G Suite, de cloudgebaseerde productiviteitssuite die bestaat uit apps als Google Docs en Google Slides, werd in oktober 2022-2023 omgedoopt tot Google Workspace. Het platform is nu aangepast met functies zoals chat en videoconferenties met het oog op het steeds populairder wordende werk. van-thuiscultuur van 2022-2023. Het is ook een belofte dat er de komende maanden meer veranderingen zullen worden doorgevoerd.
Voor degenen die niet bekend zijn met G Suite, is het een reeks cloudgebaseerde tools, waaronder een tekstverwerker en spreadsheetbeheerder, allemaal ontworpen met het unieke doel werkgevers (en hun werknemers) te helpen de productiviteit op de werkplek te verhogen.
- Wilt u Google Workspace proberen? Bekijk hier de website
Afgezien van de gebruikelijke toeters en bellen die een kenmerk zijn geworden van de beste kantoorsoftwarepakketten zoals deze, wordt het ook geleverd met een uitgebreid ondersteuningssysteem en een cloudgebaseerde werkomgeving. Hoewel de tools die bij G Suite worden geleverd, indien nodig offline kunnen worden gebruikt, is hun primaire doel het ondersteunen van online workflows.
Dus, hoe verschilt Google Workspace van G Suite? Voorlopig wordt het gebruikt als een overkoepelende term om te verwijzen naar zowel de voormalige G Suite als de nieuw geïntegreerde Google Meet. Het heeft een nieuwe prijsstructuur en belooft verdere veranderingen die op de weg zullen volgen.
Kenmerken
Google Workspace is een alles-in-één productiviteitsplatform met verschillende applicaties. Hier bekijken we ze een voor een en bespreken we hun verschillende functies.
Gmail is een veelzijdige e-mailservice verpakt in een strakke outfit en is een onmisbaar communicatiemiddel voor zowel consumenten als zakelijke gebruikers. Wist je dat het vanaf 2022-2023 door 1,8 miljard mensen wereldwijd wordt gebruikt?
Gmail is meer dan alleen een e-mailserviceprovider, het maakt slim gebruik van algoritmen en kunstmatige intelligentie op zijn platform. De functie voor slim opstellen doet bijvoorbeeld suggesties op basis van uw schrijfstijl terwijl u typt, voorspelt wat u hierna gaat schrijven en maakt het opstellen van e-mails sneller.
Gmail beschikt ook over geavanceerde spamfilters die ongewenste e-mails uit uw inbox houden en geeft regelmatig herinneringen, 'nudges' genaamd, om u op de hoogte te houden van uw gesprekken. Het gebruikt een algoritme om e-mails automatisch in verschillende categorieën te sorteren op basis van hun aard.
Bovendien kunnen gebruikers profiteren van de offline toegangsfunctie om zelfs zonder internetverbinding bij hun e-mails te komen. Gmail is beschikbaar op een breed scala aan apparaten, waaronder smartphones, tablets en computers.
Google Docs is een tekstverwerkingsprogramma in de cloud voor op het werk. Het beschikt over een standaard RTF-editor die is gebouwd in een online omgeving, en een minimalistisch ontwerp gericht op bruikbaarheid en gemakkelijke toegang. Hoewel het niet zo rijk is aan functies als Microsoft Word, slaagt het er nog steeds in om een enorme niche voor zichzelf te veroveren dankzij de cloudsynchronisatie en deelmogelijkheden.
Google Documenten is zowel toegankelijk als webapplicatie op computers als als downloadbare app voor smartphones en tablets. Hoewel de tekstverwerkingsmogelijkheden meestal alledaags zijn, met opties om dingen te doen zoals afbeeldingen toevoegen, de lettergrootte wijzigen en tabellen in uw document invoegen, is de plek waar het echt uitblinkt de mogelijkheid om uw documenten naadloos te delen met andere leden van uw team en werk in realtime met hen samen.
