Als u op zoek bent naar manieren om uw zakelijke e-mails te verbeteren, bent u niet de enige. Professionals worstelen regelmatig met het schrijven van e-mails en noemen duidelijkheid, beknoptheid en snelheid als grote hindernissen.
Het opstellen van de perfecte zakelijke e-mail hoeft niet ingewikkeld te zijn, en je hebt zeker geen doctoraat in de literatuur nodig om duidelijke en boeiende e-mails te schrijven. Een paar eenvoudige tips en trucs kunnen u helpen om effectiever te communiceren en er minder tijd aan te besteden.
Als je dat nog niet hebt gedaan, bekijk dan zeker eens onze lijst met de beste e-maildiensten; al deze tips zijn gemakkelijker te implementeren als u eenmaal een e-mailclient heeft gevonden die comfortabel en gebruiksvriendelijk is.
1. Gebruik tekstopmaak in uw voordeel.
Bijna alle moderne e-mails worden in HTML verzonden, wat betekent dat u opmaak kunt gebruiken om de nadruk te leggen of duidelijkheid te scheppen. Selectief gebruik van stoutmoedig, onderstreepte en cursieve tekst kunnen belang, urgentie en relevantie overbrengen.
Door opmaak te gebruiken om de aandacht te vestigen op sleutelconcepten, zal uw e-mail dat zijn gemakkelijker te lezenen geef in één oogopslag meer informatie. Aangezien de gemiddelde kantoormedewerker meer dan 80 e-mails per dag ontvangt, zal dit de uwe helpen opvallen als duidelijk en gemakkelijk te begrijpen.
Gebruik nooit HOOFDLETTERS om een punt te benadrukken; mensen vinden het onaangenaam en zelfs onbeleefd.
2. Voeg hyperlinks toe als een professional
Het is best handig als iemand een document of website noemt, en het enige dat u hoeft te doen, is op het betreffende zoekwoord te klikken om de bron zelf te bekijken. Hyperlinks zijn een geweldige manier om uw e-mails er professioneler uit te laten zien en zullen zeer gewaardeerd worden door uw lezers.
Het is ook een andere reden dat het belangrijk is om voor een goed e-mailprogramma te kiezen, hoewel de meeste webgebaseerde programma's, zoals Gmail, prima met links overweg kunnen. Hoewel het verschilt van applicatie tot applicatie, is Ctrl + K (Cmd + K voor Mac) een bijna universele sneltoets voor het toevoegen van een hyperlink. Als het niet werkt, kijk dan in het Help-menu van je applicatie voor instructies.
3. Vermijd ongebruikelijke of onprofessionele lettertypen
Ja, dit omvat ook komische sans. Houd bij het kiezen van een lettertype voor uw professionele e-mails bij de klassiekers. Arial en Calibri zijn bijvoorbeeld beide gemakkelijk te lezen, direct vertrouwd en zeer geschikt voor zakelijke omgevingen. Gebruik ook overal hetzelfde lettertype voor maximale leesbaarheid.
4. Neem de tijd om een professionele handtekening te maken
Sommige bedrijven hebben richtlijnen over wat u (of niet) in uw handtekening moet opnemen, maar zo niet, dan heeft u de vrije ruimte om een professioneel imago op te bouwen.
Het toevoegen van uw bedrijfslogo kan een lange weg banen naar het creëren van een gepolijste look. Met moderne e-mailtoepassingen kunt u uw logo centreren en tekst eronder schrijven of het logo links uitlijnen en de tekst rechts. Hoe dan ook, uw e-mails zien er onmiddellijk professioneler uit en lezers zullen het gemakkelijker hebben om u met uw bedrijf te verbinden.
Ook als het gaat om een e-mailhandtekening, is minder meer. Blijf bij de basis: uw naam en functie, telefoonnummer en eventueel eenvoudige pictogrammen voor sociale media. Merken als Twitter, Facebook en Instagram hebben allemaal bronpagina's met pictogrammen die u aan uw handtekening kunt toevoegen en die naar uw profiel (en) zullen linken.
Als alternatief zijn er verschillende handtekeninggeneratoren, zoals WiseStamp, waarmee u binnen enkele minuten een professionele handtekening kunt maken.
5. Proeflees uw e-mails
Dit kan een moeilijke gewoonte zijn om op te bouwen, vooral voor degenen onder ons die 30 of 40 e-mails per dag schrijven, maar het zal een aanzienlijk verschil maken in hoe goed u communiceert. Spelfouten, typefouten en onjuiste grammatica zorgen er allemaal voor dat uw e-mail (en u bij uitbreiding) minder professioneel overkomt.
Aarzel niet om een goede grammatica en schrijfhulp te onderzoeken. Grammatica is bijvoorbeeld een browserextensie die velen nuttig vinden om dergelijke fouten op te sporen. Pas echter op dat u niet alleen vertrouwt op automatische schrijfhulpmiddelen. U moet uw e-mail nog steeds van begin tot eind proeflezen.
6. Vermijd pluisjes en vulstoffen
Net als jij hebben de meeste mensen een oneindige stroom van inkomende e-mails. Behalve een eenvoudige aanhef en een beleefde afsluiting, moet u de dingen zo direct en eenvoudig mogelijk houden. Besteed speciale aandacht aan herhalingen, aanloopzinnen en opvulling.
Een e-mail schrijven is niet zoiets als spreken: de tekst blijft op het scherm en is op elk moment toegankelijk voor uw lezers. Het is niet nodig om iets meer dan één keer te vermelden, noch om meerdere verwijzingen naar hetzelfde product of concept te maken.
Zoals besproken, door te gebruiken formatteren voor nadruk en hyperlinks naar referentiedocumenten, kunt u uw tekst aanzienlijk vereenvoudigen voor een effectievere e-mail.
Samenvatting
Het schrijven van goede zakelijke e-mails hoeft niet stressvol of tijdrovend te zijn, hoewel u er wel wat oefening voor nodig heeft. Met deze zes eenvoudige tips kunt u e-mails maken die duidelijker en gemakkelijker te lezen en te begrijpen zijn en een professionelere uitstraling hebben.
Met vertrouwen en tijdig professionele e-mails opstellen is een vaardigheid die net als alle andere kan worden geleerd en verbeterd. Er zijn veel bronnen online beschikbaar, waaronder gratis e-mailsjablonen die u als inspiratie kunt gebruiken en die de taak kunnen vergemakkelijken.
- We hebben de beste beveiligde e-mailproviders genoemd.