eFileCabinet is gewoon een van de beste softwareplatforms voor documentbeheer. eFileCabinet biedt gedetailleerde controle over beveiliging, het delen van bestanden, versiebeheer en meer. AI-functies helpen u uw bestanden automatisch te categoriseren, en met optische tekenherkenning kunt u alle gegevens in gescande bestanden doorzoeken. Het enige nadeel van eFileCabinet is dat het duur kan zijn, vooral als je veel gebruikers hebt of integratie-add-ons nodig hebt.
In onze eFileCabinet-beoordeling helpen we u beslissen of dit documentbeheerplatform geschikt is voor uw bedrijf.
- De beste software voor documentbeheer
Plannen en prijzen
eFileCabinet biedt drie prijsopties. Het Advantage-abonnement kost $ 55 per gebruiker per maand indien jaarlijks gefactureerd en omvat 1 TB opslagruimte samen met alle essentiële functies van eFileCabinet. U bent echter beperkt in het aantal add-ons dat u kunt kopen, dus de eFileCabinet is niet erg uitbreidbaar met het Advantage-abonnement.
Het Business-abonnement kost $ 99 per gebruiker per maand, indien jaarlijks gefactureerd, en omvat 5 TB opslagruimte voor uw bedrijf. Dit plan omvat documentvoorbeelden naast elkaar en integraties met Microsoft OneDrive en Google Drive. Het stelt u ook in staat om add-ons aan te schaffen voor Salesforce-integratie, eenmalige aanmelding, geautomatiseerde workflows en e-mailintegratie.
Het Unlimited-abonnement kost $ 199 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd. Dit plan omvat alle add-ons van eFileCabinet plus onbeperkte documentopslag.
Kenmerken
eFileCabinet zit boordevol functies om werknemers te helpen bestanden te delen, documenten te beheren en workflows te stroomlijnen.
Een van de beste dingen van eFileCabinet is hoe eenvoudig het is om bestanden te delen. Met deze software kunt u direct bestanden delen met iedereen, binnen of buiten uw organisatie. Er is geen limiet aan het aantal gastgebruikers dat u aan documenten in uw account kunt laten werken, ongeacht uw plan. Bovendien heb je controle over bewerkingsrechten en kun je ervoor kiezen om meldingen te ontvangen voor wanneer een gedeeld bestand wordt gedownload.
Met name met eFileCabinet kunt u ook bestanden opvragen bij andere gebruikers of gasten. Wanneer u een bestandsverzoek indient, kunt u meerdere documentvelden maken en beslissen of ze verplicht of optioneel zijn. U kunt ook de uploadlocatie voor bestanden vooraf instellen, zodat ze automatisch worden geüpload naar de map waarin ze thuishoren.
Een van de manieren waarop eFileCabinet helpt uw bedrijf georganiseerd te houden, is met behulp van mapsjablonen. Met mapsjablonen kunt u gestandaardiseerde mappen met voorbenoemde mappen maken. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken waarin een bovenliggende map 12 submappen bevat, elk met de naam van een afzonderlijke maand.
Het voordeel van dit systeem is dat elk bestand dat u aanmaakt of ontvangt een thuis heeft. Bovendien is het gemakkelijk om mapstructuren te standaardiseren voor al uw werknemers in uw hele bedrijf. Dat maakt het gemakkelijker om bestanden te delen en te lokaliseren en elimineert de mogelijke verwarring die ontstaat wanneer elke werknemer zijn eigen archiveringssysteem maakt.
Zakelijke en onbeperkte gebruikers hebben toegang tot geautomatiseerde documentworkflows, wat een krachtige manier is om uw bedrijf te stroomlijnen. Een toepassing die eFileCabinet benadrukt, is om een inkomend document automatisch een naam te geven en op te slaan op basis van de aanwezigheid van bepaalde trefwoorden in het document zelf. U kunt ook workflows gebruiken om formuliervelden op te splitsen in doorzoekbare subcategorieën, waardoor het zoeken naar documenten nog krachtiger wordt.
Interface en in gebruik
Het webplatform van eFileCabinet is over het algemeen erg gemakkelijk te navigeren, met een ontwerp met drie panelen waarmee u uw volledige mappenlijst, de bestanden in een geselecteerde map en een voorbeeld van een afzonderlijk bestand kunt bekijken. Er is ook een zoekbalk om snel documenten te zoeken en een favorietenpaneel voor gemakkelijke toegang tot uw meest gebruikte mappen.
Het is echter vermeldenswaard dat u geen documenten in eFileCabinet kunt bewerken. Dit is een beetje teleurstellend, vooral als u alleen eenvoudige wijzigingen in een Word-document of -formulier moet aanbrengen. Dat gezegd hebbende, u kunt onbeperkte bestandsversies opslaan, wat handig is voor het werken aan projecten met veel revisies.
eFileCabinet biedt ook mobiele apps voor iOS en Android. Een opmerkelijk aspect van de mobiele apps is dat je hiermee foto's kunt maken van elk papieren document en deze direct kunt uploaden naar de eFileCabinet-cloud.
Ondersteuning
eFileCabinet biedt ondersteuning via telefoon, e-mail en live chat van 7.00 uur tot 18.00 uur Mountain Time, van maandag tot vrijdag. U kunt 24/7 telefonische ondersteuning kopen als een optionele add-on (prijs alleen op offerte). eFileCabinet heeft ook een online kennisbank met zeer gedetailleerde gebruikershandleidingen voor de meeste van de belangrijkste functies van de software.
Veiligheid
eFileCabinet host uw documenten in de cloud en neemt beveiliging serieus. Alle bestanden worden in rust versleuteld en uw verbinding met de cloud is versleuteld met SSL. Tweefactorauthenticatie tijdens het inloggen is ook een standaardfunctie.
Bovendien hebben beheerders een aanzienlijke hoeveelheid controle over de software. U kunt vereisten voor wachtwoordcomplexiteit instellen, zich aanmelden voor witte lijst met IP-adressen of inlogtijden beperken. Beheerders hebben ook toegang tot volledige activiteitenlogboeken voor alle gebruikers.
De enige beveiligingsfunctie die we misten, was de mogelijkheid om downloadlimieten in te stellen voor gedeelde bestanden. eFileCabinet biedt ook snel toegankelijke URL-links naar documenten, die, hoewel handig, niet erg veilig zijn.
De competitie
Er is veel leuks aan eFileCabinet. Maar als het niet de functies of integraties heeft die uw bedrijf nodig heeft, overweeg dan Dokmee of DocuWare. Dokmee is ontworpen voor grote ondernemingen en workflowautomatisering is standaard. DocuWare biedt aanvullende mobiele tools en nalevingsfuncties, samen met maar liefst 500 integratie-opties. Beide platforms bieden alleen prijzen op basis van een offerte, maar verwachten dat ze duurder zijn dan eFileCabinet voor middelgrote bedrijven.
Eindoordeel
eFileCabinet is krachtige documentbeheersoftware met veel goede functies voor kleine en middelgrote bedrijven. Het platform maakt het eenvoudig om de bestandsorganisatie binnen uw bedrijf te standaardiseren en om bestanden automatisch te organiseren met behulp van op AI gebaseerde workflows. Het biedt ook robuuste ondersteuning voor het delen van bestanden en beheer. Hoewel eFileCabinet duur is, kan de mate waarin het uw bedrijf kan stroomlijnen de kosten zeker waard zijn.
- Onze gids voor de beste documentbeheersoftware