Een enkel document dat met Google Documenten is gemaakt, kan door maximaal 100 gebruikers tegelijk worden gedeeld en geopend. Elke keer dat een gebruiker een wijziging aanbrengt in het document, is dit zichtbaar voor de rest. Een van de andere opvallende kenmerken is een ingebouwde vertaaltool die uw tekst automatisch naar een andere taal kan converteren.
Google Spreadsheets is een tool voor het beheren van spreadsheets, net als Microsoft Office Excel. Hoewel de laatste absoluut krachtiger is als het gaat om enorme schaal, met de mogelijkheid om meer cellen per spreadsheet te bevatten en een zeer handige functie voor snelle toegang, neemt Google Sheets nog steeds de kroon op het gebied van samenwerking.
Afgezien van de standaardfuncties die worden aangeboden door andere spreadsheetapplicaties, biedt Google Spreadsheets een uitstekende deelbaarheid. Net als Google Documenten kan het via een gemeenschappelijke link met meerdere gebruikers in de cloud worden gedeeld. De gebruikers die het document openen door die link te bezoeken, kunnen vervolgens samenwerken en in realtime wijzigingen in het document aanbrengen.
In vergelijking met Documenten is Sheets even wennen, maar dat geldt ook voor alle spreadsheetbeheertoepassingen. Het heeft echter nog steeds een eenvoudige interface en een minimalistisch ontwerp, en is duidelijk gemakkelijker te navigeren dan Excel.
Google Presentaties is een online presentatiemaker die wordt gebruikt door bedrijven en onderwijsinstellingen. Het maakt gebruik van bewegende diavoorstellingen met animaties en multimedia-inhoud om verhalen te vertellen en informatie over te brengen. Hoewel niet zo populair of rijk aan functies als Microsoft Powerpoint, slaagt Slides er ook in om de concurrentie te verslaan waar samenwerking ook is.
Google Presentaties heeft een gebruikersinterface waaraan u gemakkelijk kunt wennen. In het midden van uw scherm bevindt zich uw huidige dia, aangegeven door een grote lege ruimte waarin u wijzigingen kunt aanbrengen en elementen kunt toevoegen. Aan de linkerkant van het scherm wordt de rest van de dia's in chronologische volgorde in miniatuurformaat weergegeven. Hierboven hangt de werkbalk met tal van tools en opties om u te helpen bij het ontwerpen van uw presentatie.
Net als elke andere presentatiesoftware gebruikt Google Presentaties een combinatie van afbeeldingen, video's, animaties, tekst en vectorafbeeldingen om een verhaal te vertellen of feitelijke informatie over te brengen. Het biedt een breed scala aan vooraf ontworpen sjablonen om uit te kiezen. U kunt ook tabellen en grafieken toevoegen om uw presentatie verder aan te passen.
Een cloudgebaseerde notitie-app zoals Evernote en OneNote, Google Keep kan worden gebruikt in plaats van een fysieke notebook om snel belangrijke informatie op te schrijven, zowel thuis als op het werk. Het is gratis te gebruiken, net als de rest van Google Workspace, maar er zijn betaalde abonnementen beschikbaar voor diegenen die op zoek zijn naar meer opslagruimte en premium-ondersteuning.
In tegenstelling tot andere applicaties, zoals Documenten en Presentaties, staat Google Keep het delen van links niet toe. U kunt echter nog steeds notities via e-mail delen en anderen deze op elk gewenst moment wijzigen. Notities kunnen worden gebruikt om u aan specifieke taken te herinneren en zelfs op herhaling te zetten. U kunt ook kleurcodering en aangepaste labels gebruiken om uw notities in categorieën te sorteren.
Klik gewoon op de optie met de tekst Take a Note om aantekeningen te maken met Google Keep. De interface is heel gemakkelijk te gebruiken en u kunt herinneringen instellen, selectievakjes toevoegen en afbeeldingen invoegen met slechts een paar klikken. Als u een notitietoepassing zoals Evernote heeft gebruikt, zou u geen problemen moeten ondervinden om uit te zoeken hoe u Google Keep moet gebruiken.
