Met bedrijven als Google, Microsoft, Apple en Dropbox die gigabytes of zelfs terabytes aan online opslag aanbieden, is het een aantrekkelijk idee om alles in de cloud te plakken - vooral als je veel apparaten gebruikt of toegang moet hebben tot pc-dingen op je mobiel op tablet.
Hoewel u cloudservices niet echt kunt gebruiken als uw hoofdopslag op uw primaire pc of Mac - ze kopiëren alleen wat u opslaat naar uw lokale harde schijf of draagbare SSD - u kunt hun map (pen) gebruiken als uw standaardopslag voor documenten, foto's en andere soorten bestanden - en u kunt vervolgens toegang krijgen tot sommige of al die bestanden vanaf andere computers, mobiele telefoons en tablets door individuele bestanden te openen of specifieke mappen te synchroniseren. Maar is het verstandig om uw belangrijke data in de cloud te zetten? Hier zijn tien dingen om over na te denken.
Lees meer: Sage Business Cloud Accounting
- Beste cloudopslag van 2022-2023 online: gratis, betaalde en zakelijke opties
- We hebben ook de lijst met beste online fotoopslagservices samengesteld
- Het is raadzaam om een lokale kopie van uw bestanden te bewaren, dus bekijk onze beste NAS
Kies de juiste cloud
Verschillende services hebben verschillende vereisten, dus hoewel Dropbox, Google Drive en OneDrive op vrijwel alles werken, heeft iCloud een Mac nodig met ten minste Yosemite- en / of iOS-apparaten met ten minste iOS 8 - en hoewel er een iCloud-client voor Windows is, is er is niet een voor Android of andere mobiele platforms. Het is belangrijk om na te denken over de apparaten waarmee u mogelijk wilt delen en om te controleren of er apps beschikbaar zijn voor die apparaten.
Vertrouw niet op de vrijheid
Het is leuk om dingen gratis te krijgen, maar gratis biedt geen garanties - algemene voorwaarden, functies en opties kunnen en soms veranderen met weinig of geen kennisgeving, de capaciteit is meestal vrij beperkt en er bestaat niet zoiets als gegarandeerde beschikbaarheid zonder een prijs tag bijgevoegd.
Dat betekent echter niet noodzakelijk dat u snel naar buiten moet en geld moet uitgeven, omdat veel betaalde services worden aangeboden in pakketten met andere aankopen. Office 365-abonnees krijgen bijvoorbeeld stapels cloudopslag (een hele terabyte) als onderdeel van hun bundel.
Bescherm uw telefoon
Als u uw mobiele apparaat (en) deelt of synchroniseert, moet u deze beveiligen met pincodes of wachtwoorden; het heeft geen zin om strikte beveiliging op uw computer in acht te nemen en vervolgens uw telefoon of tablet open te laten zodat iedereen toegang heeft tot uw spullen.
De Britse National Mobile Phone Crime Unit zegt dat er elk jaar meer dan 300.000 telefoons verloren gaan, maar dat zijn alleen de telefoons waarvan wordt gemeld dat ze een claim indienen tegen verzekering - het werkelijke cijfer is veel hoger. Als iemand je telefoon heeft, hebben ze dan toegang tot je spullen? Ervoor zorgen dat ze dat niet kunnen, kost geen tijd.
Weet wat veilig is om op te slaan
De enige absoluut, positief, absoluut gegarandeerde manier om ervoor te zorgen dat iets niet van internet kan worden gehaald, is ervoor te zorgen dat het nooit ergens in de buurt van internet komt. Hoewel het risico van gegevensverlies of diefstal van bekende cloudservices klein kan zijn, is het nog steeds mogelijk en iets waar u over na moet denken - vooral als u werkbestanden opslaat met persoonlijke gegevens van mensen, zoals de Data Protection Act zegt dat gegevens moet voldoende worden beschermd. Wilt u niet dat uw plannen voor wereldheerschappij in handen van de vijand vallen? Gebruik bestandscodering voor alles wat u in de cloud plaatst.
Schakel 2FA in
Een eenvoudige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord is niet voldoende om uw cloudopslag veilig te houden.Daarom bieden de grote cloudopslagproviders tweefactorauthenticatie, of kortweg 2FA. 2FA gebruikt een tweede vorm van verificatie om er zeker van te zijn dat u echt uzelf bent, meestal door een code naar een ander apparaat te sturen, zoals uw smartphone of tablet. 2FA is ook beschikbaar voor online services zoals e-mail en foto-opslag, en het is een heel goed idee om het ook voor die services in te schakelen.
Zorg altijd voor een back-up
Hoewel veel services hun uiterste best doen om uw gegevens te beschermen, bestaat altijd het risico dat er iets mis kan gaan - en hoe belangrijker het bestand, hoe belangrijker het is dat u er een reservekopie van heeft. Dat kan betekenen dat je foto's moet uploaden naar twee verschillende cloudservices (iets dat automatisch is als je bijvoorbeeld Flickr installeert op een iCloud-sharing iOS-apparaat en Flickr automatisch uploaden inschakelt zodat zowel Flickr als iCloud elke afbeelding krijgen), of gewoon regelmatig het synchroniseren en back-uppen van belangrijke bestanden.
