen van hoe we verbinding maken, sturen de evenementfuncties meldingen als herinnering en houden ze bij wie er daadwerkelijk aanwezig is en wie overslaat. Deze gegevens kunnen u bij elke bijeenkomst helpen. Als je eenmaal een evenement hebt gehouden, kun je het succes volgen en rechtstreeks contact opnemen met degenen die zijn overgeslagen. En onderschat de waarde van groepsdruk niet. De evenementfuncties laten de potentiële bezoekers zien die er nog meer mee hebben ingestemd om deel te nemen aan het evenement.
3. Plan een geïmproviseerde discussie
Een andere les die uit gebeurtenissen in de echte wereld is geleerd, is om geïmproviseerde discussies mogelijk te maken. Er is een verleiding om meteen aan de slag te gaan, om meteen in de agenda te springen. Vermijd dat scenario. Nogmaals, we hebben het over afgeleidde mensen die op een laptop aanwezig zijn. De meesten van ons hebben wat tijd nodig om te wennen aan het vreemde van het bijwonen van een virtueel evenement, en we willen graag degenen leren kennen die op een niet-gestructureerde manier aanwezig zijn.
Geef mensen ten minste 10 minuten of meer om bij te praten, over het weer te praten en zelfs af te dwalen in persoonlijke problemen. Niemand vindt het leuk om een vergadering bij te wonen waar er een koude, onvruchtbare agenda is en één pratend hoofd. Zelfs in de echte wereld zijn dit gebeurtenissen die mensen overslaan zodra ze beginnen.
4. Doe drie keer zoveel promotie
Om ervoor te zorgen dat een virtueel evenement een succes wordt, is het belangrijk om bezoekers er meerdere keren aan te herinneren. Stel dat mensen extreem afgeleid zijn, dus je moet het evenement drie keer zo vaak of vaker promoten. Dit kan het verzenden van e-mails, sms-berichten, chatberichten op sociale media en andere uitnodigingen omvatten die u normaal gesproken nooit zou doen. Als u begrijpt hoe mensen digitale communicatie gebruiken - dat wil zeggen: ze scrollen snel langs dingen - betekent dat u te veel met hen moet communiceren en proberen hun interesse en aandacht te trekken.
Een tip hier is om het succes van alle uitnodigingen voor elk evenement bij te houden. Als je e-mails verstuurt, zorg er dan voor dat je een tool gebruikt die kan bijhouden of potentiële bezoekers het bericht hebben geopend en gelezen. Als je op sociale media post, houd dan de likes en shares bij. Dit zal je helpen om bewust te blijven over hoe vaak je over de gebeurtenis communiceert en wat in het verleden wel of niet heeft gewerkt.
5. Moedig snack- en koffietijd aan
Raad eens? Een reden waarom we echte persoonlijke bijeenkomsten bijwonen, zijn de gratis hapjes. Het is de menselijke natuur. In een virtuele omgeving kan dit een uitdaging zijn, maar niet onmogelijk. Als u besluit om over een paar weken een bedrijfsvergadering te houden en u wilt dat iedereen aanwezig is, probeer dan soortgelijke incentives aan te bieden. Op de eventmanagementwebsite EventBrite kun je bijvoorbeeld een aanmeldpagina voor je medewerkers aanmaken. Als ze het invullen en op de juiste opties klikken tijdens het aanmelden, bied dan een promotiecode aan voor een gratis UberEats-bezorging of een gratis bagel bij een lokaal eetcafe - afgeleverd voor de vergadering.
Stel dat u een nieuwe productlancering plant: stuur elke deelnemer een gratis code voor een kopje koffie bij Starbucks die ze kunnen gebruiken voor de vergadering. Dit concept lijkt misschien ouderwets en werknemers of aanwezigen gebruiken misschien gewoon de code en wonen de vergadering niet bij, maar het is in ieder geval een poging om een real-world incentive na te bootsen die echt werkt.
- Bekijk de beste conferentietelefoons voor professionele conferenties.