Google Drive staat centraal in de online workflow van Google Workspace. Een cloudgebaseerde oplossing voor bestandsopslag en back-up, het is de ultieme bestemming waar al uw documenten, bestanden en mappen met Google worden opgeslagen, inclusief degene die zijn gemaakt met apps zoals Documenten, Spreadsheets en Presentaties.
Drive maakt gebruik van een webgebaseerde interface die u kunt gebruiken om bestanden en mappen rechtstreeks naar de cloud te uploaden. Het wordt geleverd met 15 GB gratis opslagruimte voor alle gebruikers, met extra opslagruimte voor degenen die een abonnement op Workspace hebben gekocht. Het is gebouwd voor efficiëntie, en wat het mist aan toeters en bellen, wordt meer dan goedgemaakt door snelheid en gebruiksgemak.
Afgezien van de webversie, wordt Drive geleverd met downloadbare apps voor Android- en iOS-gebruikers. Het biedt ook officiële clients voor Windows- en macOS-desktops, die kunnen worden gebruikt om constant een back-up te maken van gegevens rechtstreeks vanuit een map in de lokale opslag van uw computer. Wat betreft extra functies ondersteunt Google Drive ook bestandsversiebeheer, geavanceerd zoeken, offline toegang en meer.
Google Meet is een hulpmiddel voor videoconferenties voor moderne bedrijven. Het kan worden gebruikt door werknemers in een externe werkomgeving om face-to-face gesprekken te voeren over elke afstand, en daarom is het bijna foutloos. Het maakt gebruik van een gestroomlijnde en moderne interface en is buitengewoon gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor mensen die nieuw zijn in videoconferenties.
Google Meet ondersteunt videoconferenties met maximaal 250 mensen tegelijk. Het wordt ook geleverd met mogelijkheden voor het delen van bestanden, afbeeldingen en realtime schermdeling. Er is ook een live polling-functie en een sms-systeem om gesprekken boeiend te houden.
Het starten van een videoconferentie met Google Meet is net zo eenvoudig als het starten van de applicatie en het delen van een toegangslink. Deelnemers kunnen vervolgens de toegangslink of het inbelnummer gebruiken om deel te nemen aan de conferentie. Als gastheer kunt u selectief deelnemers aan uw vergadering toelaten en verzoeken van niet-geautoriseerde gebruikers afwijzen. Het proces is buitengewoon eenvoudig.
Google Chat, voorheen bekend als Google Hangouts Chat, is geen gewone chatapplicatie. Het is eerder een teamgebaseerde berichtenservice die is ontworpen voor werkplekken om werknemers met elkaar verbonden te houden. De branding was voorheen weliswaar verwarrend vanwege het naast elkaar bestaan van de reguliere chat-app van het bedrijf, Google Hangouts.
Google Chat is niet bedoeld voor eindgebruikers. Het is eerder een zakelijke applicatie in de trant van Slack, Skype for Business en Microsoft Teams. Het is in wezen gebouwd voor 1: 1-berichtenuitwisseling, maar heeft ook groepsgesprekken beschikbaar voor werkplekken.
Google Chat werkt net als elke andere chatservice. Aan de linkerkant is een zijbalk met een lijst met kanalen waar je momenteel deel van uitmaakt en directe gesprekken die je hebt gehad. In het midden van het scherm staat het kanaal of gesprek dat momenteel in focus is. De opvallende functie hier is de manier waarop Google Chat integreert met de rest van Google Workspace, zodat u documenten kunt delen en lopende gesprekken kunt voeren terwijl u die documenten opent.
Toen Google+ nog bestond en diende als een sociaal netwerk voor eindgebruikers, was Google Currents een ommuurde versie van Google+ die bedrijven konden gebruiken om intern verbonden te blijven. Zie het als een set tools die zijn ontworpen om interactie en betrokkenheid op de werkplek te bevorderen, een soort van intern social media-netwerk.
