Abacus is een cloudgebaseerd pakket voor onkostenrapportage dat beschikbaar is voor Amerikaanse bedrijven in alle soorten en maten. Abacus is ontworpen om vele aspecten van het onkostenproces te automatiseren en de efficiëntie te verhogen en kan worden aangepast aan verschillende zakelijke behoeften dankzij aangepaste varianten van zijn pakketten voor klanten met een groter volume.
- Wil je Abacus proberen? Bekijk hier de website
Er is een stijlvol browsergebaseerd dashboard en een ondersteunende app, waardoor Abacus er up-to-date uitziet en gebruikers eenvoudig controle hebben over het onkostenbeheer. De software is aantrekkelijk voor zowel werknemers als werkgevers, met veel tools en functionaliteit die bedoeld zijn om de normaal vervelende klus van onkostendeclaratie te vergemakkelijken. Een klus die nog omslachtiger is geworden door de aanhoudende coronaviruscrisis.
Prijsstelling
Er zijn drie verschillende Abacus-abonnementen om uit te kiezen, met iets voor alle niveaus van zakelijke gebruikers. Een starterseditie kost slechts $ 9 per actieve gebruiker, wordt maandelijks gefactureerd en dit is gebaseerd op minimaal 2 gebruikers. Het is bedoeld voor kleine bedrijven die effectief moeten bijhouden wat er uitgaat en die werknemers vervolgens onmiddellijk moeten terugbetalen.
De volgende is een Professional-pakket, waarvoor Abacus adviseert dat u een offerte op maat nodig heeft. U kunt ook een demo plannen. Dit is bedoeld voor bedrijven met hogere uitgavenvolumes om te monitoren en wordt jaarlijks gefactureerd. Ten slotte is er een Enterprise-editie, waarvoor wederom een offerte van de klant van Abacus vereist is. Dit wordt jaarlijks gefactureerd en is gericht op bedrijven met complexere vereisten voor het bijhouden van uitgaven.
Kenmerken
Er zijn twee kernaspecten van Abacus om te verkennen, met een dashboard waarmee beheerders en werknemers onkostentaken kunnen afhandelen, plus een app. De mobiele kant van de zaken zal het meest in de smaak vallen bij werknemers, omdat ze hierdoor onkosten kunnen indienen op het moment dat ze zich voordoen.
Gebruikers kunnen een foto maken van een bon en het resulterende bestand, of bestanden kunnen dynamisch worden goedgekeurd door systeembeheerders. Abacus heeft een app voor zowel iOS als Android, die al het gemak biedt om onderweg bonnetjes en andere uitgaven bij te houden.
Onkostenbeheerders zullen dol zijn op de mogelijkheid om snel bonnen en kaarttransacties samen met andere gegevens vanuit Abacus samen te stellen. Ze kunnen ook van tevoren regels voor het onkostenbeleid instellen. Ondertussen betekent de mogelijkheid om transacties in live rapporten te organiseren, het proces van het vergoeden van werknemers efficiënter.
Nog een praktische opmerking: Abacus werkt en synchroniseert inderdaad met boekhoudsoftware als QuickBooks, Xero en NetSuite, wat een zegen is voor bedrijven die deze programma's gebruiken. Het kan ook worden geïntegreerd om samen te werken met tools zoals Slack en populaire HR-systemen.
Prestatie
Hoewel sommige gebruikers een of twee bugs hebben gemeld met de app-edities van Abacus, lijken recente updates alle kleine fouten grotendeels te hebben gecorrigeerd. Naast de mobiele versie van Abacus, die medewerkers van het bedrijf het meest zullen zien, is de dashboardkant van de ervaring al even pittig.
In feite lijkt de webbrowser-editie van Abacus met zijn moderne uiterlijk en gevoel, plus een interface die is ontworpen met een slanke feature die wordt getoond, door iedereen geprezen. Abacus houdt ook de beveiliging nauwlettend in de gaten en vereist dat gebruikers hun accounts laten verifiëren om misbruik van vergoedingen te voorkomen.
Makkelijk te gebruiken
Pakketten voor het bijhouden van uitgaven moeten steevast voldoen aan de behoeften van talloze en soms veel gebruikers. In dat opzicht heeft Abacus gekozen voor een funky moderne uitstraling met zijn interface en algehele design, wat het in het begin aantrekkelijk maakt. Voor beheertaken is het dashboard overzichtelijk, eenvoudig en werkt het zoals verwacht.
Mobiele gebruikers zullen ondertussen de app op dezelfde manier goed doordacht vinden, en er is niets moeilijks om mee om te gaan. Door een foto te maken met je telefoon en de bal aan het rollen te krijgen met beheerders die on-the-fly uitgaven kunnen goedkeuren, kan geld snel en gemakkelijk worden terugbetaald.
Ondersteuning
De ondersteunende kant van dingen met Abacus heeft de neiging om een soortgelijk thema te volgen als veel pakketten voor het bijhouden van uitgaven. Er is een uitgebreide kennisbank die kan worden aangeboord om een beter begrip te krijgen van de kenmerken en functies. Buiten veelvoorkomende vragen, of als u een probleem ontwikkelt, is het mogelijk om een ticket aan te vragen en in te dienen via een online ondersteuningsformulier.
Eindoordeel
Abacus doet geweldig werk door het vaak moeizame proces van onkostenregistratie te verfijnen door een veel dynamischere link te creëren tussen werknemers die ontvangstbewijzen indienen en kantoorbeheerders die ze goedkeuren. Abacus biedt bedrijven ook een goed overzicht van trends op basis van de gegevens die het vastlegt, zodat bedrijfseigenaren de budgettaire uitgaven die vooruitgaan beter kunnen berekenen.
Het bedrijf heeft er alles aan gedaan om de app- en dashboardervaring ook aantrekkelijker te maken, met geweldige lay-outs, eenvoudige menu's en verstandige tool-opties, samen met een algemeen ontwerp dat gewoon werkt. Aan de onderkant van de pakketschaal ziet de Starter-editie er ook als een klein koopje uit. Abacus heeft echter rivalen, zoals QuickBooks, Rydoo, Hurdlr, Zoho Expense en Pocketguard.
- We hebben ook de beste apps en software voor het bijhouden van onkosten uitgelicht