Controleer wat er verbinding maakt
Met services zoals Dropbox en Google Drive kun je zien welke apparaten verbinding hebben gemaakt met je account, dus met Dropbox kun je bijvoorbeeld zien welke webbrowsers momenteel zijn gekoppeld en welke pc's, Macs en mobiele telefoons je toegang hebt gegeven tot je account. account.
Als er een apparaat is dat niet van u is of dat u niet meer heeft, kunt u het apparaat ontkoppelen om de toegang in te trekken. De apparaatlijst bevat geen mensen naar wie je deelbare links hebt gestuurd, zoals openbare URL's van Dropbox; het heeft alleen betrekking op apparaten met toegang tot uw account.
Trek app-toegang in
Cloudopslag maakt niet alleen rechtstreeks verbinding met apparaten - het kan ook worden opgeroepen vanuit apps van derden, dus u wilt bijvoorbeeld Google Drive-bijlagen in uw e-mailsoftware, OneDrive-bestanden in uw Office-documenten of Dropbox verbinden met IFTTT.
Nogmaals, je accountdashboard stelt je in staat om te zien welke apps toegang hebben en om de toegang in te trekken voor alles wat je niet nodig hebt. Hoe minder apps toegang hebben tot uw account, hoe veiliger dat account waarschijnlijk zal blijven.
Overschrijd uw toelage niet
Een van de meest voorkomende toepassingen van cloudgebaseerde software is om toegang op verschillende apparaten te bieden, dus u wilt bijvoorbeeld misschien iCloud-documenten van uw Mac beschikbaar op uw iPad of OneDrive-bestanden van uw pc op uw, eh, Windows Phone.
Dat is geweldig, maar wees voorzichtig als je een mobiel data-abonnement hebt met een maandelijkse verkeerslimiet - te veel delen en synchroniseren van bestanden kan gemakkelijk je bandbreedtelimiet overschrijden, je verbinding vertragen of extra kosten met zich meebrengen. Als je account een limiet heeft, beperk dan wat je deelt of synchroniseer alleen als je mobiel wifi heeft.
Houd uw betalingsgegevens actueel
Als je een betaald cloudaccount hebt en de verlenging niet doorgaat, hoef je niet in paniek te raken - de aanpak van Dropbox is vrij typisch, met accounts die zijn gedowngraded naar gratis Basic-accounts, maar de bestanden blijven onaangeroerd.
Wat wel verandert, is de mogelijkheid om te synchroniseren - als uw betaalde account is omgezet in een standaard, gratis account, kan dat betekenen dat de opslagruimte daalt van 1 TB naar slechts 2 GB. Als uw bestanden dat overschrijden, kunt u niets nieuws synchroniseren totdat u zich opnieuw hebt geabonneerd op het betaalde account.
Bonustips: hoe kies je een provider voor cloudopslag / cloudback-up?
Alex Fagioli, CEO van Tectrade, gaf ons enkele nuttige tips om de cloudopslag- of back-upserviceprovider te kiezen die past bij uw zakelijke behoeften
1. Ken uw huidige systeem
Alvorens IT-gerelateerde aankoopbeslissingen te nemen, moeten managers hun systemen volledig controleren om een volledig inzicht te krijgen in hun vereisten en om te optimaliseren wat ze momenteel hebben. De meeste grote bedrijven hebben hybride infrastructuren, bestaande uit interne datacenters, privéclouds en ten minste één openbare cloudservice, maar veel IT-afdelingen weten niet precies wat er gebeurt onder de software en services die het bedrijf runnen. Een aanbieder van cloudopslag kan een flitsend verkooppraatje bieden, maar tenzij u precies weet hoe het in uw bestaande systeem zal spelen, is het niet de moeite waard om te overwegen.
2. Zoek waarde
IT-managers voelen een grote druk om kostenwaarde te leveren en tegelijkertijd de productiviteit te verbeteren en ondersteuning te bieden. Uit recente onderzoeken naar IT-uitgaven blijkt dat slechts 7 procent van het IT-budget van een organisatie wordt besteed aan back-up en herstel - een zeer klein bedrag gezien het belang ervan om een bedrijf draaiende te houden. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat een bedrijf het meeste haalt uit het budget dat ze hebben voor back-up en herstel. Probeer een leverancier te vinden die het consumptiemodel betaalt naarmate u gebruikt of betaalt naarmate u groeit om de uitgaven te optimaliseren.
3. Geef prioriteit aan workloads
Meestal worden back-ups gebruikt om oude versies van documenten of per ongeluk verwijderde bestanden op te halen, maar hun fundamentele doel is om u weer aan de slag te krijgen als u offline wordt geslagen. Voor een gewone consument kunnen ze het zich waarschijnlijk veroorloven om een paar uur zonder laptop te zitten terwijl ze herstellen vanaf een back-up. Elke verloren tijd voor een bedrijf is echter geldverlies en het is essentieel om vitale taken snel op te starten. Zoek een provider die met u samenwerkt om prioriteit te geven aan workloads en ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen worden hersteld.