Google Currents is ontworpen als een digitaal prikbord. Op dit bord staan berichten die worden gedeeld met uw hele werkgemeenschap, die fungeren als een knooppunt voor belangrijke berichten, gedeelde bestanden en communitydiscussies. Er zijn streams die de verschillende berichten indelen in verschillende onderwerpen, en gemeenschappen die zich gedragen als subgroepen op de werkplek. Het bestaat ook uit tags en gebruikersprofielen.
Currents is inbegrepen als onderdeel van uw abonnement en is toegankelijk via de website. Het heeft een intuïtief minimalistisch ontwerp en een eenvoudige interface waarmee u gemakkelijk aan de slag kunt. Waar Google Chat in de eerste plaats bedoeld is voor 1: 1-berichtenuitwisseling, werkt Google Currents als een centrum voor algemene discussie en communitybeheer.
Google Formulieren is een gratis tool voor het maken van formulieren en enquêtes die beschikbaar zijn voor particulieren en bedrijven. Het stelt geen limiet aan het maximale aantal vragen, enquêtes of deelnemers, zelfs niet voor een gratis account. Het lijdt echter onder het probleem van lage aanpasbaarheid, aangezien er maar een handvol vraagtypen is waaruit u kunt kiezen en er geen manier is om via de formulieren toegang te krijgen tot betalingen.
Met Google Formulieren kunnen drie soorten vragen aan uw enquête worden toegevoegd: meerkeuze, vervolgkeuzelijst en kort antwoord. U kunt gebruikers ook toestaan bestanden te uploaden terwijl ze deelnemen aan een enquête. Er zijn echter geen opties om betalingen te accepteren of vragen te stellen op basis van afbeeldingen of video's.
Aan de positieve kant kun je kiezen wat voor soort antwoorden acceptabel zijn en zelfs antwoorden automatisch scoren met behulp van de ingebouwde functionaliteiten. Dit werkt erg goed als u een online quiz probeert af te nemen.
Voorwaardelijke logica en naadloze samenwerking zijn nog twee opvallende kenmerken van Google Formulieren. Met logica kunt u delen van uw enquête wijzigen en aanpassen op basis van de antwoorden van een deelnemer. Samenwerking stelt u in staat om meerdere teamleden samen te laten werken om een enkel formulier te ontwerpen. Met Formulieren kunt u ook uw enquêteresultaten visualiseren in de vorm van een cirkeldiagram, zodat u gemakkelijker gegevens kunt verzamelen.
Google Sites is een gratis websitebouwer met barebones-functies. Het is een hulpmiddel dat goed genoeg is om snel en gemakkelijk websites te bouwen, maar het mist geavanceerde functies en aanpasbaarheid. U kunt bijvoorbeeld geen blog of online winkel maken. Er is een zeer eenvoudige set gratis sjablonen beschikbaar, hoewel ze responsief zijn. U kunt ook video's, formulieren, knoppen en schuifregelaars insluiten om uw website verder aan te passen.
Google Apps Script is een coderingsplatform dat kan worden gebruikt om add-ons te bouwen voor andere Workspace-producten met Javascript. Het helpt ontwikkelaars in wezen Google Workspace te personaliseren, waardoor de ervaring meer gestroomlijnd wordt voor hun specifieke bedrijf. Onnodig te zeggen dat het enige kennis van codering vereist om het te laten werken. Het kan echter handig zijn om de hiaten voor verschillende workflows op te vullen en apps zoals Google Documenten en Gmail aan te passen om voor specifieke gebruiksscenario's te werken.
Google Agenda is een gratis online agenda die u kunt gebruiken om evenementen bij te houden en reisroutes op uw werkplek te beheren. Uw team kan het samen gebruiken om evenementen met betrekking tot werk te beheren, zoals vergaderingen en conferenties. Het is ook ontworpen om samen te werken met de rest van Google Workspace en kan worden gebruikt om taken en planningen toe te wijzen aan werknemers.
Google Jamboard daarentegen is een gratis online whiteboard voor particulieren en bedrijven. Het wordt weergegeven door een gedeeld wit scherm waarop u kunt tekenen, afbeeldingen kunt invoegen en tekst kunt toevoegen. Het kan worden gebruikt om snel ideeën en informatie over te brengen tijdens online conferenties en bestuursvergaderingen.
Met Google Vault kunt u gegevens met betrekking tot de workflow van uw organisatie op Google Workspace verzamelen, ordenen, bekijken en exporteren. Het kan worden gebruikt om gesprekken bij te houden, gebeurtenissen te documenteren en toezicht te houden op het hele werkproces van uw organisatie. Het dient echter niet als een alternatieve back-uptool voor uw gegevens op Workspace.
Google Cloud Search is een technologie voor kunstmatige intelligentie waarmee u gegevens in al uw apps op Workspace kunt opsporen. Het is beschikbaar in de vorm van een digitale assistent en zoekmachine die snel de locatie van uw doorzochte gegevens kan lokaliseren. Waar Vault wordt gebruikt door bedrijfsbeheerders voor eDiscovery, wordt Google Cloud Search gebruikt door werknemers om snel informatie over de organisatie te vinden en te openen in de hele Google Workspace.
Plannen en prijzen
G Suite for Business bood lange tijd één abonnement voor $ 12 per maand, waarmee gebruikers toegang hadden tot de volledige productiviteitssuite van Google. Met de rebranding van G Suite naar Google Workspace zijn er echter verschillende wijzigingen aangekondigd, evenals nieuwe maandelijkse abonnementen voor zakelijke gebruikers.
Google Workspace biedt drie abonnementen op bedrijfsniveau en twee abonnementen op bedrijfsniveau.
Business Starter, dat $ 6 per gebruiker per maand kost, geeft u toegang tot 30 GB aan cloudopslag per gebruiker en maakt videogesprekken met maximaal 100 deelnemers mogelijk. Het wordt ook geleverd met beveiligingscontroles, standaardondersteuning en een aangepast zakelijk e-mailadres. Deze prijs is inclusief alle productiviteitsgerelateerde apps van Google
Hierna volgt Business Standard, dat $ 12 per gebruiker per maand kost en 2 TB cloudopslag per gebruiker en 150 deelnemers videoconferenties met opnamefuncties biedt. De rest van de functies zijn vrijwel hetzelfde.
Vervolgens hebben we Business Plus, dat $ 18 per gebruiker per maand kost. Met dit abonnement zijn 250 deelnemers per videogesprek en 5 TB opslag per gebruiker mogelijk. Dit plan wordt geleverd met alle functies van de starters- en standaardplannen, samen met toegang tot Google Vault voor eDiscovery, die niet in die plannen is opgenomen.
Enterprise-abonnementen bieden nog meer met een onbeperkt aantal gebruikers per account en onbeperkte opslag per gebruiker, maar hiervoor moet u contact opnemen met de verkoopafdeling van het bedrijf voor aangepaste prijzen. Er wordt echter verwacht dat het ongeveer $ 20 per gebruiker per maand en $ 30 per gebruiker per maand kost voor respectievelijk Enterprise Standard en Enterprise Plus.
Ondersteuning
Google Workspace wordt geleverd met een gratis ondersteuningsplan dat kan worden geüpgraded voor nog meer functies. Het gratis abonnement biedt standaard case- en telefonische ondersteuning met een gemiddelde responstijd van maximaal 24 uur.
Premium Support is beschikbaar voor Business- en Enterprise-klanten en wordt geleverd met 24/7 kritische ondersteuning en een responstijd van slechts 15 minuten. Dit plan biedt ook op maat gemaakte, contextbewuste ondersteuning en een technisch accountmanager. U moet contact opnemen met Google Sales voor aangepaste prijzen.
U kunt contact opnemen met Google Support via telefoon, chat of e-mail. Telefonische ondersteuning is beschikbaar in 14 verschillende talen. Er is ook een communityforum dat toegankelijk is voor alle betalende gebruikers.
Veiligheid
Google heeft een hele reeks beveiligingsupdates aangekondigd om organisaties te beschermen tegen gegevensdiefstal en misbruik op de werkplek. Google Workspace is nu zelfs de eerste grote gegevensverwerker die een ISO / IEC 27701-certificering heeft ontvangen. Er zijn met name updates aangebracht in Gmail, Chat, Meet en Vault om de beveiliging en de privacy van de organisatie te verbeteren.
Controlelogboeken en inzichten in gegevensbescherming waren een belangrijk onderdeel van de update die door Gmail werd ontvangen. Beheerders kunnen rapporten en logboeken bekijken die bedreigingen van binnenuit en beleidsschendingen helpen minimaliseren. Werkruimtebeheerders hebben bijvoorbeeld toegang tot gedetailleerde logboeken die aangeven wanneer een gebruiker het automatisch doorsturen van e-mail instelt op zijn werkplekaccount. Gmail wordt ook geleverd met geavanceerde spamfilters, malwaredetectie en antiphishingfuncties.
Google Meet ontvangt ook updates met betrekking tot auditregistratie en misbruikdetectie om het aantal gevallen van intimidatie op de werkplek tijdens online vergaderingen te helpen verminderen. Voorbeelden hiervan zijn een nieuwe functie die recidivisten classificeert en automatisch voorkomt dat ze deelnemen aan vergaderingen.
Google Chat ontvangt updates die beheerders toegang geven tot controlelogboeken die phishing, gegevensinfiltratie en misbruik detecteren. Google is bezig met het classificeren van bepaalde chatrooms als beledigend op basis van eerdere rapporten om automatisch te voorkomen dat werknemers erbij komen.
Gebruikers en beheerders die op zoek zijn naar extra beveiliging tijdens het inlogproces, kunnen ook tweefactorauthenticatie inschakelen voor hun accounts. Dit voorkomt dat ze inloggen op Google Workspace totdat ze hun toegangsverzoek hebben geverifieerd via een eenmalig wachtwoord dat naar hun telefoon is verzonden.
De competitie
De belangrijkste concurrent van Google Workspace is de productiviteitssuite Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365 of Microsoft Office. Microsoft 365 biedt een reeks productiviteitstools die, hoewel niet zo gevarieerd als Google Workspace, toch schitteren met het enorme aantal functies dat per product is inbegrepen.
Microsoft Word is bijvoorbeeld een krachtigere tekstverwerker dan Google Documenten, hoewel de meeste mensen de voorkeur lijken te geven aan het laatste voor online samenwerking. Evenzo bieden tools zoals Excel en Powerpoint meer functies dan Spreadsheets en Presentaties. Hoewel het niet de eerste keuze is voor bedrijven met externe werkplekken, heeft Microsoft onlangs online en gratis te gebruiken versies van zijn productiviteitstools voor kantoor gelanceerd en zelfs realtime samenwerkingsfuncties voor bedrijven mogelijk gemaakt.
Een paar andere voorbeelden van fatsoenlijke kantoorproductiviteitssuites zijn Zoho Workplace en WPS Office, die beide gratis versies van hun software met advertenties bieden. Hoewel ze niet noodzakelijk zo krachtig zijn als Google Workspace, bieden ze allebei fatsoenlijke, kostenvriendelijke alternatieven voor mensen met een beperkt budget.
Eindoordeel
Google Workspace is een krachtige online productiviteitssuite waarin delen en samenwerken boven alles staat. Hoewel het niet zo robuust of capabel is als Microsoft 365, slaagt het er toch in om zijn concurrent met veel functies uit te blinken wanneer er een oproep is voor verschillende werknemers van een organisatie om op afstand samen te werken. Al met al is het een solide aanbod met een transparante prijsstructuur en ontwerp dat zich richt op eenvoud en functionaliteit in plaats van mooie trucs.
Gmail is de meest populaire e-mailprovider ter wereld, met bijna twee miljard gebruikers wereldwijd vanaf 2022-2023. Het is ook het belangrijkste verkoopargument voor Google Workspace. Gecombineerd met zijn uitgebreide realtime samenwerkingsmogelijkheden, zorgt Workspace voor een behoorlijk sterk aanbod voor een krachtige productiviteitssuite.
- We hebben ook de beste kantoorsoftware uitgelicht